Положение об отделе центральный склад
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела Центральный склад ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"».
1.1.2 Отдел Центральный склад является структурным подразделением в составе Департамента товарных операций ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по своевременному и качественному обеспечению сбытовых программ Компании (прием, хранение, комиссионирование, комплектация и передача скомплектованного товара).
1.1.3 В своей деятельности Отдел Центральный склад руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2005 г.),
- Постановлением Правительства РФ от 05.04.1999 № 387 "О лицензировании фармацевтической деятельности и оптовой торговли лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения",
- Приказом Минздрава СССР от 30.12.1976 № 1255 "Об утверждении номенклатуры должностей фармацевтических работников и положений об отдельных учреждениях и должностях работников аптечных учреждений",
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.),
- настоящим Положением.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00).
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция».
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
АОМ – аптечный отдел «Москва»;
АОП – аптечный отдел «Подмосковье»;
ТЭО – технико-экономическое обоснование;
ОРС – отдел региональных складов;
ГАО – группа анализа и отчетности;
ГРСФ – группа развития складов филиалов;
ДТО – департамент товарных операций;
ФД – финансовый департамент;
ДПр. – департамент продаж;
ДМ – департамент маркетинга;
ДПерс. – департамент персонала;
ДИТ – департамент информационных технологий;
ДИ – департамент инфраструктуры;
ДФЭП – дополнительные финансово-экономические показатели,
КПД – ключевые показатели деятельности;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
ОЦС – Отдел Центральный склад.
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел Центральный склад создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура Отдела Центральный склад согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОЦС или Начальником ДТО.
2.3 Штатное расписание Отдела Центральный склад согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОЦС или Начальником ДТО.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела Центральный склад, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела Центральный склад согласовываются с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОЦС.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела Центральный склад построена по функциональному принципу.
3.2 В состав Отдела Центральный склад входят следующие подразделения:
- Группа складской логистики;
- Группа обеспечения оперативного управления;
- Техническая служба;
- Служба качества;
- Склад медицинской техники;
- Аптечный склад;
- Распределительный центр;
- Подотдел приемки;
- Подотдел хранения и комиссионирования;
- Подотдел розничного комиссионирования;
- Подотдел комплектации;
- Подотдел экспедиции.
3.3 Руководит Отделом Центральный склад Начальник ОЦС, деятельность которого регламентируется Положением о Начальнике ОЦС.
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника ОЦС находятся:
- Заместитель Начальника ОЦС;
- Начальник группы складской логистики;
- Начальник технической службы;
- Начальник службы качества;
- Начальники смен;
- Заведующий складом медицинской техники;
- Заведующий аптечным складом;
- Заведующий подотделом экспедиции – фармацевт;
- Начальник подотдела приемки;
- Начальник подотдела хранения и комиссионирования;
- Начальник подотдела розничного комиссионирования;
- Начальник подотдела комплектации.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела Центральный склад определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель Отдела Центральный склад - своевременное и качественное обеспечение сбытовых программ Компании (прием, хранение, комиссионирование, комплектация и передача скомплектованного товара) на высоком технологическом и нормативном уровне.
4.2 Задачами Отдела Центральный склад являются:
4.2.1 Обеспечение приема партий лекарственных средств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции в соответствии с внутренними регламентирующими документами и ведение первичного учета товара;
4.2.2 Обеспечение своевременного набора заказов всех типов клиентов и потребителей в соответствии с действующими регламентирующими документами. Организация хранения товара на требуемом нормативном уровне;
4.2.3 Осуществление количественного и качественного контроля и комплектации сформированных заказов в соответствии с регламентирующими документами. Обеспечение заказов товарно-сопроводительной документацией;
4.2.4 Выполнение сменного задания по складским операциям грузообработки товара;
4.2.5 Ресурсное обеспечение ОЦС. Набор и обучение сотрудников;
4.2.6 Обеспечение бесперебойной работы складской техники на всех участках склада;
4.2.7 Обеспечение учета товара на требуемом нормативном уровне;
4.2.8 Организация контроля за соблюдением технологической дисциплины в ОЦС. Выявление организационных и технологических проблем и контроль за их исправлением;
4.2.9 Развитие внутрискладской логистики ОЦС с целью повышения эффективности и результативности операций по складской грузопереработке.
