Положение об отделе обеспечения поставок

Положение об отделе обеспечения поставок

1. Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1  Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела обеспечения поставок ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.

1.1.2  Отдел обеспечения поставок является структурным подразделением в составе Департамента закупок ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по обеспечению поставок товара в области организации, лицензирования ввоза/вывоза, сертификации лекарственных средств и иных товаров медицинского назначения, товаров для красоты и здоровья и их таможенного оформления.

1.1.3  В своей деятельности Отдел обеспечения поставок руководствуется:

-  законодательством Российской Федерации;

-  Трудовым Кодексом РФ;

-  Уставом ООО "ХХХ";

-  Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);

-  Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);

-  настоящим Положением.

1.1.4  Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5  Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);

2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);

3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

1.3 Сокращения

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

ВЭД – внешнеэкономическая деятельность;

ГОТСД ООПост – группа обеспечения товаросопроводительными документами;

ГП – головное предприятие;

ГС ООПост – группа сертификации отдела обеспечения поставок;

ГФПУ ООПост – группа финансового планирования и учёта;

ЛГ ООПост – лицензионная группа отдела обеспечения поставок;

ЛС – лекарственное средство;

Минздравсоцразвития – Министерство здравоохранения и социального развития РФ;

Минэкономразвития – Министерство экономического развития и торговли РФ;

ОЛЛО – отдел льготного лекарственного обеспечения;

ООПост – отдел обеспечения поставок;

Росздравнадзор - Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития;

ТАГ ООПост – технолого-аналитическая группа отдела обеспечения поставок;

ТГ ООПост – таможенная группа отдела обеспечения поставок;

ЦФО – центр финансовой ответственности;

2. Создание и ликвидация

2.1  Отдел обеспечения поставок создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».

2.2  Организационная структура Отдела обеспечения поставок согласовывается с Первым Заместителем Генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу, Директором по маркетингу и закупкам и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Департамента закупок.

2.3  Штатное расписание Отдела обеспечения поставок согласовывается с Директором по маркетингу и закупкам, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Департамента закупок.

2.4  Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела обеспечения поставок, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела обеспечения поставок согласовываются с Первым Заместителем Генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу, Директором по маркетингу и закупкам и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Департамента закупок.

3. Организационная структура

3.1  Организационная структура Отдела обеспечения поставок построена по функциональному принципу.

3.2  В состав Отдела обеспечения поставок входят следующие подразделения (Приложение Б):

-  Лицензионная группа;

-  Группа сертификации;

-  Таможенная группа;

-  Технолого-аналитическая группа;

-  Группа обеспечения товаросопроводительными документами;

-  Группа финансового планирования и учёта;

3.3  Руководит Отделом обеспечения поставок Начальник Отдела обеспечения поставок, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела обеспечения поставок».

3.4  В непосредственном подчинении у Начальника Отдела обеспечения поставок находятся:

-  Заместитель начальника отдела;

-  Руководитель Лицензионной группы;

-  Руководитель Группы сертификации;

-  Руководитель Таможенной группы;

-  Руководитель Группы обеспечения товаросопроводительными документами;

-  Ведущий специалист по технолого-аналитическому обеспечению, специалисты по технолого-аналитическому обеспечению Технолого-аналитической группы;

-  Ведущий специалист по финансовому планированию, специалисты по финансовому планированию, специалисты по финансовому учету Группы финансового планирования и учёта;

-  Секретарь-референт.

3.5  Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела обеспечения поставок определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем Генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".

4. Цель и задачи

4.1  Главная цель Отдела обеспечения поставок – обеспечение надлежащей организации поставок товара в области лицензирования, сертификации и таможенного оформления в установленные сроки.

4.2  Задачами Отдела обеспечения поставок являются:

-  Своевременное и качественное проведение таможенного оформления;

-  Своевременное и качественное обеспечение таможенного оформления в части сертификации, лицензирования, обеспечения товаросопроводительными документами поставляемого товара и планирования денежных средств;

-  Управление расходами на услуги сторонних организаций в области таможенного оформления, лицензирования, сертификации, оптимизация затрат.

5. Функции

5.1  Обеспечение своевременной и качественной таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов от момента прибытия груза (согласования отгрузки с покупателем) до их оприходования на аптечном складе ООО "ХХХ" (отгрузки покупателю):

5.1.1  Взаимодействие с таможенными перевозчиками и брокерами;

5.1.2  Взаимодействие с таможенными органами в целях оптимизации процедур таможенного оформления и снижения административных рисков;

5.1.3  Обеспечение и оптимизация технологического процесса таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов;

5.1.4  Разработка нормативно-процедурной базы и технологий внутрикорпоративных бизнес-процессов таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов.

5.2  Обеспечение требуемого качества документального обеспечения импортных поставок:

5.2.1  Взаимодействие с поставщиками (покупателями) на этапах организации и осуществления поставки;

5.2.2  Документальное обеспечение лицензирования, сертификации и таможенного оформления;

5.2.3  Осуществление контроля за правильностью организации и документальным обеспечением поставок.

