Положение об отделе обеспечения поставок
1. Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела обеспечения поставок ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел обеспечения поставок является структурным подразделением в составе Департамента закупок ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по обеспечению поставок товара в области организации, лицензирования ввоза/вывоза, сертификации лекарственных средств и иных товаров медицинского назначения, товаров для красоты и здоровья и их таможенного оформления.
1.1.3 В своей деятельности Отдел обеспечения поставок руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВЭД – внешнеэкономическая деятельность;
ГОТСД ООПост – группа обеспечения товаросопроводительными документами;
ГП – головное предприятие;
ГС ООПост – группа сертификации отдела обеспечения поставок;
ГФПУ ООПост – группа финансового планирования и учёта;
ЛГ ООПост – лицензионная группа отдела обеспечения поставок;
ЛС – лекарственное средство;
Минздравсоцразвития – Министерство здравоохранения и социального развития РФ;
Минэкономразвития – Министерство экономического развития и торговли РФ;
ОЛЛО – отдел льготного лекарственного обеспечения;
ООПост – отдел обеспечения поставок;
Росздравнадзор - Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития;
ТАГ ООПост – технолого-аналитическая группа отдела обеспечения поставок;
ТГ ООПост – таможенная группа отдела обеспечения поставок;
ЦФО – центр финансовой ответственности;
2. Создание и ликвидация
2.1 Отдел обеспечения поставок создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура Отдела обеспечения поставок согласовывается с Первым Заместителем Генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу, Директором по маркетингу и закупкам и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Департамента закупок.
2.3 Штатное расписание Отдела обеспечения поставок согласовывается с Директором по маркетингу и закупкам, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Департамента закупок.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела обеспечения поставок, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела обеспечения поставок согласовываются с Первым Заместителем Генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу, Директором по маркетингу и закупкам и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Департамента закупок.
3. Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела обеспечения поставок построена по функциональному принципу.
3.2 В состав Отдела обеспечения поставок входят следующие подразделения (Приложение Б):
- Лицензионная группа;
- Группа сертификации;
- Таможенная группа;
- Технолого-аналитическая группа;
- Группа обеспечения товаросопроводительными документами;
- Группа финансового планирования и учёта;
3.3 Руководит Отделом обеспечения поставок Начальник Отдела обеспечения поставок, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела обеспечения поставок».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела обеспечения поставок находятся:
- Заместитель начальника отдела;
- Руководитель Лицензионной группы;
- Руководитель Группы сертификации;
- Руководитель Таможенной группы;
- Руководитель Группы обеспечения товаросопроводительными документами;
- Ведущий специалист по технолого-аналитическому обеспечению, специалисты по технолого-аналитическому обеспечению Технолого-аналитической группы;
- Ведущий специалист по финансовому планированию, специалисты по финансовому планированию, специалисты по финансовому учету Группы финансового планирования и учёта;
- Секретарь-референт.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела обеспечения поставок определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем Генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".
4. Цель и задачи
4.1 Главная цель Отдела обеспечения поставок – обеспечение надлежащей организации поставок товара в области лицензирования, сертификации и таможенного оформления в установленные сроки.
4.2 Задачами Отдела обеспечения поставок являются:
- Своевременное и качественное проведение таможенного оформления;
- Своевременное и качественное обеспечение таможенного оформления в части сертификации, лицензирования, обеспечения товаросопроводительными документами поставляемого товара и планирования денежных средств;
- Управление расходами на услуги сторонних организаций в области таможенного оформления, лицензирования, сертификации, оптимизация затрат.
5. Функции
5.1 Обеспечение своевременной и качественной таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов от момента прибытия груза (согласования отгрузки с покупателем) до их оприходования на аптечном складе ООО "ХХХ" (отгрузки покупателю):
5.1.1 Взаимодействие с таможенными перевозчиками и брокерами;
5.1.2 Взаимодействие с таможенными органами в целях оптимизации процедур таможенного оформления и снижения административных рисков;
5.1.3 Обеспечение и оптимизация технологического процесса таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов;
5.1.4 Разработка нормативно-процедурной базы и технологий внутрикорпоративных бизнес-процессов таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов.
5.2 Обеспечение требуемого качества документального обеспечения импортных поставок:
5.2.1 Взаимодействие с поставщиками (покупателями) на этапах организации и осуществления поставки;
5.2.2 Документальное обеспечение лицензирования, сертификации и таможенного оформления;
5.2.3 Осуществление контроля за правильностью организации и документальным обеспечением поставок.
