Норматив численности торговых представителей коммерческой службы

Норматив численности торговых представителей коммерческой службы

1.  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий Стандарт устанавливает общие требования к расчету численности торговых представителей коммерческой службы (сбытовых подразделений по всем функциональным направлениям) ГП и филиалов ООО "ХХХ" (далее Компания). Стандарт рекомендован для использования при формировании штатного расписания и расчета необходимой численности (формировании ресурсного плана) ГП и филиала.

1.1.2  Данный стандарт вступает в силу сразу после его утверждения.

1.1.3  Требования настоящего Стандарта должны знать следующие должностные лица:

-  Директора Региональных управлений;

-  Заместитель генерального директора по персоналу;

-  Ведущий специалист Службы учета и статистики кадров Департамента персонала, ответственный за работу с филиалами;

-  сотрудники Группы организации и нормирования труда Отдела труда и заработной платы;

-  сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства в ГП и филиалах (Менеджеры по персоналу);

-  сотрудники Службы кадрового аудита;

-  сотрудники Региональных управлений;

-  Директора филиалов ООО "ХХХ";

-  Коммерческие директора ГП и филиалов.

1.2  Термины, определения и сокращения

Ресурсный план по численности - плановые значения численности персонала Компании в помесячной разбивке по функциональным подразделениям;

Штатное расписание - модель организационно-штатной структуры определенного филиала;

Компания - ООО "ХХХ";

ОТиЗ - Отдел труда и заработной платы;

РТП - Региональное торговое представительство;

СЭЗ - Служба электронного заказа.

2  Внутреннее содержание стандарта

2.1  Основные принципы

2.1.1  На основании данных за период 2006-2007 гг. был проведен анализ следующих показателей:

-  среднее количество обработанных заказов за период (отчет по филиалам М-158);

-  среднее количество обработанных заказов Торговым представителем через СЭЗ;

-  среднее количество обработанных заказов принятых Торговым представителем по телефону;

-  анализ затрат рабочего времени на обработку заказов Торговым представителем через СЭЗ;

-  анализ затрат рабочего времени на обработку заказов принятых Торговым представителем по телефону;

-  анализ основных должностных обязанностей торговых представителей коммерческой службы ГП и филиалов с распределением по времени.

Исходя из полученных данных, был выведен единый для всех филиалов поправочный коэффициент на обработку претензий, применяемый при расчете штатной численности Торговых представителей.

2.2  Принципы расчета численности сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов (торговых представителей):

Настоящий стандарт определяет следующий алгоритм расчета, необходимой численности торговых представителей коммерческой службы ГП и филиалов:

2.2.1  Численность торговых представителей определяется исходя из следующих параметров: Е; Еср. сэз.; Еср. тп., Тсэз., Ттп., Тмес., Дсэз., Дтп., Nсэз., Nтп., k, где:

K – Поправочный коэффициент – отношение среднего времени затрачиваемого Торговым представителем на решение вопросов по претензиям в день к общему фонду рабочего времени в день (1,2);

Е – среднее количество обработанных заказов за период (данные по филиалам с ERP получены от Службы электронного заказа ООО "ХХХ", по остальным филиалам из ежемесячного отчета по филиалам М-158);

Еср. сэз. - среднее количество обработанных заказов Торговым представителем через СЭЗ,

Еср. тп. - среднее количество обработанных заказов принятых Торговым представителем по телефону, (Приложение Б);

Тсэз. – среднее время на обработку 1-го заказа принятого Торговым представителем через СЭЗ (определено на основании проведенного хронометража), (Приложение А);

Ттп. – среднее время на обработку 1-го заказа принятого Торговым представителем по телефону (определено на основании проведенного хронометража), (Приложение А);

Тмес. – среднемесячный фонд рабочего времени, (Приложение А);

Дсэз. – доля обработанных Торговым представителем заказов через СЭЗ от общего количества обработанных заказов через СЭЗ за период, определяется по формуле:

Дтп. – доля обработанных Торговым представителем заказов по телефону от общего количества обработанных Торговым представителем заказов по телефону за период, определяется по формуле:

Nсэз. – время на обработку общего количества заказов принятых Торговым представителем через СЭЗ, определяется по формуле:

Nсэз = Е * Дсэз * Тсэз,

Nтп. - время на обработку общего количества заказов принятых Торговым представителем по телефону, определяется по формуле:

Nтп = Е * Дтп * Ттп

2.2.2  На основании полученных данных производим расчет численности Торговых представителей филиалов (Чтп) по следующей формуле:

Чтп =

где: Тмес - среднемесячный фонд рабочего времени (Приложение А);

q – поправочный коэффициент (учитывает потерю рабочего времени на больничные и отпуска):

q = (1 - 0,1)

Расчетные значения параметров указаны в Приложении А; Б.

2.2.3  Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание ГП осуществляется согласно Положению о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения) № П – 306 от 27.09.2001 г.

Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание филиала осуществляется согласно Порядку «Формирование и утверждение штатных расписаний филиалов ООО "ХХХ" № ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

3  Планирование и оперативный анализ потребности в персонале

Планирование численности Торговых представителей коммерческой службы ГП и филиалов осуществляется ежегодно в декабре, на следующий год в помесячной разбивке. Данные по численности Торговых представителей рассчитываются по итогам декабря года, предшествующего расчетному, исходя из принципов расчета приведенных в настоящем Стандарте. Формируется ресурсный план по численности Торговых представителей коммерческой службы ГП и филиалов ООО "ХХХ".

4  Особенности

В случае исключительных особенностей деятельности Торговых представителей в филиале допускается изменение численности данных сотрудников на основании направленного запроса в виде служебной записки с указанием конкретного обоснования. По данному запросу сотрудники ОТиЗ проводят дополнительный расчет и дают экспертную оценку о целесообразности изменения численности сотрудников Сбытовых подразделений. Возможен выезд сотрудников ОТиЗ в регион с целью оценки ситуации на местах.

5  Ответственность и контроль

Ответственность за выполнение требований настоящего Стандарта несут:

-  за качество формирования ресурсного плана ГП и филиалов, а также анализ потребности в текущем режиме – Начальник ОТиЗ,

-  за целесообразность изменения численности сотрудников Руководители Сбытовых подразделений/Директора филиалов.

Контроль исполнения требований Стандарта осуществляет Заместитель Генерального директора по персоналу.

Приложение А

Основные критерии для расчета штатной численности Торговых представителей коммерческой службы:

* Среднее значение по системе филиалов (данный показатель должен быть не ниже среднего по системе филиалов). Проставлено для филиалов, не предоставивших данные для расчета либо предоставивших, но среднее значение этого показателя оказалось ниже среднего значения по системе филиалов.