Часто кажется, что проведение совещаний - простая задача, но почему же они затягиваются, а решения кажутся ошибочными уже на следующий день? Почему же решения не реализуются?
Ответ прост: проведение и подготовка совещания – это целая наука. Для её освоения нужно знать законы, например, 7 этапов успешного совещания:
I. Подготовительный этап:
- Формулировка повестки дня: От неё напрямую зависит результат совещания. Важно чётко определить, что именно ожидается в финале: список предложений, сетевой план мероприятий, концепция новой системы продаж и т.д.
- Определение продукта совещания: Обозначение целей и критериев их достижения.
II. Этап установления контакта:
- Взаимодействие: Начинается уже с момента сбора участников. Место проведения, форма стола, расположение участников, приветственные фразы, выражения лиц, позы и жесты – все влияет на настрой и готовность к взаимодействию.
- Согласование регламента: Определение времени проведения и роли каждого участника, например, выбор ведущего.
III. Этап выявления видений ситуации:
- Ключевой этап: Важно понять, как каждый участник видит проблему, её причины и возможные решения. Отсутствие единого видения может сделать совещание неэффективным.
- Золотое правило: Договориться, о чем договариваться!
- Свобода выражения: Важно, чтобы каждый участник мог свободно высказать свои проблемы и интересы, даже если они не совпадают.
- Второе золотое правило: Согласие в том, что мы не согласны, может быть самым ценным.
- Инициатор обсуждения: Важно уметь вовремя передать инициативу и слушать других участников.
IV. Выбор приоритетов:
- Согласование: Редко бывает, что все участники изначально согласны с проблемой. Важно найти компромисс и определить приоритеты в решении проблем.
- Анализ: Иногда анализ проблем помогает автоматически выстроить приоритеты, но часто приходится использовать интуицию и аргументацию.
- Ответственность лидера: Лидер должен быть готов взять на себя ответственность за расстановку приоритетов, учитывая интересы всех участников.
- Стратегия “выигрывают оба”: Важно минимизировать чувство проигрыша у участников, чьи интересы были ущемлены.
V. Этап перевода проблем в задачи:
- Поиск решений: Если решения очевидны, дальше речь идет о деталях и оформлении. В противном случае можно использовать известные методы, например, мозговой штурм.
- Активное участие: Важно обеспечить участие каждого участника в процессе выработки решения.
- Формулировка продукта совещания: Определение формы решения: приказ, распоряжение, план-график.
VI. Этап принятия решений и распределение ответственности:
- Варианты принятия решений: Единоличное решение лидера, голосование или консенсус.
- Единоличное решение: Подходит в условиях форс-мажора или неопределённости.
- Голосование: Может привести к расколу команды, особенно в условиях неопределённости и конфликта интересов.
- Консенсус: Самый демократичный вариант, достигаемый на основе компромисса.
- Фиксация сомнений: Важно дать возможность участникам высказать свои опасения и недовольства по поводу принятого решения.
- Определение зон риска: Фиксирование сомнений позволяет сформулировать зоны риска и разработать резервный план.
- Подведение итогов: Важно, чтобы все участники осознали свои обязательства и ответственность.
VII. Завершение совещания:
- Важный этап: Завершение взаимодействия позволяет избежать чувства незавершенности и иллюзии неокончательности принятия решения.
Успешное совещание – сложный процесс, требующий профессиональных знаний и умений. Посвящение времени изучению этих навыков позволит избежать затяжных обсуждений, ошибочных решений и невыполненных обязательств.
Поделиться