5 Функции
5.1 Отдел Центральный склад выполняет следующие функции:
5.1.1 Прием товара по количеству и качеству в соответствии с регламентирующими документами в плановом объеме. Прием и оформление возвратов от всех категорий клиентов.
5.1.2 Формирование единиц хранения, отбор образцов на анализ, размещение товара на стеллажах и обеспечение условий хранения в соответствии с требованиями нормативных документов МЗ РФ и внутренних регламентирующих документов Компании.
5.1.3 Перемещение товара между стеллажами с целью оптимизации его размещения на хранение.
5.1.4 Обеспечение достаточным товарным запасом линий коробочного и розничного комиссионирования (перемещение и подвоз товара).
5.1.5 Набор заказов всех типов клиентов с линий паллетного хранения, коробочного и розничного комиссионирования в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.
5.1.6 Осуществление количественного и качественного контроля сформированных заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме. Упаковка розничных заказов. Комплектация заказов с линий комиссионирования по клиентам. Выдача готовых заказов клиентам типа «самовывоз».
5.1.7. Обеспечение товара сопроводительной документацией и комплектом копий сертификатов, в том числе на CD-ROM.
5.1.8 Обеспечение своевременной отгрузки заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.
5.1.9 Подготовка заказов к транспортировке: сортировка, упаковка, пластификация и размещение в зонах доставки на стеллажах.
5.1.10 Своевременное и точное отражение данных о движении товара в учетных системах в соответствии с регламентирующими документами. Контроль соответствия движения товара первичным документам.
5.1.11 Организация, проведение оперативных и плановых инвентаризаций товара на складах. Приведение в соответствие данных электронного учета товара.
5.1.12 Организация разбора претензий всех типов клиентов с целью разработки комплекса профилактических мероприятий и осуществление контроля за их исполнением.
5.1.13 Разработка и осуществление мероприятий по уменьшению количества ошибок в работе склада, по улучшению качества обслуживания клиентов и увеличению объема оказываемых услуг.
5.1.14 Проведение контрольных проверок исполнения регламентирующих документов.
5.1.15 Перспективное и оперативное планирование, организация, управление и контроль мероприятий по оптимизации существующих технологий. Внедрение передовых технологий в складской логистике.
5.1.16 Формирование показателей товародвижения и разработка форм отчетности. Подготовка плановых и оперативных отчетов о результатах работы отдела.
5.1.17 Планирование расходов и формирование бюджета отдела. Определение плановой потребности в средствах на расходные материалы для обеспечения складских технологий.
5.1.18 Совместно с СП ДТО организация обучения и повышения квалификации персонала складов Компании на базе складского комплекса «Медведково».
5.1.19 Реализация требований по противопожарной безопасности, охране труда и гражданской обороне в подведомственных помещениях.
5.1.20 Функции подотдела приемки:
· прием партий лекарственных средств;
· прием изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции и лечебной косметики в соответствии с внутренними регламентирующими документами;
· ведение первичного учета товара.
5.1.21 Функции подотдела хранения и комиссионирования:
· своевременный и качественный прием вновь поступившего товара;
· постановка товара на хранение согласно регламента;
· своевременный подвоз товара для набора оптом и в розницу;
· выполнение регламента по набору товара на складах, обслуживаемых подотделом.
5.1.22 Функции подотдела розничного комиссионирования:
· прием на хранение товара из подотдела приемки и подотдела хранения и комиссионирования;
· хранение товара в соответствии с требованиями нормативной документации;
· набор заказов всех типов клиентов и потребителей;
· осуществление количественного и качественного контроля упаковки заказов набираемых на АУРК;
· организация транспортировки собранных заказов вне АУРК в зону контроля.
