Ограничения проекта относятся к факторам, которые определяют ограничения проекта (спасибо, Кэп). Они могут включать такие вопросы, как затраты, сроки и объем проекта. Знание того, как определить ограничения проекта и управлять ими, может увеличить шансы на успех проекта.
Что такое ограничения проекта?
Ограничения проекта - это ограничивающие факторы, которые могут повлиять на качество выполнения проекта. Обычно они разные для каждого проекта, в зависимости от отрасли и требований. Многие ограничения проекта зависят друг от друга, причем некоторые ограничения влияют на способность команды завершить другие работы. Например, если стоимость проекта увеличивается, команда может ограничить его объем, чтобы работа не выходила за рамки бюджета. Менеджер проекта часто использует свои навыки и подготовку для управления ограничениями проекта и создания качественной работы.
3 основных ограничения в управлении проектами
На проект могут повлиять несколько возможных ограничений, но три из них крайне важно учитывать при работе над проектом. Часто называемые тройными ограничениями в управлении проектами, многие менеджеры считают следующие типы важными для планирования проекта.
1. Время
Большинство проектов имеют четкие сроки, которые соблюдает менеджер проекта. Сдача проекта в срок обычно является решающим показателем его успеха, поскольку любая задержка обычно влечет за собой увеличение расходов и необходимость пересмотреть все планы, которые заинтересованные стороны проекта имеют после его завершения. Менеджер проекта может использовать свой опыт и знания, чтобы оценить, сколько времени может занять проект до его завершения. Это включает в себя предвидение возможных задержек, неудач, рисков и других непредвиденных событий.
2. Стоимость
Общая стоимость проекта является еще одним основным ограничением для менеджера проекта. Менеджер проекта часто находит способы завершить проект без превышения выделенного бюджета. Управление затратами - это постоянная задача в ходе завершения проекта, поскольку менеджер проекта может постоянно контролировать расходы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям бюджета. Если возникают какие-либо проблемы, менеджер проекта может разработать стратегии ограничения расходов, чтобы соблюсти бюджет.
3. Область применения
Объем проекта - это набор результатов, которые менеджер проекта гарантирует заинтересованным сторонам проекта. Например, компания может ожидать, что проектная группа поставит новую систему управления данными вместе с учебным пособием для сотрудников. Обсуждение масштаба часто сосредоточено на том, какие проблемы проект может решить для компании или организации.
Заинтересованные стороны и проектные команды часто определяют объем работ в начале проекта, что позволяет избежать недопонимания или попыток изменить его после начала проекта. Объем проекта зависит от его сроков и бюджета, поскольку более сжатые сроки и больший бюджет обычно приводят к более удовлетворительному результату для заинтересованных сторон проекта. С другой стороны, сжатые сроки и меньший бюджет обычно ограничивают масштаб проекта.
Дополнительные ограничения проекта
Эти дополнительные ограничения проекта могут повлиять на работу и планирование для многих типов проектов:
-
Качество: Связанное с объемом, ограничение качества требует от проектных групп успешного завершения работы, которая соответствует всем ожиданиям.
-
Преимущества: Во многих случаях менеджеры проектов могут рассматривать выгоды, которые их работа может предложить заинтересованным сторонам и пользователям.
-
Риски: Ограничение риска требует от менеджера учитывать любые возможные сбои в ходе работы над проектом и то, как они могут повлиять на заинтересованные стороны.
-
Ресурсы: Как и стоимость, это ограничение включает в себя планирование необходимых ресурсов для проекта и рассмотрение возможных вариантов распределения ресурсов.
Примеры проектных ограничений
Вот несколько примеров ситуаций, когда проектные группы сталкиваются с ограничениями в ходе выполнения своей работы:
Пример 1
Строительная компания хочет обновить арену к спортивному мероприятию. В процессе строительства инженеры выявили неожиданную проблему с 15% стендов. Поскольку ограничение по времени невозможно избежать, исходя из сроков события, одно или оба других устройства могут измениться, чтобы проект был завершен вовремя.
