Положение об отделе центральный склад

Положение об отделе центральный склад

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела Центральный склад ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"».

1.1.2 Отдел Центральный склад является структурным подразделением в составе Департамента товарных операций ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по своевременному и качественному обеспечению сбытовых программ Компании (прием, хранение, комиссионирование, комплектация и передача скомплектованного товара).

1.1.3 В своей деятельности Отдел Центральный склад руководствуется:

-  законодательством Российской Федерации,

-  Трудовым Кодексом РФ,

-  Уставом ООО "ХХХ",

-  Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2005 г.),

-  Постановлением Правительства РФ от 05.04.1999 № 387 "О лицензировании фармацевтической деятельности и оптовой торговли лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения",

-  Приказом Минздрава СССР от 30.12.1976 № 1255 "Об утверждении номенклатуры должностей фармацевтических работников и положений об отдельных учреждениях и должностях работников аптечных учреждений",

-  Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.),

-  настоящим Положением.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00).

2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).

3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция».

1.3 Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

АОМ – аптечный отдел «Москва»;

АОП – аптечный отдел «Подмосковье»;

ТЭО – технико-экономическое обоснование;

ОРС – отдел региональных складов;

ГАО – группа анализа и отчетности;

ГРСФ – группа развития складов филиалов;

ДТО – департамент товарных операций;

ФД – финансовый департамент;

ДПр. – департамент продаж;

ДМ – департамент маркетинга;

ДПерс. – департамент персонала;

ДИТ – департамент информационных технологий;

ДИ – департамент инфраструктуры;

ДФЭП – дополнительные финансово-экономические показатели,

КПД – ключевые показатели деятельности;

ТМЦ – товарно-материальные ценности;

ОЦС – Отдел Центральный склад.

2 Создание и ликвидация

2.1 Отдел Центральный склад создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».

2.2 Организационная структура Отдела Центральный склад согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОЦС или Начальником ДТО.

2.3 Штатное расписание Отдела Центральный склад согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОЦС или Начальником ДТО.

2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела Центральный склад, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела Центральный склад согласовываются с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОЦС.

3 Организационная структура

3.1 Организационная структура Отдела Центральный склад построена по функциональному принципу.

3.2 В состав Отдела Центральный склад входят следующие подразделения:

-  Группа складской логистики;

-  Группа обеспечения оперативного управления;

-  Техническая служба;

-  Служба качества;

-  Склад медицинской техники;

-  Аптечный склад;

-  Распределительный центр;

-  Подотдел приемки;

-  Подотдел хранения и комиссионирования;

-  Подотдел розничного комиссионирования;

-  Подотдел комплектации;

-  Подотдел экспедиции.

3.3 Руководит Отделом Центральный склад Начальник ОЦС, деятельность которого регламентируется Положением о Начальнике ОЦС.

3.4 В непосредственном подчинении у Начальника ОЦС находятся:

-  Заместитель Начальника ОЦС;

-  Начальник группы складской логистики;

-  Начальник технической службы;

-  Начальник службы качества;

-  Начальники смен;

-  Заведующий складом медицинской техники;

-  Заведующий аптечным складом;

-  Заведующий подотделом экспедиции – фармацевт;

-  Начальник подотдела приемки;

-  Начальник подотдела хранения и комиссионирования;

-  Начальник подотдела розничного комиссионирования;

-  Начальник подотдела комплектации.

3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела Центральный склад определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ".

4 Цель и задачи

4.1 Главная цель Отдела Центральный склад - своевременное и качественное обеспечение сбытовых программ Компании (прием, хранение, комиссионирование, комплектация и передача скомплектованного товара) на высоком технологическом и нормативном уровне.

4.2 Задачами Отдела Центральный склад являются:

4.2.1 Обеспечение приема партий лекарственных средств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции в соответствии с внутренними регламентирующими документами и ведение первичного учета товара;

4.2.2 Обеспечение своевременного набора заказов всех типов клиентов и потребителей в соответствии с действующими регламентирующими документами. Организация хранения товара на требуемом нормативном уровне;

4.2.3 Осуществление количественного и качественного контроля и комплектации сформированных заказов в соответствии с регламентирующими документами. Обеспечение заказов товарно-сопроводительной документацией;

4.2.4 Выполнение сменного задания по складским операциям грузообработки товара;

4.2.5 Ресурсное обеспечение ОЦС. Набор и обучение сотрудников;

4.2.6 Обеспечение бесперебойной работы складской техники на всех участках склада;

4.2.7 Обеспечение учета товара на требуемом нормативном уровне;

4.2.8 Организация контроля за соблюдением технологической дисциплины в ОЦС. Выявление организационных и технологических проблем и контроль за их исправлением;

4.2.9 Развитие внутрискладской логистики ОЦС с целью повышения эффективности и результативности операций по складской грузопереработке.