5.3  Обеспечение эффективного планирования и перечисления денежных средств под обеспечение процессов лицензирования и таможенного оформления:

5.3.1  Разработка и реализация оптимальных схем перечисления денежных средств под обеспечение уплаты таможенных платежей;

5.3.2  Планирование и формирование бюджета по статьям ЦФО Закупки и ЦФО ОЛЛО;

5.3.3  Организация перечисления денежных средств за услуги по лицензированию и таможенному оформлению, оказанные контрагентами ООО "ХХХ";

5.3.4  Учёт и анализ расходов, выработка предложений по их оптимизации.

5.4  Обеспечение требуемого качества и сроков лицензирования (получения разрешительных документов) импортируемого (экспортируемого) товара:

5.4.1  Обеспечение и оптимизация технологического процесса лицензирования (получения разрешительных документов) импортируемого (экспортируемого) товара;

5.4.2  Разработка нормативно-процедурной базы и внутрикорпоративных технологий лицензирования (получения разрешительных документов) импортируемого (экспортируемого) товара;

5.4.3  Взаимодействие с госорганами (Минздравсоцразвития РФ, Минэкономразвития РФ) в целях оптимизации процедур лицензирования (получения разрешительных документов).

5.5  Обеспечение требуемого качества и сроков сертификации импортных грузов:

5.5.1  Обеспечение и оптимизация внешнего и внутрикорпоративного технологических процессов сертификации импортируемого товара;

5.5.2  Разработка нормативно-процедурной базы и внутрикорпоративных технологий сертификации импортируемого товара;

5.5.3  Взаимодействие с органами сертификации (Минздрав РФ, Межрегиональный центр сертификации, лаборатории) в целях оптимизации процедур сертификации и минимизации финансовых затрат.

5.6  Информационно-аналитическая деятельность:

5.6.1  Обеспечение и автоматизация информационно-коммуникативных связей между подразделениями ООО "ХХХ", вовлечённых в процесс таможенно-складской обработки импортных (экспортных) грузов;

5.6.2  Подготовка аналитических данных по результатам внешнеэкономической деятельности фирмы.

6. Взаимодействия

6.1  Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

6.1.1  Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

6.1.1.1  «Прием товара от поставщиков в ГП ООО "ХХХ" (ПЦ-89 от 04.02.05 г.);

6.1.1.2  «Таможенная обработка грузов, поступающих на «Медведковский» таможенный пост и размещаемых на временное хранение на аптечном складе ООО "ХХХ" (ПР-67 от 27.12.04 г.);

6.1.1.3  «Порядок работы экспортной группы отдела корпоративных продаж по обеспечению поставок за пределы РФ» (ПР-463 от 23.01.02 г.);

6.1.1.4  «Порядок взаимодействия должностных лиц ООО "ХХХ" при подготовке спецификации к контракту и лицензий на поставку фармпрепаратов» (ПР-507 от 09.02.02 г.).

6.1.2  Взаимодействие с Отделом логистики по вопросам получения:

6.1.2.1  Данных по объемам планируемых поставок для расчета бюджета по расходам, связанным с таможенным оформлением, лицензированием, сертификацией товара.

6.1.3  Взаимодействие с Отделом импорта по вопросам получения:

6.1.3.1  Заявок на лицензирование ввоза лекарственных средств по импортным контрактам;

6.1.3.2  Проектов импортных контрактов для согласования условий поставки товаров;

6.1.3.3  Проформ инвойсов и других товаросопроводительных документов на готовящиеся к отправке в адрес ООО "ХХХ" партии импортных товаров для проведения операций по таможенной очистке грузов;

6.1.3.4  Писем, получаемых в Росздравнадзоре России производителями-поставщиками импортных лекарственных средств, для осуществления сертификации импортных партий товара.

6.1.4  Взаимодействие с Отделом Центральный склад по вопросам получения:

6.1.4.1  Образцов лекарственных средств для подготовки заявок на сертификацию.

6.1.5  Взаимодействие с Отделом Центральный склад по вопросам предоставления:

6.1.5.1  Сертификатов соответствия и Грузовых таможенных деклараций на товар, прошедший таможенную очистку под управлением Отдела обеспечения поставок и подлежащий оприходованию;

6.1.6  Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам предоставления:

6.1.6.1  Установленных форм заявок на бюджетирование расходов, связанных с оплатой услуг по лицензированию ввоза ЛС, сертификации и таможенного оформления.

6.1.7  Взаимодействие с Департаментом инфраструктуры по вопросам получения:

6.1.7.1  Услуг по обеспечению необходимыми товарно-материальными ценностями, обеспечению необходимым количеством автотранспорта для осуществления функций Отдела обеспечения поставок.

6.2  Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»

6.2.1  Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документах:

6.2.1.1  Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).

6.2.2  Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-50» по вопросам получения:

6.2.2.1  Заявок на организацию получения из Минздравсоцразвития России писем-разрешений на вывоз (экспорт) лекарств.

6.2.3  Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-50» по вопросам представления:

6.2.3.1  Писем Минздравсоцразвития России разрешающих вывоз (экспорт) лекарств.

