Положение об исполнительном директоре

Положение об исполнительном директоре

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Исполнительного директора, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ", «ООО "ХХХ"», Компаний сегмента «Дистрибуция», внешних компаний.

1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ" заносятся в Лист регистрации изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Устав ООО "ХХХ".

2. Положение о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (ПР. HR–445.04 от 22.06.04).

3. Положение об «ООО "ХХХ"» и дочерних (зависимых) обществах (П-37 «ООО "ХХХ"»

от 09.04.04).

1.3 Термины и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины и сокращения:

Основное общество ( «ООО "ХХХ"») – общество, которое наделено правом определять решения дочерних (и зависимых) обществ и формировать ограничения ведения ими предпринимательской деятельности.

Сегмент – совокупность дочерних и зависимых обществ «ООО "ХХХ"», объединенных по установленному Советом Директоров «ООО "ХХХ"» принципу.

Головная компания Сегмента (ГКС) – компания, реализующая отдельные функции управления для входящих в сегмент других компаний (ее дочерних (зависимых) обществ) путем централизации управления и соответствующих исполнительских ресурсов (человеческих и материальных) в ГКС. ООО "ХХХ" - головная компания сегмента «Дистрибуция».

2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности Исполнительного директора

2.1 Должность Исполнительного директора создается и ликвидируется по приказу Генерального Директора ООО "ХХХ" (далее Компании).

2.2 Исполнительный директор назначается на должность и освобождается от должности решением Генерального Директора Компании и согласовывается с Советом Директоров «ООО "ХХХ"». Представление на должность готовится Директором по персоналу Компании.

3 Место должности Исполнительного директора в организационной структуре

3.1 Исполнительный директор подчиняется непосредственно Генеральному Директору Компании.

3.2 На время своего отсутствия Исполнительный директор замещается одним из начальников департаментов, находящихся в его непосредственном подчинении.

3.3 В непосредственном подчинении Исполнительного директора находятся (Приложение Б):

- Департамент логистики;

- Департамент информационных технологий;

- Департамент инфраструктуры;

- ПГ АСМО;

- Отдел бизнес-процессов;

-  Административный отдел;

-  Помощник.

4 Задачи Исполнительного директора

Основными задачами Исполнительного директора являются:

4.1 Формирование логистической политики, технологической политики, политики информационного развития, политики развития инфраструктуры компании по сегменту «Дистрибуция» на 3 года.

4.2 Стратегическое и Оперативное планирование и управление деятельностью функционально подчиненных департаментов, отделов и групп.

4.3 Управление инвестициями в основные средства, материальные активы и технологии.

4.4 Управление закрепленными статьями бюджета Компании, основными и дополнительными ФЭП.

4.5 Управление логистической системой Компании.

4.6 Управление информационными системами и технологиями Компании.

4.7 Курирование системы управления проектами развития и временными рабочими группами

Компании.

4.8 Управление технологическим развитием, изменениями и оптимизацией бизнес – процессов Компании.

4.9 Управление документационным обеспечением и регламентацией деятельности Компании.

4.10 Управление материально-техническим обеспечением Компании.

4.11 Управление инфраструктурой Компании.

5 Функции Исполнительного директора

Исполнительный директор выполняет следующие функции:

5.1 Управление инвестициями в основные средства и технологии

5.1.1 Участие в разработке и принятии ключевых решений по инвестиционной стратегии компаний сегмента «Дистрибуция».

5.1.2 Планирование, управление и контроль инвестиций во внеоборотные активы Компании (основные средства, не материальные активы).

5.1.3 Планирование, управление и контроль инвестиций в проекты Компании, согласование ТЭО проектов Компании по сфере ответственности Исполнительного директора.

5.1.4 Оценка целесообразности и эффективности капиталовложений в развитие компаний сегмента «Дистрибуция».

5.1.5 Утверждение расходов по инвестиционным статьям Компании (в рамках установленных лимитов).

5.1.6 Утверждение и корректировка статей бюджета Компании по своей сфере ответственности.

5.2 Управление операционными расходами по статьям ответственности Исполнительного директора

5.2.1 Управление планированием расходов в рамках главного и стратегических бюджетов;

5.2.2 Организация ежемесячного анализа операционных расходов по статьям бюджета, ответственность за которые делегирована Генеральным директором Компании.

