Положение об отделе закупок

Положение об отделе закупок

1  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела закупок ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.

1.1.2  Отдел закупок является структурным подразделением в составе Департамента закупок ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по закупке лекарственных препаратов у поставщиков нерезидентов и резидентов РФ.

1.1.3  В своей деятельности Отдел закупок руководствуется:

-  законодательством Российской Федерации,

-  Трудовым Кодексом РФ,

-  Уставом ООО "ХХХ",

-  Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П. HR-445.04 от 22.06.2004 г.),

-  Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.),

-  Положением «Об отделе закупок ООО "ХХХ".

1.1.4  Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5  Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1.  Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);

2.  Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);

3.  Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);

4.  Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;

5.  Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (П. DS-517.07 от 10.01.2007 г.);

1.3  Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

ГЛС – готовые лекарственные средства

ОЗ - Отдел Закупок

Поставщик – юридическое лицо, осуществляющее снабжение ООО "ХХХ" товаром для дистрибуции.

ТЭО – технико-экономическое обоснование

2  Создание и ликвидация

2.1  Отдел закупок создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2  Организационная структура Отдела закупок согласовывается с Начальником департамента закупок, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Отдела закупок или Начальником Департамента закупок.

2.3  Штатное расписание Отдела закупок согласовывается с Начальником Департамента закупок, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником отдела закупок или Начальником Департамента закупок.

2.4  Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела закупок, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры Закупок согласовываются с Начальником департамента закупок, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником отдела закупок.

3  Организационная структура

3.1  Организационная структура Отдела закупок построена по линейно-функциональному принципу.

3.2  Организационно-функциональная структура Отдела закупок приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела закупок». Деятельность структурных подразделений в составе Отдела закупок регламентируется соответствующими Положениями: Положением «Об Отделе закупок ООО "ХХХ".

3.3  Руководит Отделом закупок Начальник отдела, деятельность которого регламентируется «Положением о Начальнике Отдела закупок».

3.4  В непосредственном подчинении у Начальника отдела закупок находятся

- Управляющий закупками лекарственных средств;

- Руководители групп отдела закупок;

3.5  Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела закупок определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".

4  Цели

4.1 Главная цель Отдела закупок - Построение и развитие наиболее выгодных на фармацевтическом рынке партнерских отношений ООО "ХХХ" с поставщиками, обеспечивающих, достижение плановых значений по выручке от реализации по отгрузке и чистой прибыли ООО "ХХХ".

4.2 Подцелями Отдела закупок являются:

4.2.1 Развитие отношений с поставщиками.

4.2.2 Определение контрактных условий, заключение договоров на поставку товара для дистрибуции.

4.2.3. Организация и управление процессом бесперебойного обеспечения товаром для дистрибуции.

4.2.4. Управление кредиторской задолженностью поставщиков.

4.2.5. Выполнение планов по величине и структуре дополнительных скидок от поставщиков.

5  Функции

Функции, выполняемые Отделом закупок приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела закупок».

6  Взаимодействия

6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

6.1.1 Взаимодействие с Отделом Товарного обеспечения

6.1.1.1 по вопросам получения:

- Данных по состоянию складских запасов по фирме в целом, с разбивкой по филиалам.

- Данных о выполнении планов компании.

- Расчетные данные для размещения заказов у поставщиков.

6.1.1.2 по вопросам предоставления:

- Информации о проблемах с поставками препаратов.

6.1.2. Взаимодействие с Отделом складского хозяйства

6.1.2.1 по вопросам получения:

-  Информации о проблематике при приемке грузов от поставщиков.

-  Данных по состоянию товарных остатков несоответствующего товара на складах ООО "ХХХ".

6.1.2.2 по вопросам представления:

- Информации и документов для осуществления приемки товаров от поставщиков на склад ООО "ХХХ".

6.1.3.Взаимодействия с Отделом финансового учета

6.1.3.1 по вопросам получения:

- Данных для проведения сверки с поставщиками.

