6 советов для продуктивного тайм-менеджмента

С приходом весны мы переводим время на час вперед. Хотя я знаю, что у меня есть такое же количество часов в день, меня все равно не покидает чувство, что летнее время украло у меня целый час. Мое физическое тело считает, что это 7 утра, когда я просыпаюсь, но на самом деле это уже 8. Конечно, у меня есть больше дневного света, но, по большей части, единственный свет, который нужен для моей производительности, это свечение от моего компьютера.

Каждый год я хочу найти способ вернуть этот час. Возможно, я могу как-то обмануть систему и вернуть эти 60 минут, чтобы посвятить их письму, чтению или просто отдыху с женой и собакой. Ниже я изложил свои мысли о том, как я это делаю, чтобы управлять своим временем более эффективно.

Я не пытаюсь никого ввести в заблуждение. В худшем случае, я могу просто застрять с одной и той же моделью, но, по крайней мере, понять, где я работаю медленно и неэффективно. В лучшем случае, я становлюсь супер эффективным и могу посвятить больше времени сплаву на каяках летом. И, затем, я чувствую, что у меня есть больше времени, когда часы снова переводят на зимнее время.

Вот шесть советов по управлению временем, которые я использовал в этом году. Кто знает, возможно, и вы сможете выиграть дополнительный час.

1. Ведите учет времени

Цель является ключом к улучшению продуктивности. Я должен посвятить свое время максимальным результатам. Это означает, не пускать вещи на самотек. Для того чтобы побороть неэффективность, для начала, я должен определить, где именно она имеет место быть. Я веду журнал времени в своем календаре с целью выявления неэффективных задач, которые я могу делегировать или улучшить. В этом году я улучшил свое письмо и сократил время написания колонки с 3,5 часов до менее 2.

2. Добавьте музыку к сольным задачам

Один из способов, который я использовал для уменьшения времени для написания колонки, это воспроизведение определенного списка музыкальных композиций. Я разбил песни на 30-минутные интервалы. Теперь, когда я пишу, я подстраиваю свой темп под определенный список композиций.

Музыка действует на меня как метроном и держит меня в ритме. Она также дает мне знать, какая играет композиция, чтобы я мог понимать, насколько я отстаю или опережаю свой график. И, наконец, наушники «привязывают» меня к компьютеру, и я меньше отвлекаюсь. Теперь я добавил их к чтению, письму и умственной работе.

3. Объедините похожие задачи

Недавно я был очень загружен большим объемом работы. Я разрывался между еженедельным живым радио-шоу, написанием трех колонок в неделю и управлением большим маркетинговым проектом, чтобы убедиться, что все и каждый получает должное внимание.

Вместо того чтобы двигаться вперед и назад между разными проектами, я посвящаю большое количество времени или даже целый день для связанных задач. Благодаря этому, снижается время на физическую и умственную подготовку.

4. Добавьте время до и после встречи

Я часто провожу несколько совещаний по телефону или лично. Потому позже я должен вернуться и расшифровать мои заметки, чтобы все двигалось в правильном русле. Мой новый подход - это добавление двух минут перед каждой встречей для подготовки списка действий. Во время самой встречи я вношу в него коррективы, а затем, выделяя еще три минуты после окончания встречи, чтобы воплотить это в жизнь. При возможности, я использую недавний совет от моего коллеги Дейва Керпена о реализации этих шагов во время самой встречи.

5. Улучшите пунктуальность

Я всегда гордился тем, что я очень пунктуален. Я ненавижу опаздывать, и меня раздражает, если кто-то заставляет себя ждать. Поэтому я был просто шокирован, когда одна моя хорошая подруга и клиент сказала мне, что она всегда думает, что я опоздаю на 15-30 минут, судя по моему прошлому поведению.

Я много думал о том, как много теряется времени из-за опозданий, спешки, нарушения графика, извинений и т.д. Поразмыслив немного, я определили виновника. Я постоянно пытаюсь выполнить еще одно задание, позвонить или отправить сообщение, прежде чем уйти на встречу. Больше нет. Сейчас я четко планирую время ухода, чтобы у меня было в запасе пять минут перед встречей. Я всегда могу выполнить какую-то простую задачу, если я приходу раньше и мне приходится ждать.

6. Добавьте запланированный перерыв на работу

Метание между проектами очень сильно утомляет. Поэтому, я выделили 15 минут на отдых в средине дня. Так я «перезагружаю» свой мозг, что позволяет мне работать с максимальной эффективностью.

Первая публикация: 2014-09-18