5.3. Стратегическое планирование и бюджетирование

5.3.1 Участие в работе Комитета по Стратегическому планированию, Бюджетного Комитета, Инвестиционного Комитета и иных Комитетов и органах управления компаний сегмента «Дистрибуция».

5.3.2 Участие в разработке и принятии ключевых решений по формированию Миссии и Ключевых факторов успеха компаний сегмента «Дистрибуция».

5.3.3 Разработка стратегических направлений деятельности (инициатив), необходимых для достижения базовых, фундаментальных целей деятельности компании по своей сфере ответственности, развития логистики, технологии, информационной технологии, инфраструктуры.

5.3.4 Организация Стратегического планирования функциональных подразделений (Департамента IT, Департамента логистики и Департамента инфраструктуры) на 3 года и на 1 год.

5.3.5 Принятие решений и управление ФЭП по функциональным подразделениям, утверждение планов по ФЭП.

5.3.6 Управление разработками целевых политик (стратегий) по сфере ответственности.

5.3.7 Участие в разработке (формировании) Стратегического бюджета Компании.

5.3.8 Мониторинг и контроль выполнения Стратегических планов Компании по своей сфере ответственности.

5.3.9 Информирование Правления Компании по вопросам стратегического планирования и бюджетирования по своей сфере ответственности.

5.3.10 Разработка ресурсного плана Компании, включая планы использования персонала функционально подчиненных подразделений, имущества, помещений и оборудования, план потребностей в помещениях, включая размещение и модернизацию офисно-складских помещений филиалов, и план потребностей в технологиях.

5.4 Оперативное управление подразделениями сферы ответственности Исполнительного директора

5.4.1 Управление процессами разработки, внедрения и обеспечения непрерывного совершенствования деятельности Компании в области логистики, бизнес-процессов, технологий и инфраструктуры.

5.4.2 Прогнозирование потребностей и принятие решения по развитию информационных технологий и прикладных систем, отвечающих задачам бизнеса Компании.

5.4.3 Управление проектированием и определением оптимальной структуры функционально подчиненных подразделений, складов и производственных мощностей в рамках своей сфере деятельности.

5.4.4 Управление логистическими мощностями Компании и принятие ключевых решений по вопросам функционирования подразделений.

5.4.5 Управление и принятие ключевых решений по вопросам поставки товара от поставщиков.

5.4.6 Управление товарными запасами и потоками.

5.4.7Управление и принятие ключевых решений по технологическому обеспечению и технологическому развитию группы Компаний.

5.4.8 Управление IT- обеспечением и развитием IT – инфраструктуры и архитектуры.

5.4.9 Управление документационным обеспечением деятельности компании. Осуществление корпоративной программы ведения документации в учетом стандартных требований законодательства.

5.4.10 Управление разработкой, внедрением и совершенствованием внутренних нормативных документов (стандартов) на уровне Компании.

5.4.11 Управление материально-техническим обеспечением Компании.

5.4.12 Управление развитием инфраструктуры Компании.

5.4.13 Управление административными, производственными, сбытовыми и иными объектами, как собственными, так и арендуемыми, поддержание и реконструкция их.

5.4.14 Управление ключевыми рисками (логистическими, технологическими, информационно технологическими, инфраструктурными).

5.4.15 Организация и управление функциональными видами контроля подразделений находящихся в прямом подчинении.

5.4.16 Утверждение и контроль выполнения оперативных планов подразделений, принятие отчетов по выполнению стратегических планов, мероприятий развития (полугодовых, квартальных).

5.4.17 Принятие решений по приему и увольнению сотрудников своих подразделений и мотивации персонала (до уровня начальников отделов включительно). Разработка мотивационных схем.

5.4.18 Утверждение планов, заданий и отчетов по командировкам сотрудников подразделений, стажировки, обучения и отпусков сотрудников подразделений (сферы ответственности Исполнительного директора).

5.5. Управление проектами и проектной деятельностью

5.5.1 Участие в виде инициатора или куратора в выполнении ключевых проектов Компании с объемом финансирования более 1 млн. долларов.

5.5.2 Рассмотрение инициатив и принятие решений на открытие проектов (защита планов) или формирование Временных рабочих групп Компании.