- Подтверждения данных для начисления заработной платы по закрепленным показателям

6.1.4 Взаимодействия с Отделом Казначейства

6.1.4.2. по вопросам предоставления:

- Перспективных и текущих финансовых планов, бюджетов денежных средств.

6.1.5. Взаимодействия с Отделом управленческой отчетности и анализа

- по вопросам показателей доходности по производителям и по препаратам в запрашиваемом периоде.

6.1.6. Взаимодействия с Отделом управления ценообразованием и сбытовыми моделями

6.1.6.1. по вопросам получения:

- Данных о соотношении цен с основными конкурентами.

- Данных о готовящихся совместных акциях по поставщикам и итогов проведенных акций.

6.1.6.2 по вопросам предоставления:

- Данных о компенсациях проведенных маркетинговых акций с поставщиками.

6.1.7. Взаимодействия с Отделом обеспечения операционной деятельности

6.1.7.1. по вопросам получения:

- Данных о товаре с истекающим сроком годности.

6.1.8.2 Взаимодействия со Службой планирования и анализа Департамента закупок,

- Расчет экономической целесообразности операций с поставщиком.

6.1.9. Взаимодействия с отделом обеспечения поставок

6.1.9.1. по вопросам получения:

- Информации о ходе и проблематике таможенного оформления и сертификации

- Информации о ходе и проблематике обеспечения контрактов лицензиями на ввоз.

6.1.9.2 по вопросам предоставления:

-  Данных для обеспечения контрактов лицензиями на ввоз.

-  Документов и решений, необходимых для таможенного оформления и сертификации.

6.2 Взаимодействие с внешними компаниями

6.2.1 Взаимодействие Отдела закупок с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

6.2.1.1. Договор, заключаемый с поставщиком.

6.2.1.2. Гражданский кодекс, законодательные акты РФ.

6.2.2 Взаимодействие с Компаниями-поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения (закрепленными за отделом) по вопросам получения:

6.2.2.1 Товара, на основе размещенных заказов.

6.2.2.2 Разрешения конфликтных ситуаций.

6.2.2.3. Дополнительных скидок.

6.2.2.4. Коммерческих условий.

6.2.3 Взаимодействие с Компаниями-поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения (закрепленными за отделом) по вопросам предоставления:

6.2.3.1 Информации о результатах реализации продукции.

6.2.3.2 Перечисления денежных средств, в соответствии с условиями заключенного договора.

6.2.3.3 Недостающих документов на товар или финансовых сверок.

6.2.4. При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4 и 5 настоящего Положения, связаных с вопросами следующего характера:

1.  Стратегические вопросы;

2.  Вопросы методологического характера;

3.  Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);

4.  Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);

5.  Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;

6.  Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;

7.  Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Отделом закупок, Начальник отдела закупок имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».

В компетенцию Начальника Отдела закупок входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.

7  Планирование деятельности Подразделения

7.1  Планирование деятельности Отдела закупок осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".

7.2  Стратегические цели Отдела закупок на год устанавливаются Начальником Департамента закупок и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

8  Отчетность по работе Подразделения

8.1  Отчетность Отдела закупок ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2  По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник Отдела закупок представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела закупок и достижении стратегических целей.

8.3  По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела закупок Начальник отдела закупок предоставляет отчет Начальнику Департамента закупок.

8.4  Отчетные и аналитические материалы Отдела закупок могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником департамента закупок или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

9  Ключевые показатели деятельности

9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела закупок, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности отдела закупок».

9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела закупок в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах ООО "ХХХ". Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.

10  Права и полномочия

Отдел закупок наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела закупок осуществляет Начальник Отдела закупок.

Функции, права и полномочия Начальника отдела закупок приведены в Положении о Начальнике отдела закупок.

11  Ответственность

11.1  Начальник отдела закупок несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сегмента закупки в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2  Начальник Отдела закупок несет ответственность за риски в сфере взаимоотношений с поставщиками, возникающие в сфере компетенции Отдела закупок.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1