Менеджер проекта может попросить об увеличении бюджета, что позволит команде приобрести дополнительные ресурсы, которые помогут им выполнить весь проект в срок. Они также могут попросить о сокращении объема работ, например, отложить предлагаемое обновление ванной комнаты, чтобы вместо этого сосредоточиться на стендах. Выбранное им решение может зависеть от пожеланий и гибкости заинтересованных сторон стадиона.
Пример 2
Компания планирует создать самые недорогие смарт-часы на рынке и доставить их к определенной дате. Однако перед завершением проекта один из членов команды обнаруживает, что при существующих ограничениях по времени и бюджету время автономной работы часов будет на 20% меньше, чем планировалось изначально. Учитывая эту информацию, менеджер проекта понимает, что ему, возможно, придется изменить план проекта, чтобы достичь поставленных целей.
Учитывая, что недорогая цена часов является их основным преимуществом, изменение бюджета в данной ситуации не является выходом из положения. Кроме того, учитывая низкую цену, снижение времени автономной работы, скорее всего, не сильно повлияет на продажи. Поэтому менеджер проекта решает остаться в рамках бюджета проекта и временных ограничений, жертвуя при этом масштабом проекта, предоставляя немного некачественный продукт.
Как управлять ограничениями проекта
Вот некоторые стратегии, которые менеджеры проектов могут использовать для оценки, понимания и управления каждым основным ограничением:
Ограничения по управлению временем
Управление ограничениями в управлении временем часто включает в себя следующие стратегии:
-
Планирование: Определение целей проекта, способов их достижения, необходимого оборудования и процедур - все это часть планирования проекта
-
Планирование: После определения того, что каждый работник может сделать для завершения проекта, следующим аспектом управления временем является определение реалистичных сроков для каждой части проекта.
-
Мониторинг: Как только проект запущен, менеджер проекта постоянно изучает каждую задачу, чтобы убедиться, что все выполняется в соответствии с графиком.
-
Контроль: Контроль над проектом включает в себя внесение корректировок, когда это необходимо, чтобы не отстать от графика.
Ограничения в управлении затратами
Управление стоимостью проекта обычно означает оценку и контроль цен на такие аспекты, как труд, материалы, лицензии и другие расходы. Некоторые из способов оценки общих затрат включают:
-
Анализ исторических данных: Менеджер проекта может изучить прошлые проекты и проанализировать их стоимость, применяя полученные данные к текущему проекту.
-
Добавление новых переменных: После рассмотрения исторических данных, добавление обновленных переменных может повысить точность оценки. Например, вы можете учесть инфляцию при составлении сметы.
-
Исследование необходимых ресурсов: Также важно оценить затраты на рабочую силу и материалы. Вы можете изучить стоимость каждого материала, а затем умножить ее на количество материала, которое, по вашему мнению, может потребоваться для проекта.
-
Изучение рынка: Изучение нескольких поставщиков позволяет менеджеру проекта найти лучшее предложение для каждого материала или услуги. Рассмотрите возможность поиска предложений, таких как оптовые скидки.
Ограничения требований к объему проекта
Лучшие способы понять и передать требования к объему проекта включают:
-
Согласование требований к проекту как можно раньше: Перед началом проекта убедитесь, что все заинтересованные стороны чувствуют себя комфортно в отношении масштабов проекта. Документируйте все результаты и требования, чтобы ожидания были ясны для всех членов команды.
-
Разработка системы управления изменениями: Разработайте систему для предложения, рассмотрения и утверждения любых необходимых изменений в проекте. Например, вы можете создать способ легкого отслеживания и документирования дополнений к проекту.
-
Информирование всех заинтересованных сторон: Убедитесь, что все участники проекта понимают объем и возможные изменения. Создайте легкодоступный форум, где можно задать вопросы или поделиться проблемами проекта.
-
- indeed.com
Поделиться