5.1.23 Функции подотдела комплектации:
· предоставление клиентам скомплектованных заказов;
· подготовка полного пакета необходимой товаросопроводительной документации.
5.1.24 Функции Службы качества:
· организация контроля и контроль показателей качества работы ОЦС;
· проведение контрольных проверок качества работы ОЦС;
· инициация мероприятий по улучшению качественных показателей деятельности ОЦС;
· своевременное и полное информирование руководства ОЦС о качестве работы отдела;
· своевременное списание и утилизация несоответствующего товара;
· отработка претензий с учетом регламента;
· выполнение операций по установке и снятию признака «брак серии»;
· работа с несоответствующей медицинской аппаратурой, поступающей в ГП от клиентов и филиалов.
5.1.25 Функции технической службы:
· выполнение планово-предупредительного ремонта всего парка погрузочно-разгрузочной техники ОЦС;
· своевременное обслуживание и ремонт производственного оборудования ОЦС;
· своевременная замена (модернизация) оборудования;
· осуществление монтажных и пуско-наладочных работ;
· своевременная закупка запасных частей и расходных материалов.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие с Отделом обеспечения поставок по вопросам:
- получения информации о нормативных документах, регулирующих обращение сертификатов в РФ;
- прогноза поставок товара на неделю с суточной разбивкой;
- предоставления информации о товаре и расхождениях в приёмных актах полученных логистическими партнёрами ООО "ХХХ";
- предоставления информации по некорректному заведению сопроводительных документов в сертификатную базу и по документам, которые необходимо получить от поставщиков товара;
- предоставления заполненных приёмных актов.
6.1.2 Взаимодействие с Отделом доставки по вопросам:
- получения информации о графике подачи автотранспорта под загрузку;
- получения возвратов по всем типам клиентов, кроме «самовывоз»;
- прогноз предполагаемого объёма на суточную отгрузку;
- предоставления готовых заказов всех типов клиентов с разрешительной и сопроводительной документацией.
6.1.3 Взаимодействие с Департаментом бюджетных продаж по вопросам:
- получения заявки по заказам клиентов;
- получения обратной связи от клиентов по качеству предоставленных услуг;
- предоставления информации по результатам разбора претензий от клиентов.
6.1.4 Взаимодействие с АОМ и АОП по вопросам:
- получения заявки по заказам клиентов;
- получения обратной связи от клиентов по качеству предоставленных услуг;
- предоставление информации по результатам разбора претензий от клиентов.
6.1.5 Взаимодействие с Отделом обслуживания покупателей ДПр. по вопросам:
- получения информации по изменению сбытовых программ Компании;
- получения требований к конечному продукту, предлагаемому на фармацевтическом рынке ООО "ХХХ";
- получения претензий от клиентов;
- предоставления данных по мониторингу результатов обработки претензий.
6.1.6 Взаимодействие с Департаментом информационных технологий по вопросам:
- получения комплекса услуг по обеспечению бесперебойной работы, ремонта, технического обслуживания и своевременной замены компьютерной техники, средств связи и круглосуточной поддержки работоспособности программного обеспечения;
- инсталляции и администрирования программных пакетов, изменения и разработки нового программного обеспечения;
- получения обратной связи по качеству потребляемых услуг.
6.1.7 Взаимодействие с Департаментом маркетинга по вопросам:
- получения информации по ассортименту товара, хранящегося на складах;
- предоставления информации по контролю за сроками годности препаратов.
6.1.8 Взаимодействие с Отделом логистики Департамента закупок по вопросам:
- получения информации для организации логистических схем взаимодействия складов ООО "ХХХ", планирования объемов поставок/отгрузок;
- получения заявок по заказам филиалов;
- предоставления результатов мониторинга состояния складов (приход, расход, свободные места).
6.1.9 Взаимодействие с Отделом складских технологий по вопросу получения информации по разработке и участию в совместных проектах по развитию, оптимизации и описанию технологических процессов.
6.1.10 Взаимодействие с Отделом управления инфраструктурой ДИ по вопросам:
- получения комплекса услуг по материально-техническому обеспечению работы управления складского хозяйства, включая:
А) приобретение складского оборудования, мебели, расходных материалов и. т.п;
Б) уборку, поддержание чистоты и порядка в складских помещениях.