5 Функции

5.1 Отдел Центральный склад выполняет следующие функции:

5.1.1 Прием товара по количеству и качеству в соответствии с регламентирующими документами в плановом объеме. Прием и оформление возвратов от всех категорий клиентов.

5.1.2 Формирование единиц хранения, отбор образцов на анализ, размещение товара на стеллажах и обеспечение условий хранения в соответствии с требованиями нормативных документов МЗ РФ и внутренних регламентирующих документов Компании.

5.1.3 Перемещение товара между стеллажами с целью оптимизации его размещения на хранение.

5.1.4 Обеспечение достаточным товарным запасом линий коробочного и розничного комиссионирования (перемещение и подвоз товара).

5.1.5 Набор заказов всех типов клиентов с линий паллетного хранения, коробочного и розничного комиссионирования в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.

5.1.6 Осуществление количественного и качественного контроля сформированных заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме. Упаковка розничных заказов. Комплектация заказов с линий комиссионирования по клиентам. Выдача готовых заказов клиентам типа «самовывоз».

5.1.7. Обеспечение товара сопроводительной документацией и комплектом копий сертификатов, в том числе на CD-ROM.

5.1.8 Обеспечение своевременной отгрузки заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.

5.1.9 Подготовка заказов к транспортировке: сортировка, упаковка, пластификация и размещение в зонах доставки на стеллажах.

5.1.10 Своевременное и точное отражение данных о движении товара в учетных системах в соответствии с регламентирующими документами. Контроль соответствия движения товара первичным документам.

5.1.11 Организация, проведение оперативных и плановых инвентаризаций товара на складах. Приведение в соответствие данных электронного учета товара.

5.1.12 Организация разбора претензий всех типов клиентов с целью разработки комплекса профилактических мероприятий и осуществление контроля за их исполнением.

5.1.13 Разработка и осуществление мероприятий по уменьшению количества ошибок в работе склада, по улучшению качества обслуживания клиентов и увеличению объема оказываемых услуг.

5.1.14 Проведение контрольных проверок исполнения регламентирующих документов.

5.1.15 Перспективное и оперативное планирование, организация, управление и контроль мероприятий по оптимизации существующих технологий. Внедрение передовых технологий в складской логистике.

5.1.16 Формирование показателей товародвижения и разработка форм отчетности. Подготовка плановых и оперативных отчетов о результатах работы отдела.

5.1.17 Планирование расходов и формирование бюджета отдела. Определение плановой потребности в средствах на расходные материалы для обеспечения складских технологий.

5.1.18 Совместно с СП ДТО организация обучения и повышения квалификации персонала складов Компании на базе складского комплекса «Медведково».

5.1.19 Реализация требований по противопожарной безопасности, охране труда и гражданской обороне в подведомственных помещениях.

5.1.20 Функции подотдела приемки:

·  прием партий лекарственных средств;

·  прием изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции и лечебной косметики в соответствии с внутренними регламентирующими документами;

·  ведение первичного учета товара.

5.1.21 Функции подотдела хранения и комиссионирования:

·  своевременный и качественный прием вновь поступившего товара;

·  постановка товара на хранение согласно регламента;

·  своевременный подвоз товара для набора оптом и в розницу;

·  выполнение регламента по набору товара на складах, обслуживаемых подотделом.

5.1.22 Функции подотдела розничного комиссионирования:

·  прием на хранение товара из подотдела приемки и подотдела хранения и комиссионирования;

·  хранение товара в соответствии с требованиями нормативной документации;

·  набор заказов всех типов клиентов и потребителей;

·  осуществление количественного и качественного контроля упаковки заказов набираемых на АУРК;

·  организация транспортировки собранных заказов вне АУРК в зону контроля.

5.1.23 Функции подотдела комплектации:

·  предоставление клиентам скомплектованных заказов;

·  подготовка полного пакета необходимой товаросопроводительной документации.