5.5.3 Принятие решения о закрытии проектов (защита проектов).

5.5.4 Организация контроля исполнения проектов и достижения результатов во Временных рабочих группах.

5.5.5 Создание и развитие системы привлечения сотрудников Компании к работам в проектах других сегментов и внутри сегмента «Дистрибуция».

6 Взаимодействия Исполнительного директора

6.1 Взаимодействие с руководством и структурными подразделениями ООО "ХХХ"

По вопросам, связанным с выполнением своих функций, Исполнительный директор Компании осуществляет следующие взаимодействия:

6.1.1 С Генеральным директором, другими функциональными директорами и руководителями подразделений Компании в рамках общекорпоративных принципов управления Компании.

6.1.2 С руководителями Комитетов, проектов, ВРГ в рамках общекорпоративных принципов управления Компании.

6.2 Взаимодействие с Компаниями сегмента «Дистрибуция»

По вопросам, связанным с выполнением своих функций, Исполнительный директор Компании осуществляет следующие взаимодействия:

6.2.1 С компаниями, имеющими подразделения, функционально связанные с соответствующими подразделениями сферы ответственности Исполнительного директора Компании – через руководителей указанных подразделений компаний в рамках общекорпоративных принципов управления в сегменте «Дистрибуция».

6.2.2 С компаниями, не имеющими подразделений, функционально связанных с подразделениям сферы ответственности Исполнительного директора Компании через Генеральных директоров компаний в рамках общекорпоративных принципов управления в сегменте «Дистрибуция».

6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»

6.3.1 Исполнительный директор Компании осуществляет взаимодействие с «ООО "ХХХ"» в соответствии с утвержденными нормативными документами, Приказами и Распоряжениями Президента «ООО "ХХХ"».

6.3.2 В рамках Договора об оказании управленческих услуг, Исполнительный директор Компании предоставляет Президенту «ООО "ХХХ"» или сотрудникам «ООО "ХХХ"», которых Президент «ООО "ХХХ"» для этого уполномочил, информацию, документы по деятельности Исполнительного директора Компании и подразделений его сферы ответственности.

6.3.3 Исполнительный директор Компании формирует ежеквартальные и годовые отчеты по деятельности подразделений его сферы, о выполнении возложенных на него функций в соответствии со стандартом, установленным «ООО "ХХХ"».

6.3.4 Исполнительный директор Компании предоставляет в «ООО "ХХХ"» плановые и отчетные документы на основании регламентов, утвержденных в установленном порядке Президентом «ООО "ХХХ"».

6.3.5 Вопросы взаимодействия Исполнительного директора Компании с «ООО "ХХХ"» являются приоритетными.

6.4 Взаимодействие с внешними компаниями

По вопросам, связанным с выполнением своих функций, Исполнительный директор Компании осуществляет следующие взаимодействия с внешними компаниями:

6.4.1 Со стратегическими партнерами Компании;

6.4.2 С партнерами по выполнению ключевых проектов Компании.

7 Показатели оценки деятельности Исполнительного директора

7.1 Основными показателями эффективности деятельности подразделений сферы ответствен-

Ности Исполнительного директора Компании являются:

-  длительность операционного цикла поставки;

-  оборачиваемость товарного запаса;

-  производительность труда;

-  дефектура;

-  затраты на кв. м. площадей складов;

-  расходы на содержание инфраструктуры;

-  доля систем электронного заказа;

-  объем продаж через автоматизированные аптеки;

-  информационно-технологическая поддержка;

-  обеспечение IT-оборудованием и программным обеспечением;

-  исполнение стратегического и главного бюджетов;

-  эффективность управления инвестиционными проектами.

7.2 Деятельность Исполнительного директора Компании оценивается на основе следующих показателей:

7.2.1 Выполнение подразделениями установленных показателей деятельности;

7.2.2 Достижение целей и решение задач подразделениями сферы ответственности Исполнительно директора в сроки, установленные планами стратегических мероприятий и календарными планами.

7.2.3 Достижение целей и выполнение предметных стратегий, содержащихся в логистической политике, технологической политике, политике информационного развития, политике развития инфраструктуры компаний сегмента «Дистрибуция», в установленные сроки.