6.1.11 Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам:
- комплекса услуг по финансовому обеспечению деятельности ОЦС;
- предоставления информации для расчёта мотивации персонала ОЦС;
- предоставления необходимой документации для оплаты счетов на поставку оборудования, запасных частей для оборудования и расходных материалов для оборудования.
6.1.12 Взаимодействие с Региональными управлениями Департамента продаж по вопросам:
- получения информации для координации действий ОЦС и филиалов Компании;
- предоставления информации по результатам разбора претензий от клиентов.
6.1.13 Взаимодействие со Службой персонала ДТО по вопросам:
- комплекса услуг связанных с вопросами найма, учета и оформления сотрудников;
- получения направлений и тематики обучения и повышения квалификации, как сотрудниками службы персонала, так и с привлечением внешних организаций;
- предоставления заявок на подбор специалистов;
- предоставления списков сотрудников ОЦС, для прохождения обучения и повышения квалификации;
- предоставления списков сотрудников для включения в кадровый резерв.
6.1.14 Взаимодействие с Отделом безопасности по вопросам:
- получения разрешений для доступа на склады, разрешения на вынос товарно-материальных ценностей с территории складов;
- предоставления информации по внутреннему режиму работы ОЦС;
- обеспечение сохранности ТМЦ.
6.1.15 Взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам:
- получения юридических консультаций и поддержки в рамках проектной работы ОЦС и согласования нормативной документации;
- предоставления документов, нуждающихся в юридической экспертизе;
- предоставления договоров с контрагентами на поставку оборудования для согласования.
6.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.2.1 Взаимодействие с ООО «ТС Транссервис» по вопросам:
- комплекса услуг по таможенному оформлению медикаментов, оборудования и запасных частей для оборудования;
- предоставления пакета документов, необходимых для таможенного оформления по требованию представителей ООО «ТС Транссервис».
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Деятельность Отдела Центральный склад осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела Центральный склад на год устанавливаются Начальником ОЦС, согласовываются с Первым заместителем генерального директора и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОЦС представляет Первому Заместителю Генерального Директора и Генеральному Директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела Центральный склад и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела Центральный склад Начальник ОЦС предоставляет отчет Начальнику ДТО.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела Центральный склад могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОЦС или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела Центральный склад, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Производительность труда (количество позиций на одного человека);
9.1.2 Время обработки партий;
9.1.3 Качество обслуживания клиентов (доля заказов без брака);
9.1.4 Состояние учета товара;
9.1.5 Грузопоток на одного сотрудника в месяц (м3);
9.1.6 Количество набираемых позиций на одного сотрудника (в сутки);
9.1.7 Количество набираемых упаковок на розничной линии набора на одного сотрудника (в сутки);
9.1.8 Коэффициент заполнения объема склада «Медведково»;
9.1.9 Коэффициент заполнения объема арендуемых складов ГП;
9.1.10 Оборачиваемость товара на 1 м2 складской площади по ОЦС;
9.1.11 Доля заказов без рекламаций;
9.1.12 Эффективность использования складских помещений.
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела Центральный склад в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права
Отдел Центральный склад наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела Центральный склад осуществляет Начальник ОЦС:
10.1 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения по совершенствованию деятельности ОЦС и его структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития ОЦС, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства ДТО, касающимися деятельности Отдела Центральный склад, а также оценкой эффективности работы Отдела Центральный склад.
10.4 Получает от руководства ДТО информацию, касающуюся Отдела Центральный склад деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела Центральный склад.
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела Центральный склад.
10.7 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.8 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела Центральный склад.
10.9 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.10 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
11.1 Начальник ОЦС несет ответственность перед Генеральным Директором ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ"» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части своевременного и качественного обеспечения сбытовых программ Компании (приема, хранения, комиссионирования, комплектации и передачи скомплектованного товара) в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
Поделиться