5.3 Обеспечение эффективного планирования и перечисления денежных средств под обеспечение процессов лицензирования и таможенного оформления:
5.3.1 Разработка и реализация оптимальных схем перечисления денежных средств под обеспечение уплаты таможенных платежей;
5.3.2 Планирование и формирование бюджета по статьям ЦФО Закупки и ЦФО ОЛЛО;
5.3.3 Организация перечисления денежных средств за услуги по лицензированию и таможенному оформлению, оказанные контрагентами ООО "ХХХ";
5.3.4 Учёт и анализ расходов, выработка предложений по их оптимизации.
5.4 Обеспечение требуемого качества и сроков лицензирования (получения разрешительных документов) импортируемого (экспортируемого) товара:
5.4.1 Обеспечение и оптимизация технологического процесса лицензирования (получения разрешительных документов) импортируемого (экспортируемого) товара;
5.4.2 Разработка нормативно-процедурной базы и внутрикорпоративных технологий лицензирования (получения разрешительных документов) импортируемого (экспортируемого) товара;
5.4.3 Взаимодействие с госорганами (Минздравсоцразвития РФ, Минэкономразвития РФ) в целях оптимизации процедур лицензирования (получения разрешительных документов).
5.5 Обеспечение требуемого качества и сроков сертификации импортных грузов:
5.5.1 Обеспечение и оптимизация внешнего и внутрикорпоративного технологических процессов сертификации импортируемого товара;
5.5.2 Разработка нормативно-процедурной базы и внутрикорпоративных технологий сертификации импортируемого товара;
5.5.3 Взаимодействие с органами сертификации (Минздрав РФ, Межрегиональный центр сертификации, лаборатории) в целях оптимизации процедур сертификации и минимизации финансовых затрат.
5.6 Информационно-аналитическая деятельность:
5.6.1 Обеспечение и автоматизация информационно-коммуникативных связей между подразделениями ООО "ХХХ", вовлечённых в процесс таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов;
5.6.2 Подготовка аналитических данных по результатам внешнеэкономической деятельности фирмы.
6. Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.1.1 «Прием товара от поставщиков в ГП ООО "ХХХ" (ПЦ-89 от 04.02.05 г.);
6.1.1.2 «Таможенная обработка грузов, поступающих на «Медведковский» таможенный пост и размещаемых на временное хранение на аптечном складе ООО "ХХХ" (ПР-67 от 27.12.04 г.);
6.1.1.3 «Порядок работы экспортной группы отдела корпоративных продаж по обеспечению поставок за пределы РФ» (ПР-463 от 23.01.02 г.);
6.1.1.4 «Порядок взаимодействия должностных лиц ООО "ХХХ" при подготовке спецификации к контракту и лицензий на поставку фармпрепаратов» (ПР-507 от 09.02.02 г.).
6.1.2 Взаимодействие с Отделом логистики по вопросам получения:
6.1.2.1 Данных по объемам планируемых поставок для расчета бюджета по расходам, связанным с таможенным оформлением, лицензированием, сертификацией товара.
6.1.3 Взаимодействие с Отделом импорта по вопросам получения:
6.1.3.1 Заявок на лицензирование ввоза лекарственных средств по импортным контрактам;
6.1.3.2 Проектов импортных контрактов для согласования условий поставки товаров;
6.1.3.3 Проформ инвойсов и других товаросопроводительных документов на готовящиеся к отправке в адрес ООО "ХХХ" партии импортных товаров для проведения операций по таможенной очистке грузов;
6.1.3.4 Писем, получаемых в Росздравнадзоре России производителями-поставщиками импортных лекарственных средств, для осуществления сертификации импортных партий товара.
6.1.4 Взаимодействие с Отделом Центральный склад по вопросам получения:
6.1.4.1 Образцов лекарственных средств для подготовки заявок на сертификацию.
6.1.5 Взаимодействие с Отделом Центральный склад по вопросам предоставления:
6.1.5.1 Сертификатов соответствия и Грузовых таможенных деклараций на товар, прошедший таможенную очистку под управлением Отдела обеспечения поставок и подлежащий оприходованию;
6.1.6 Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам предоставления:
6.1.6.1 Установленных форм заявок на бюджетирование расходов, связанных с оплатой услуг по лицензированию ввоза ЛС, сертификации и таможенного оформления.
6.1.7 Взаимодействие с Департаментом инфраструктуры по вопросам получения:
6.1.7.1 Услуг по обеспечению необходимыми товарно-материальными ценностями, обеспечению необходимым количеством автотранспорта для осуществления функций Отдела обеспечения поставок.