6.2.4  Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-СВМ» по вопросам получения:

6.2.4.1  Заявок на получение лицензий из Минэкономразвития России на ввоз субстанций.

6.2.5  Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ"-СВМ» по вопросам представления:

6.2.5.1  Лицензий Минэкономразвития России на ввоз субстанций.

6.3  Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»

6.3.1  Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

6.3.1.1  «Порядок взаимодействия ООО "ХХХ" и ТС «Транссервис» при организации и проведении таможенной обработки грузов» (ПР-590 от 17.03.03).

6.3.2  Взаимодействие с ООО ТС «Транссервис» по вопросам получения:

6.3.2.1  Брокерских услуг по таможенной очистке импортных грузов.

6.3.3  Взаимодействие с ООО КоАЛ «ФЗ» по вопросам получения:

6.3.3.1  Услуг по анализу лекарственных препаратов в рамках проведения сертификации.

6.4  Взаимодействие с внешними компаниями и государственными организациями

6.4.1  Взаимодействие с организациями, оказывающими услуги в сфере внешнеэкономической деятельности (Таможенные брокеры, Таможенные перевозчики, Таможенно- складские терминалы, Межрегиональный центр сертификации лекарственных средств, Контрольно - аналитические лаборатории и др.) по вопросам организации получения услуг, связанных с обязательными процедурами обеспечения поставок.

6.4.2  Взаимодействие с Федеральной таможенной службой и подчиненными ей таможенными органами, Министерством экономического развития и торговли, Министерством здравоохранения и социального развития по вопросам организации таможенного оформления и его обеспечения в части лицензирования ввоза и сертификации лекарственных средств.

6.4.3  Взаимодействие с фирмами-поставщиками по вопросам организации и документального обеспечения поставок.

7.  Планирование деятельности Подразделения

7.1  Планирование деятельности Отдела обеспечения поставок осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".

7.2  Стратегические цели Отдела обеспечения поставок на год устанавливаются Начальником Департамента закупок, согласовываются с Первым Заместителем Генерального директора и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

8. Отчетность по работе Подразделения

8.1  Отчетность Отдела обеспечения поставок ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2  По итогам исполнения Стратегического плана за год Отдел обеспечения поставок представляет Первому Заместителю Генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела обеспечения поставок и достижении стратегических целей.

8.3  По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела обеспечения поставок Начальник Отдела обеспечения поставок предоставляет отчет Начальнику Департамента закупок.

8.4  Отчетные и аналитические материалы Отдела обеспечения поставок могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Департамента закупок или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

9. Ключевые показатели деятельности

9.1  В качестве ключевых показателей деятельности Отдела обеспечения поставок, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:

9.1.1  Нормативы по времени лицензирования, сертификации, таможенного оформления;

9.1.2  Нормативы по «дефектуре» импортных препаратов по категории «А»;

9.1.3  Уровень относительных затрат на сертификацию, таможенное оформление и лицензирование;

9.1.4  Качество взаимодействия с внешними организациями.

10. Права

Отдел обеспечения поставок наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела обеспечения поставок осуществляет Начальник Отдела обеспечения поставок:

10.1  Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.

10.2  Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.

10.3  Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Отдела обеспечения поставок, а также оценкой эффективности работы Отдела обеспечения поставок.

10.4  Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся Отдела обеспечения поставок деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела обеспечения поставок.

10.5  Осуществляет расходование денежных средств Компании в рамках бюджета Отдела обеспечения поставок ООО "ХХХ" по статьям: «Сертификация товара», «Таможенное оформление», «Разрешения/лицензии на ввоз», «Представительские расходы на таможню, лицензии».

10.6  Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.

10.7  Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела обеспечения поставок.

10.8  Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.

10.9  Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки Порядки, Инструкции, Методики, Процедуры, подготовленные с нарушением существующих требований.

10.10  Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела обеспечения поставок.

10.11  Контролирует процессы, относящиеся к вопросам организации лицензирования ввоза/вывоза за пределы Российской Федерации лекарственных средств, их сертификации и таможенного оформления в подразделениях Компании.

10.12  Контролирует процессы взаимодействия с фирмами-поставщиками по вопросам организации и обеспечения поставок.

10.13  Направляет в ОИ предложения по улучшению взаимодействия с поставщиками в вопросах организации и обеспечения поставок, организует участие ключевых сотрудников ООПост в переговорах с поставщиками.

10.14  Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.

10.15  Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам лицензирования ввоза/вывоза за пределы Российской Федерации лекарственных средств, их сертификации и таможенного оформления.

10.16  Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.

10.17  Запрашивает и получает необходимое количество автотранспорта необходимого для решения задач по обеспечению поставок.

11. Ответственность

11.1  Начальник Отдела обеспечения поставок несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части вопросов лицензирования ввоза/вывоза лекарственных средств, их сертификации и таможенного оформления в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2  Начальник отдела обеспечения поставок несет ответственность за риски по вопросам организации лицензирования ввоза/вывоза лекарственных средств, их сертификации и таможенному оформлению, возникающие в сфере компетенции Отдела обеспечения поставок

положение об отделе закупокотдел обеспечения

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1