7.3 Оценка Генеральным Директором ООО "ХХХ", Советом Директоров «ООО "ХХХ"» степени выполнения Исполнительным директором Компании задач и функций, установленных настоящим Положением.

8 Общекорпоративные нормы

Деятельность Исполнительного директора регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

8.1 Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.04;

8.2 Концепция учета товара на складах Фирмы ООО "ХХХ", К-2 от 04.10.00;

8.3 Концепция системы развития персонала ООО "ХХХ", К-3 от 27.02.01;

8.4 Концепция информационной безопасности ООО "ХХХ" на 2001-2005 гг., К-4 от 14.05.01;

8.5 Концепция оптимизации корпоративной управленческой отчетности ООО "ХХХ", К-6 от 05.03.02.

8.6 Концепция создания системы диспетчеризации товарных потоков в ООО "ХХХ", ПН-226 от 25.11.99;

8.7 Временная концепция управления информационно-технологическими функциями в ООО "ХХХ", К-9 от 23.07.02;

8.8 Социальная политика ООО "ХХХ", ПЛ-1 от 25.04.03;

8.9 Политика в области документационного обеспечения ООО "ХХХ", ПЛ-2 от 09.02.04;

8.10 Маркетинговая политика ООО "ХХХ", ПЛ-3 от 15.03.04;

8.11 Положение о Стратегическом планировании ООО "ХХХ", П-230 от 30.05.00;

8.12 Положение об отчетах в ООО "ХХХ", П-250 от 11.09.00;

8.13 Положение делегирование полномочий в ООО "ХХХ", П-275 от 29.03.01;

8.14 Положение о планировании деятельности отделов (подразделений) ООО "ХХХ",

П-283 от 05.06.01;

8.15 Положение о ресурсном планировании ООО "ХХХ", П-302 от 28.09.01;

8.16 Положение о финансовой структуре Группы Фирм Дистрибуция, П-403 от 02.10.03;

8.17 Положение о принципах формирования внутрикорпоративных тарифов и финансового взаимодействия Группы компаний «ООО "ХХХ"», П-421 от 19.06.03;

8.18 Положение о подготовке корпоративной финансовой отчетности Группы компаний «ООО "ХХХ"», П-424 от 15.03.04;

8.19 Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ", П-435 от 15.04.04;

8.20 Порядок формирования и корректировки Главного бюджета ГФ Дистрибуция, ПР-498 от 15.07.02.

9 Полномочия

Исполнительный директор наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:

9.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников функционально подчиненных подразделений в рамках, определенных нормативными документами Компании, Таблицей Делегирования полномочий.

9.2 Утверждает и согласовывает внутренние нормативные документы в рамках сферы своей деятельности и отдельных решений Генерального Директора Компании.

9.3 Исполнительный директор Компании обладает правом издания распоряжений по функционально подчиненным ему подразделениям.

9.4 Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.

9.5 Исполнительному директору могут быть делегированы полномочия Генерального директора Компании по сфере ответственности Исполнительного директора.

10 Права

Исполнительный директор имеет право:

10.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.

10.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.

10.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений.

10.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Исполнительного директора.

10.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Исполнительного директора.

10.6 Издавать за своей подписью распоряжения по функционально подчиненным подразделениям Компании.

10.7 Утверждать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.

10.8 Руководить работой заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Исполнительного директора.

10.9 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня начальников департаментов, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения его распоряжений и поручений.

10.10 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Генеральному Директору Компании кандидатов на должности начальников департаментов, управлений, отделов, групп (на правах отделов).

10.11 Осуществлять утверждение расходования денежных средств Компании бюджета подразделений блока Исполнительного директора по закрепленным за ним статьям.

10.12 Получать информацию, касающуюся финансово-экономических показателей деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей.

10.13 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.

10.14 Делегировать, по предварительному согласованию с Генеральным Директором Компа-нии, часть своих прав и функций подчиненным должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Исполнительному директору полномочий.

10.15 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.

11 Ответственность

Исполнительный директор несет персональную ответственность перед Генеральным Директором Компании, Советом Директоров «ООО "ХХХ"» за выполнение своих функциональных обязанностей и достижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.

положение о генеральном директоре ооо