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документах:
6.2.1.1 Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).
6.2.2 Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-50» по вопросам получения:
6.2.2.1 Заявок на организацию получения из Минздравсоцразвития России писем-разрешений на вывоз (экспорт) лекарств.
6.2.3 Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-50» по вопросам представления:
6.2.3.1 Писем Минздравсоцразвития России разрешающих вывоз (экспорт) лекарств.
6.2.4 Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-СВМ» по вопросам получения:
6.2.4.1 Заявок на получение лицензий из Минэкономразвития России на ввоз субстанций.
6.2.5 Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-СВМ» по вопросам представления:
6.2.5.1 Лицензий Минэкономразвития России на ввоз субстанций.
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.3.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.3.1.1 «Порядок взаимодействия ООО "ХХХ" и ТС «Транссервис» при организации и проведении таможенной обработки грузов» (ПР-590 от 17.03.03).
6.3.2 Взаимодействие с ООО ТС «Транссервис» по вопросам получения:
6.3.2.1 Брокерских услуг по таможенной очистке импортных грузов.
6.3.3 Взаимодействие с ООО КоАЛ «ФЗ» по вопросам получения:
6.3.3.1 Услуг по анализу лекарственных препаратов в рамках проведения сертификации.
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями и государственными организациями
6.4.2 Взаимодействие с Федеральной таможенной службой и подчиненными ей таможенными органами, Министерством экономического развития и торговли, Министерством здравоохранения и социального развития по вопросам организации таможенного оформления и его обеспечения в части лицензирования ввоза и сертификации лекарственных средств.
6.4.3 Взаимодействие с фирмами-поставщиками по вопросам организации и документального обеспечения поставок.
7. Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела обеспечения поставок осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела обеспечения поставок на год устанавливаются Начальником Департамента закупок, согласовываются с Первым Заместителем Генерального директора и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8. Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела обеспечения поставок ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Отдел обеспечения поставок представляет Первому Заместителю Генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела обеспечения поставок и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела обеспечения поставок Начальник Отдела обеспечения поставок предоставляет отчет Начальнику Департамента закупок.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела обеспечения поставок могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Департамента закупок или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9. Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела обеспечения поставок, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Нормативы по времени лицензирования, сертификации, таможенного оформления;
9.1.2 Нормативы по «дефектуре» импортных препаратов по категории «А»;
9.1.3 Уровень относительных затрат на сертификацию, таможенное оформление и лицензирование;
9.1.4 Качество взаимодействия с внешними организациями.
10. Права
Отдел обеспечения поставок наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела обеспечения поставок осуществляет Начальник Отдела обеспечения поставок:
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Отдела обеспечения поставок, а также оценкой эффективности работы Отдела обеспечения поставок.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся Отдела обеспечения поставок деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела обеспечения поставок.
10.5 Осуществляет расходование денежных средств Компании в рамках бюджета Отдела обеспечения поставок ООО "ХХХ" по статьям: «Сертификация товара», «Таможенное оформление», «Разрешения/лицензии на ввоз», «Представительские расходы на таможню, лицензии».
10.6 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела обеспечения поставок.
10.8 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.9 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки Порядки, Инструкции, Методики, Процедуры, подготовленные с нарушением существующих требований.
10.10 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела обеспечения поставок.
10.11 Контролирует процессы, относящиеся к вопросам организации лицензирования ввоза/вывоза за пределы Российской Федерации лекарственных средств, их сертификации и таможенного оформления в подразделениях Компании.
10.12 Контролирует процессы взаимодействия с фирмами-поставщиками по вопросам организации и обеспечения поставок.
10.13 Направляет в ОИ предложения по улучшению взаимодействия с поставщиками в вопросах организации и обеспечения поставок, организует участие ключевых сотрудников ООПост в переговорах с поставщиками.
10.14 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.15 Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам лицензирования ввоза/вывоза за пределы Российской Федерации лекарственных средств, их сертификации и таможенного оформления.
10.16 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
10.17 Запрашивает и получает необходимое количество автотранспорта необходимого для решения задач по обеспечению поставок.
11. Ответственность
11.1 Начальник Отдела обеспечения поставок несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части вопросов лицензирования ввоза/вывоза лекарственных средств, их сертификации и таможенного оформления в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник отдела обеспечения поставок несет ответственность за риски по вопросам организации лицензирования ввоза/вывоза лекарственных средств, их сертификации и таможенному оформлению, возникающие в сфере компетенции Отдела обеспечения поставок