Многие из нас не особо любят совещания в расписании рабочего дня. И что характерно, верьте или нет, но они составляют 39% от всего нашего рабочего времени. К этому следует добавит результаты опроса Salary.com, которые показали, что 43% всех работников считают, что совещания – самая большая трата времени и вносит хаос в рабочий процесс – они просто необходимое зло, с которым нужно смириться любой эффективной организации.
Начиная со встреч с вашими менеджерами по персоналу и заканчивая регулярными совещаниями с менеджерами, ничто не сможет заменить качество и эффективность личного взаимодействия, во время которого мы можем обмениваться идеями, планами и напрямую направлять проекты и инициативы.
Однако есть и хорошие новости: существует несколько способов, позволяющих сделать совещания менее болезненными и более важными, значимыми и эффективными для всех сотрудников. Читайте дальше, чтобы узнать о советах, которые помогут вам спланировать совещания, стоящие потраченного времени, а заодно позволят вам (и остальным вашим коллегам) не уснуть посреди встречи.
1. Пересмотрите список присутствующих
Каждый из нас хотя бы раз был на совещании, во время которого постоянно задавал себе вопрос: «почему… ПОЧЕМУ я здесь нахожусь?». Поэтому прежде чем открывать ваш корпоративный календарь и начинать добавлять туда все запланированные встречи, остановитесь и спросите себя: кто действительно должен присутствовать на этом совещании? Все присутствующие должны быть напрямую связаны с объектом обсуждения. А все остальные просто останутся благодарны вам за то, что вы оставили их в покое.
Да, существует масса людей, которым следует быть в курсе того, что обсуждается на совещании. Но если они не принимают никаких решений, то им, на самом деле, не обязательно присутствовать. В дальнейшем всех остальных можно будет проинформировать об итогах совещания лично на рабочем месте или же сделать пару звонков и кратко подвести резюме прошедшей встречи.
2. Подготовка решает всё – обменивайтесь максимально возможным количеством информации
Microsoft провели опрос, чтобы узнать, что мешает нам проводить эффективные совещания. По результатам опроса выяснилось следующее: 42% опрошенных считали, что эффективным совещаниям мешает прокрастинация, 39% обвиняли недостаточно эффективную коммуникацию между членами команды и 34% считали неэффективные встречи самой проблемой.
На деле же все эти проблемы можно запросто решить одним способом: подготовкой. Перед запланированной встречей убедитесь, что все приглашенные ознакомлены с объектами обсуждения. Разошлите итоги предыдущих встреч вместе с дополнительными материалами, чтобы быть уверенными в том, что вам не придется тратить время на возвращение к предыдущим дискуссиям.
3. Составьте повестку дня и придерживайтесь её
Прежде всего, если уж вы забираете время своих коллег, созывая собрание, то убедитесь, что это будет осознанно. Встреча без подготовленной повестки дня гарантированно приведет к тому, что вы просто будете бессмысленно болтать друг с другом, а разговоры будут ходить по кругу. Как объяснил эксперт по исполнительному менеджменту Виктор Липпман: «Если вы точно не уверены в том, что вы собираетесь сделать, абсолютно точно это будет сделано не быстро. Будучи организатором встречи, ясность в выборе тем обсуждения – это полностью ваша ответственность».
Старайтесь сделать так, чтобы повестка для была видимой для всех участников планируемой встречи: запишите её на доске, сделайте презентацию в PowerPoint или просто включите план в Email-рассылку.
4. Начинайте вовремя, даже если этого не делают другие
Как говорит старая-добрая поговорка: время – деньги. Не ждите опоздавших и придерживайтесь временного плана. Ожидание людей, которые опаздывают или могут вообще не прийти на встречу – это не только трата времени, но и верный способ начать совещание не с той ноги, вызвав скуку и рассеянность среди ваших коллег, которые начнут болтать друг с другом, отвлекаться на свои гаджеты или просто погружаться в мысли о планах на день. Если вы начнете совещание вовремя, то и закончите его вовремя.
5. Планируйте более короткие встречи
Это самый простой способ, чтобы обеспечить бодрые и менее изматывающие встречи. Более короткие собрания позволят участникам, как и организатору, придерживаться повестки дня и быстро переходить от одной темы обсуждения к другой.
Виктор Липпман сравнивает встречи с аккордеоном, когда речь заходит о длительности: «Они растягиваются на всё возможное время. Если вы запланировали часовую встречу, то, вполне вероятно, она займет ровно это время, даже если большую часть из этого промежутка люди просто будут болтать об отвлеченных делах. Если же вы запланируете аналогичную встречу, но уже на полчаса, то вы обсудите ровно тот же список, но за гораздо меньший промежуток времени». Просто, но гениально.
6. Если ваше совещание будет долгим, обеспечьте закуски или сделайте перерыв
Закуски – безотказный способ повысить наше настроение, особенно когда речь заходит о важных делах. Повысьте мотивацию участников совещания, дав им нечто вкусное – это могут быть домашние шоколадные печенья или обед из любимой закусочной по соседству с вашим офисом. Если вы не можете этого сделать, то хотя бы дайте людям время на перерыв, чтобы сходить за закусками/водой и слегка размять ноги.
7. Попробуйте провести совещание на ногах
Этот способ может подойти далеко не во всех ситуациях, однако последние исследования показали, что нам стоит по крайней мере попробовать проводить совещания, покинув стулья.
В положении стоя участники совещания будут более активными, вовлеченными и настроенными на взаимодействие. Это позволит обсуждать темы совещания более быстро, а заодно уменьшит уровень скуки и рассеянности. Такие крупные компании, как Facebook, Microsoft, Adobe и Zendesk уже начали внедрять эту стратегию в свою личную практику.
8. Всегда заканчивайте совещания планом действий
Совещания становятся абсолютно бесполезными, если слова не конвертируются в действия. Каждая встреча должна заканчиваться четким планом действий, который отвечает на вопрос «итак, а что мы делаем дальше?».
Или вы можете воспользоваться методикой Шелли Аркамбу, исполнительного директора MetricStream – заканчивать каждую встречу вопросом «У кого сейчас мяч?». Как она объяснила в своём интервью The New York Times: «В различных спортивных играх, когда мяч оказывается у вас, то вы контролируете всё, что произойдет дальше. Вы его владелец. Это довольно наглядная концепция для того, чтобы продемонстрировать, что результаты действий всегда зависят от кого-то».
9. Находите иногда время для оценки ваших совещаний
Ваши совещания не станут улучшаться сами по себе. Как и в остальных случаях, изменения потребуют некоторого критического взгляда, ряда проб и ошибок. После нескольких проведенных совещаний найдите время – пускай это будет 5 или 10 минут – чтобы пообщаться с вашими коллегами и узнать, как они оценивают результаты проведенного собрания.
Попросите их взглянуть на результаты как с положительной, так и с критической точки зрения, а заодно узнайте их мнение по поводу того, как сделать совещания более продуктивными и эффективными.
Ни один человек не станет прыгать от радости, зайдя в календарь и увидев, что весь его день будет забит совещаниями. Далеко не всегда (ну ладно, почти никогда) совещания не приносят удовольствия, но вы всё ещё можете выжать из них пользу, воспользовавшись некоторыми из вышеперечисленных советов.
Gregory Lewis, linkedin.com. Перевод: Артемий Кайдаш
Поделиться
