Положение об отделе закупок
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела закупок ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.
1.1.2 Отдел закупок является структурным подразделением в составе Департамента закупок ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по закупке лекарственных препаратов у поставщиков нерезидентов и резидентов РФ.
1.1.3 В своей деятельности Отдел закупок руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П. HR-445.04 от 22.06.2004 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.),
- Положением «Об отделе закупок ООО "ХХХ".
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (П. DS-517.07 от 10.01.2007 г.);
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ГЛС – готовые лекарственные средства
ОЗ - Отдел Закупок
Поставщик – юридическое лицо, осуществляющее снабжение ООО "ХХХ" товаром для дистрибуции.
ТЭО – технико-экономическое обоснование
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел закупок создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Отдела закупок согласовывается с Начальником департамента закупок, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Отдела закупок или Начальником Департамента закупок.
2.3 Штатное расписание Отдела закупок согласовывается с Начальником Департамента закупок, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником отдела закупок или Начальником Департамента закупок.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела закупок, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры Закупок согласовываются с Начальником департамента закупок, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником отдела закупок.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела закупок построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Отдела закупок приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела закупок». Деятельность структурных подразделений в составе Отдела закупок регламентируется соответствующими Положениями: Положением «Об Отделе закупок ООО "ХХХ".
3.3 Руководит Отделом закупок Начальник отдела, деятельность которого регламентируется «Положением о Начальнике Отдела закупок».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника отдела закупок находятся
- Управляющий закупками лекарственных средств;
- Руководители групп отдела закупок;
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела закупок определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цели
4.1 Главная цель Отдела закупок - Построение и развитие наиболее выгодных на фармацевтическом рынке партнерских отношений ООО "ХХХ" с поставщиками, обеспечивающих, достижение плановых значений по выручке от реализации по отгрузке и чистой прибыли ООО "ХХХ".
4.2 Подцелями Отдела закупок являются:
4.2.1 Развитие отношений с поставщиками.
4.2.2 Определение контрактных условий, заключение договоров на поставку товара для дистрибуции.
4.2.3. Организация и управление процессом бесперебойного обеспечения товаром для дистрибуции.
4.2.4. Управление кредиторской задолженностью поставщиков.
4.2.5. Выполнение планов по величине и структуре дополнительных скидок от поставщиков.
5 Функции
Функции, выполняемые Отделом закупок приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела закупок».
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие с Отделом Товарного обеспечения
6.1.1.1 по вопросам получения:
- Данных по состоянию складских запасов по фирме в целом, с разбивкой по филиалам.
- Данных о выполнении планов компании.
- Расчетные данные для размещения заказов у поставщиков.
6.1.1.2 по вопросам предоставления:
- Информации о проблемах с поставками препаратов.
6.1.2. Взаимодействие с Отделом складского хозяйства
6.1.2.1 по вопросам получения:
- Информации о проблематике при приемке грузов от поставщиков.
- Данных по состоянию товарных остатков несоответствующего товара на складах ООО "ХХХ".
6.1.2.2 по вопросам представления:
- Информации и документов для осуществления приемки товаров от поставщиков на склад ООО "ХХХ".
6.1.3.Взаимодействия с Отделом финансового учета
6.1.3.1 по вопросам получения:
- Данных для проведения сверки с поставщиками.
- Подтверждения данных для начисления заработной платы по закрепленным показателям
6.1.4 Взаимодействия с Отделом Казначейства
6.1.4.2. по вопросам предоставления:
- Перспективных и текущих финансовых планов, бюджетов денежных средств.
6.1.5. Взаимодействия с Отделом управленческой отчетности и анализа
- по вопросам показателей доходности по производителям и по препаратам в запрашиваемом периоде.
6.1.6. Взаимодействия с Отделом управления ценообразованием и сбытовыми моделями
6.1.6.1. по вопросам получения:
- Данных о соотношении цен с основными конкурентами.
- Данных о готовящихся совместных акциях по поставщикам и итогов проведенных акций.
6.1.6.2 по вопросам предоставления:
- Данных о компенсациях проведенных маркетинговых акций с поставщиками.
6.1.7. Взаимодействия с Отделом обеспечения операционной деятельности
6.1.7.1. по вопросам получения:
- Данных о товаре с истекающим сроком годности.
6.1.8.2 Взаимодействия со Службой планирования и анализа Департамента закупок,
- Расчет экономической целесообразности операций с поставщиком.
6.1.9. Взаимодействия с отделом обеспечения поставок
6.1.9.1. по вопросам получения:
- Информации о ходе и проблематике таможенного оформления и сертификации
- Информации о ходе и проблематике обеспечения контрактов лицензиями на ввоз.
6.1.9.2 по вопросам предоставления:
- Данных для обеспечения контрактов лицензиями на ввоз.
- Документов и решений, необходимых для таможенного оформления и сертификации.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Взаимодействие Отдела закупок с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.2.1.1. Договор, заключаемый с поставщиком.
6.2.1.2. Гражданский кодекс, законодательные акты РФ.
6.2.2 Взаимодействие с Компаниями-поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения (закрепленными за отделом) по вопросам получения:
6.2.2.1 Товара, на основе размещенных заказов.
6.2.2.2 Разрешения конфликтных ситуаций.
6.2.2.3. Дополнительных скидок.
6.2.2.4. Коммерческих условий.
6.2.3 Взаимодействие с Компаниями-поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения (закрепленными за отделом) по вопросам предоставления:
6.2.3.1 Информации о результатах реализации продукции.
6.2.3.2 Перечисления денежных средств, в соответствии с условиями заключенного договора.
6.2.3.3 Недостающих документов на товар или финансовых сверок.
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Отделом закупок, Начальник отдела закупок имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Отдела закупок входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела закупок осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела закупок на год устанавливаются Начальником Департамента закупок и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела закупок ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник Отдела закупок представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела закупок и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела закупок Начальник отдела закупок предоставляет отчет Начальнику Департамента закупок.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела закупок могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником департамента закупок или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела закупок, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности отдела закупок».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела закупок в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах ООО "ХХХ". Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
Отдел закупок наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела закупок осуществляет Начальник Отдела закупок.
Функции, права и полномочия Начальника отдела закупок приведены в Положении о Начальнике отдела закупок.
11 Ответственность
11.1 Начальник отдела закупок несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сегмента закупки в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Отдела закупок несет ответственность за риски в сфере взаимоотношений с поставщиками, возникающие в сфере компетенции Отдела закупок.