Если вы не можете назвать себя эффективным работником, то, возможно, вы сами делаете свою работу тяжелее, чем она должна быть.
Эксперт в области продуктивности Пегги Дункан рассказала, что организация – это ключ к эффективности на работе.
Дункан поделилась пятью основными способами, которыми вы непродуктивно тратите своё время на работе и делаете её еще тяжелее.
Пегги Дункан считает, что вы тратите слишком много времени на то, чтобы сделать слишком мало работы.
Дункан – личный коуч по продуктивности, которая помогает своим клиентам улучшать свою рабочую эффективность, она наблюдала огромное количество способов, которыми работники не извлекают максимум из своего времени.
В долгосрочной перспективе неэффективная организация работы может сделать вашу работу тяжелее, чем она должна быть, рассказала она.
«Если вы хотите вернуть свою жизнь в правильное русло и если вы не хотите, чтобы ваша работа убила вас», Дункан рассказала изданию Business Insider, что очень важно стать организованными и понимать, на что уходит ваше время.
Вот основные причины того, почему вы сами делаете свою работу тяжелее, чем она должна быть, по версии Дункан.
Вы неясно представляете себе, на что уходит ваше время
У вас когда-либо было ощущение в конце рабочего дня, что вы не знаете, на что потратили время за весь прошедший день?
Вы так и не закончили отчёт, который нужно было сдать ещё вчера. Ваш стол – это сплошной бардак. Возможно, вы работали дольше, отчаянно пытаясь нагнать упущенное время. Вы испытываете стресс, чувствуете себя жалким и тревожным.
Дункан наблюдала подобное множество раз.
«Вы понятия не имеете, сколько времени займут у вас определённые задачи, поэтому вы их недооцениваете», - рассказала она. «Вам необходимо проанализировать, как вы проводите своё время, чтобы вы могли понять, на что оно уходит, сколько времени занимают разные дела и что мешает вам доводить их до конца».
Дункан также рассказала, что очень важно следить за отвлекающими факторами, например, если кто-то задаёт вам один и тот же вопрос по пять раз на дню. Вы не увидите никаких паттернов, пока не запишите их на бумаге.
«Ведите простой учёт своего времени в течение пары недель», - рассказала она. «Кратко записывайте всё, на что вы тратите своё время».
В дополнение к этому отмечайте, была ли важна ваша деятельность. Если кто-либо отвлёк вас, запишите причину.
На вашем компьютере происходит полный хаос
Как только вы поймёте, на что уходит ваше время, Дункан рекомендует обратить внимание на вашу организованность – всё, начиная с вашего рабочего стола и файлов на вашем компьютере и заканчивая вашим гардеробом и ящиком с барахлом дома.
«Неорганизованность – это основная причина потери времени», - рассказала Дункан. «Вы тратите слишком много времени на поиски нужных вещей». Она рекомендует для начала выделить две-три недели на организацию вашей жизни.
«Вы сможете вернуть потерянное время», - рассказала она. «Вы не будете настолько подвержены стрессу. Ваша уверенность в себе усилится. Ваши коллеги будут больше уверенны в ваших словах».
Однако организация – это процесс, который требует времени и усилий – «Вы не можете просто взять и проснуться организованным», - рассказала она.
Думайте об этом процессе, как о применении методов Мари Кондо на ваш список входящих и на жизнь в целом.
«Эти же принципы применимы и здесь. Принципы организованности неизменны», - рассказала Дункан.
У вас искажённые приоритеты
Возможно, вы опоздали со сдачей этого отчёта, потому что вы потратили слишком много времени на помощь Васе с электронными таблицами или на поиск важного электронного письма от Сергея, которое потерялось где-то в вашем списке входящих.
Как только у вас появится ясное понимание того, куда уходит ваше время, и вы сможете организовать ваши дела как физические, так и виртуальные, ваша следующая задача – использовать образовавшееся время лучшим образом. Теперь вы готовы вернуть свои приоритеты в силу, рассказывает Дункан.
«Ваши приоритеты обусловлены тем, что сделает вас ближе всего к деньгам», - рассказала Дункан. «Что принесёт вам деньги? Что принесёт вам повышение? Какие клиенты платят вам без каких-либо проблем? Это и есть ваши приоритеты».
Вы заново изобретаете колесо
Дункан работала в компании IBM после выпуска из колледжа, работа здесь дала ей возможность по достоинству оценить силу процессов и процедур. Она видела людей, которые тратили своё время на неудачные попытки систематизировать рутинные задачи.
«Если вы занимаетесь чем-либо больше трёх раз, то вам уже нужна система», - рассказала Дункан. «Если вы смотрите на свою ключевую работу, то вам нужен процесс».
«Любой, кто берется за работу, должен сесть за стол и запустить процесс», - рассказала она. «Не делайте всё слишком сложным».
Вы упускаете образовательные возможности
Будь то изучение неизвестных особенностей Excel или простое обучение тому, как печатать слепым методом, а не двумя пальцами, Дункан утверждает, что критически важно получать достойное обучение в любой технологии, которую вы используете на своей работе.
«Вне зависимости от того, какую технологию вы используете каждый день, вам необходим научиться тому, как правильно её использовать», - рассказала Дункан.
Существует масса способов улучшить ваши навыки, начиная с видео на YouTube, инструкциями и учебниками в интернете и заканчивая бесплатными курсами по программному обеспечению, которые предлагают на бесплатной основе своим сотрудникам различные компании.
Разумеется, на оттачивание каких-либо навыков необходимо время, но в долгосрочной перспективе это позволит вам сэкономить время за счёт автоматизации задач, которые сейчас вы делаете вручную.
«Вы сталкиваетесь с этими задачами каждый день. Вот почему вам необходимы долгие часы на то, что вы могли бы сделать всего за несколько минут. Вот почему у вас так мало времени», - рассказала Дункан.
businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш
Поделиться
