Менеджеры часто очень заняты, поэтому знание эффективных способов обращения с просьбой о встрече может помочь вам назначить встречу в их расписании. Если вы хотите предложить новую идею, обсудить проект или сделать объявление, вам будет полезно узнать, как составить письмо с просьбой о встрече.
В этой статье мы обсудим, как попросить о встрече с начальником и какие шаги вы можете предпринять для составления запроса на встречу.
Как запросить встречу с руководителем
Рассмотрите следующие шаги, чтобы попросить о встрече с начальником:
1. Проверить их доступность
Убедитесь в доступности человека по телефону перед отправкой письма. Это может ускорить процесс, сократив количество сообщений туда и обратно в попытке найти подходящую дату и время. Выбор подходящего времени также повышает шансы на то, что ваша встреча будет принята. Попробуйте позвонить их секретарю или помощнику, чтобы узнать несколько дат, когда они свободны, и предложите встретиться в один из этих дней. Убедитесь, что у вас нет других обязательств в эти дни перед отправкой запроса.
2. Выберите место
Выберите удобное место. Комфортное пространство может способствовать общению. Предложите бизнес-ланч, чтобы учесть график вашего руководителя. Это также предлагает стимул для встречи с вами.
3. Подготовьте свои заметки
Запишите все, что вы хотите рассказать своему руководителю, и структурируйте свои идеи. Прочитайте их вслух, чтобы подготовиться. Это поможет вам получить представление о том, сколько времени вам потребуется для разговора с руководителем, что полезно знать при определении времени начала и окончания встречи. Подготовка заметок также поможет вам понять, нужно ли вам присутствие третьей стороны в вашей дискуссии, будь то эксперт, чтобы поддержать аргументы вашей новой идеи, или сотрудник HR, чтобы поддержать вас с претензиями.
4. Напишите тему письма
Выбирайте четкую и прямую тему письма, которая подчеркивает причину, по которой вы хотите встретиться со своим боссом. Если возможно, укажите конкретную дату встречи. Это может мотивировать вашего начальника быстрее открыть письмо и ответить на него. Вот несколько примеров:
-
Просьба о встрече в среду, 5 мая
-
Запрос на встречу - улучшение маркетинга
-
Планирование встречи
5. Выберите подходящую лексику
Некоторые слова могут подразумевать негативное восприятие, в то время как другие могут выражать уважение. Правильно подобранные слова помогут вам передать правильное приглашение. Вот некоторые термины, которые вы можете использовать:
-
Могу ли я предложить ... : Эта фраза - вежливый способ сделать предложение, не звучащее так, будто вы выдвигаете требования.
-
Я хотел бы обсудить ... : Обсудить - лучший выбор, чем объяснить, так как это подразумевает, что руководитель обладает значительными знаниями.
-
Какие у вас мысли? : В заключение попросите руководителя высказать свои соображения. Это показывает уважение к их мнению и авторитету.
6. Правильно оформляйте электронное письмо
Вот основные элементы, которые необходимо включить в письмо с просьбой о встрече:
-
Приветствие: Используйте формальное приветствие, например Уважаемый [имя получателя] , проверьте название должности и имя человека, чтобы убедиться в правильности написания.
-
Вступление: Начните свое письмо с представления себя, если они еще не знают вас лично. В зависимости от ваших отношений с руководителем, вам может не понадобиться включать это в письмо.
-
Причина: Сообщите причину встречи. Не обязательно сообщать подробности, лучше дать общее представление о том, чего они могут ожидать от встречи. Постарайтесь указать причины, которые выгодны вам обоим, чтобы убедить руководителя в необходимости встречи.
-
Время: Предложите дату и время в пределах их доступности, как было рекомендовано в первом шаге. Лучшая практика - предложить временные рамки и спросить руководителя, подходит ли им это время или они предпочитают другое время.
-
Место: Предложите место проведения встречи и добавьте схему проезда или карту, если ваш начальник не знаком с районом. Предложите встретиться в другом месте по их выбору, чтобы продемонстрировать свою гибкость.