5.1.24 Функции Службы качества:

·  организация контроля и контроль показателей качества работы ОЦС;

·  проведение контрольных проверок качества работы ОЦС;

·  инициация мероприятий по улучшению качественных показателей деятельности ОЦС;

·  своевременное и полное информирование руководства ОЦС о качестве работы отдела;

·  своевременное списание и утилизация несоответствующего товара;

·  отработка претензий с учетом регламента;

·  выполнение операций по установке и снятию признака «брак серии»;

·  работа с несоответствующей медицинской аппаратурой, поступающей в ГП от клиентов и филиалов.

5.1.25 Функции технической службы:

·  выполнение планово-предупредительного ремонта всего парка погрузочно-разгрузочной техники ОЦС;

·  своевременное обслуживание и ремонт производственного оборудования ОЦС;

·  своевременная замена (модернизация) оборудования;

·  осуществление монтажных и пуско-наладочных работ;

·  своевременная закупка запасных частей и расходных материалов.

6 Взаимодействия

6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

6.1.1 Взаимодействие с Отделом обеспечения поставок по вопросам:

-  получения информации о нормативных документах, регулирующих обращение сертификатов в РФ;

-  прогноза поставок товара на неделю с суточной разбивкой;

-  предоставления информации о товаре и расхождениях в приёмных актах полученных логистическими партнёрами ООО "ХХХ";

-  предоставления информации по некорректному заведению сопроводительных документов в сертификатную базу и по документам, которые необходимо получить от поставщиков товара;

-  предоставления заполненных приёмных актов.

6.1.2 Взаимодействие с Отделом доставки по вопросам:

-  получения информации о графике подачи автотранспорта под загрузку;

-  получения возвратов по всем типам клиентов, кроме «самовывоз»;

-  прогноз предполагаемого объёма на суточную отгрузку;

-  предоставления готовых заказов всех типов клиентов с разрешительной и сопроводительной документацией.

6.1.3 Взаимодействие с Департаментом бюджетных продаж по вопросам:

-  получения заявки по заказам клиентов;

-  получения обратной связи от клиентов по качеству предоставленных услуг;

-  предоставления информации по результатам разбора претензий от клиентов.

6.1.4 Взаимодействие с АОМ и АОП по вопросам:

-  получения заявки по заказам клиентов;

-  получения обратной связи от клиентов по качеству предоставленных услуг;

-  предоставление информации по результатам разбора претензий от клиентов.

6.1.5 Взаимодействие с Отделом обслуживания покупателей ДПр. по вопросам:

-  получения информации по изменению сбытовых программ Компании;

-  получения требований к конечному продукту, предлагаемому на фармацевтическом рынке ООО "ХХХ";

-  получения претензий от клиентов;

-  предоставления данных по мониторингу результатов обработки претензий.

6.1.6 Взаимодействие с Департаментом информационных технологий по вопросам:

-  получения комплекса услуг по обеспечению бесперебойной работы, ремонта, технического обслуживания и своевременной замены компьютерной техники, средств связи и круглосуточной поддержки работоспособности программного обеспечения;

-  инсталляции и администрирования программных пакетов, изменения и разработки нового программного обеспечения;

-  получения обратной связи по качеству потребляемых услуг.

6.1.7 Взаимодействие с Департаментом маркетинга по вопросам:

-  получения информации по ассортименту товара, хранящегося на складах;

-  предоставления информации по контролю за сроками годности препаратов.

6.1.8 Взаимодействие с Отделом логистики Департамента закупок по вопросам:

-  получения информации для организации логистических схем взаимодействия складов ООО "ХХХ", планирования объемов поставок/отгрузок;

-  получения заявок по заказам филиалов;

-  предоставления результатов мониторинга состояния складов (приход, расход, свободные места).

6.1.9 Взаимодействие с Отделом складских технологий по вопросу получения информации по разработке и участию в совместных проектах по развитию, оптимизации и описанию технологических процессов.

6.1.10 Взаимодействие с Отделом управления инфраструктурой ДИ по вопросам:

-  получения комплекса услуг по материально-техническому обеспечению работы управления складского хозяйства, включая:

А) приобретение складского оборудования, мебели, расходных материалов и. т.п;

Б) уборку, поддержание чистоты и порядка в складских помещениях.