-
Подтверждение: Попросите руководителя подтвердить, что он получил ваш запрос, и одобрить или отклонить встречу. Это может внести ясность и обеспечить взаимное понимание ситуации.
-
Благодарность: Напишите фразу, чтобы сообщить начальнику, что вы цените его время или внимание и надеетесь на скорую встречу.
7. Подготовьте или приложите свою документацию
Вот некоторые документы, которые вы можете включить в письмо с запросом на встречу или подготовить перед встречей:
-
Представление идеи: Приведите краткое изложение вашего предложения. Прикрепите слайд-шоу или презентацию к электронному письму, чтобы они могли просмотреть ее перед встречей.
-
Жалоба: Если вы уже обсуждали проблему с другими коллегами, подумайте о том, чтобы включить документированный обмен письмами по этому вопросу, чтобы показать шаги, которые вы уже предприняли для решения проблемы. Это поможет вашему руководителю войти в ситуацию хорошо информированным.
-
Увольнение: Если вы просите о встрече, чтобы сообщить о своей отставке, подготовьте письмо об отставке с указанием даты, когда вы собираетесь уйти. Рассмотрите возможность включения в письмо причины вашей отставки.
-
Объявление: Если целью встречи является объявление личного решения или информации, подумайте о подготовке причин и деталей объявления. Например, дата вашего декретного отпуска или город, в который переезжает ваша семья. Кроме того, постарайтесь подготовить план или предложение о том, как вы можете выполнить текущие задания.
8. Последующие действия
Если вы не получили никакого ответа на свой запрос, подумайте о том, чтобы отправить повторное письмо. Есть несколько причин, по которым вы можете не получить ответ в первый раз, в том числе:
-
Время или место встречи было неудобным
-
Они забыли или были слишком заняты, чтобы ответить
-
Они не получили ваше сообщение
Отправьте повторное письмо по электронной почте:
-
Спросите их, получили ли они ваш запрос на встречу
-
Предложите им выбрать дату, место и время
-
Подтвердите важность этой встречи
9. Ответьте на их электронное письмо
Если ваш руководитель согласится на встречу, поблагодарите его за согласие и сделайте необходимые приготовления. Возможно, вы захотите подтвердить время и место вашей встречи.
Примеры запросов на встречу
Изучение примеров просьб о встрече может помочь вам составить свою. Вот примеры просьб:
Встреча для обсуждения вопросов
Уважаемый Джон,
Я пишу, чтобы попросить о встрече с вами для решения нескольких проблем, с которыми мы столкнулись в ходе проекта по удержанию клиентов. Если возможно, я хотел бы встретиться на этой или следующей неделе. Пожалуйста, сообщите мне, свободны ли вы и какие дни и время вам подходят больше всего.
Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время.
С уважением,,
Пол
Встреча для обсуждения карьерного роста
Дорогая Лиза,
Я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить возможность взять на себя больше ответственности в моей нынешней роли. Пожалуйста, дайте мне знать, можете ли вы пообедать во вторник, 5 мая, в полдень в ресторане Гранд в центре города?
Если дата или время вам не подходят, пожалуйста, сообщите мне свободные дни и время, и я внесу соответствующие коррективы.
Спасибо за ваше внимание. С нетерпением жду вашего ответа.
С наилучшими пожеланиями,
Сьюзан Спелл
Встреча для выдвижения новой идеи
Уважаемый Ланс Кольт,
Меня зовут Марк Томас. Я обращаюсь к вам от имени отдела маркетинга. Я и моя команда хотели бы встретиться с вами, чтобы обсудить новую блестящую идею. Она может принести значительные улучшения нашей компании.
Любое время между 8 и 11 часами утра 5, 6 или 9 мая было бы замечательным, но я готова подстроиться под другую удобную дату и время по вашему выбору.
Спасибо за уделенное время и внимание. С нетерпением жду встречи с вами.
С наилучшими пожеланиями.
Марк Томаш
- indeed.com
Поделиться