6.1.11 Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам:

-  комплекса услуг по финансовому обеспечению деятельности ОЦС;

-  предоставления информации для расчёта мотивации персонала ОЦС;

-  предоставления необходимой документации для оплаты счетов на поставку оборудования, запасных частей для оборудования и расходных материалов для оборудования.

6.1.12 Взаимодействие с Региональными управлениями Департамента продаж по вопросам:

-  получения информации для координации действий ОЦС и филиалов Компании;

-  предоставления информации по результатам разбора претензий от клиентов.

6.1.13 Взаимодействие со Службой персонала ДТО по вопросам:

-  комплекса услуг связанных с вопросами найма, учета и оформления сотрудников;

-  получения направлений и тематики обучения и повышения квалификации, как сотрудниками службы персонала, так и с привлечением внешних организаций;

-  предоставления заявок на подбор специалистов;

-  предоставления списков сотрудников ОЦС, для прохождения обучения и повышения квалификации;

-  предоставления списков сотрудников для включения в кадровый резерв.

6.1.14 Взаимодействие с Отделом безопасности по вопросам:

-  получения разрешений для доступа на склады, разрешения на вынос товарно-материальных ценностей с территории складов;

-  предоставления информации по внутреннему режиму работы ОЦС;

-  обеспечение сохранности ТМЦ.

6.1.15 Взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам:

-  получения юридических консультаций и поддержки в рамках проектной работы ОЦС и согласования нормативной документации;

-  предоставления документов, нуждающихся в юридической экспертизе;

-  предоставления договоров с контрагентами на поставку оборудования для согласования.

6.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»

6.2.1 Взаимодействие с ООО «ТС Транссервис» по вопросам:

-  комплекса услуг по таможенному оформлению медикаментов, оборудования и запасных частей для оборудования;

-  предоставления пакета документов, необходимых для таможенного оформления по требованию представителей ООО «ТС Транссервис».

7 Планирование деятельности Подразделения

7.1 Деятельность Отдела Центральный склад осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".

7.2 Стратегические цели Отдела Центральный склад на год устанавливаются Начальником ОЦС, согласовываются с Первым заместителем генерального директора и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

8 Отчетность по работе Подразделения

8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОЦС представляет Первому Заместителю Генерального Директора и Генеральному Директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела Центральный склад и достижении стратегических целей.

8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела Центральный склад Начальник ОЦС предоставляет отчет Начальнику ДТО.

8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела Центральный склад могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОЦС или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

9 Ключевые показатели деятельности

9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела Центральный склад, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:

9.1.1 Производительность труда (количество позиций на одного человека);

9.1.2 Время обработки партий;

9.1.3 Качество обслуживания клиентов (доля заказов без брака);

9.1.4 Состояние учета товара;

9.1.5 Грузопоток на одного сотрудника в месяц (м3);

9.1.6 Количество набираемых позиций на одного сотрудника (в сутки);

9.1.7 Количество набираемых упаковок на розничной линии набора на одного сотрудника (в сутки);

9.1.8 Коэффициент заполнения объема склада «Медведково»;

9.1.9 Коэффициент заполнения объема арендуемых складов ГП;

9.1.10 Оборачиваемость товара на 1 м2 складской площади по ОЦС;

9.1.11 Доля заказов без рекламаций;

9.1.12 Эффективность использования складских помещений.

9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела Центральный склад в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.

10 Права

Отдел Центральный склад наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела Центральный склад осуществляет Начальник ОЦС:

10.1 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения по совершенствованию деятельности ОЦС и его структурных подразделений.

10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития ОЦС, составлении бюджета.

10.3 Знакомится с проектами решений руководства ДТО, касающимися деятельности Отдела Центральный склад, а также оценкой эффективности работы Отдела Центральный склад.

10.4 Получает от руководства ДТО информацию, касающуюся Отдела Центральный склад деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела Центральный склад.

10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.

10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела Центральный склад.

10.7 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.

10.8 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела Центральный склад.

10.9 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.

10.10 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.

11 Ответственность

11.1 Начальник ОЦС несет ответственность перед Генеральным Директором ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ"» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части своевременного и качественного обеспечения сбытовых программ Компании (приема, хранения, комиссионирования, комплектации и передачи скомплектованного товара) в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

Вид документа: 
Ключевые слова: 

Поделиться

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий