Должностная инструкция специалиста по работе с филиалами

405 Общие положения

405.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по работе с филиалами, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и филиалами.

405.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

405.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по работе с филиалами, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

405.4 Специалист по работе с филиалами непосредственно подчиняется Руководителю ГИО СОРД.

405.5 У Специалиста по работе с филиалами подчиненных нет.

405.6 Специалист по работе с филиалами может замещать Руководителя ГИО СОРД и Секретаря группы административного обеспечения на время их отсутствия.

405.7 На время отсутствия Специалиста по работе с филиалами его замещает Руководитель ГИО СОРД и второй специалист по работе с филиалами.

406 Цели и должностные обязанности

406.1 Деятельность Специалиста по работе с филиалами направлена на достижение следующих целей:

406.1.1Обеспечение Административного взаимодействия между филиалами и ГП;

406.1.2Организация делопроизводства входящих и исходящих документов, касающихся операционной и сбытовой деятельности филиалов;

406.1.3Осуществление контроля рассмотрения и сроков исполнения ДРУ и функциональными подразделениями запросов филиалов.

406.2 Для достижения установленных целей Специалист по работе с филиалами исполняет следующие обязанности:

406.2.1Регистрирует входящую/исходящую документацию филиалов;

406.2.2Ведёт документооборот документации, поступающей из филиалов для доведения, согласования и утверждения ДРУ, ЗДРУ, 1-м ЗГД, ГД и другим функционалом ГП.

406.2.3Ведет мониторинги:

- выполнения запросов филиалов и форм КТР/Ф;

- движения сбытовых форм документов;

- отпусков Директоров филиалов;

406.2.4Контролирует сроки предоставления ответов на запросы филиалов, осуществляя рассылку выборки неотработанных запросов из мониторинга в филиалы, ответственным за предоставления ответов на запросы филиалов в ГП;

406.2.5Сканирует и доводит в электронном виде отработанную, согласованную, утвержденную документацию до филиалов, ЗДРУ, ДРУ;

406.2.6Ведёт электронный архив договоров, распоряжений, приказов, отработанных сбытовых форм, ответов на запросы филиалов, форм КТР/Ф, форм К-1/К-7, доверенностей, внутренней электронной почты;

406.2.7Готовит СЗ в рамках деятельности СОРД, КС, формы Дог-2, формы Дов-1, инициирует запросы в функциональные подразделения на основании СЗ из филиалов и инициативы ДРУ, Начальника СОРД;

406.2.8Ведет и актуализирует архивы информации о филиалах и руководителях филиалов:

- Администрирует и редактирует страницу в интранет (файл с реквизитами и контактной информацией филиалов);

- Актуализирует архивы личных данных руководителей филиалов (электронные версии паспортов, дни рождения, мобильные телефоны)

406.2.9Осуществляет оперативный поиск документов и информации по текущему состоянию дел по срочным запросам филиалов и ДРУ;

406.2.10 Выполняет текущие задания в рамках деятельности СОРД и по поручению ДРУ.

407 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по работе с филиалами оценивается на основе следующих показателей:

407.1 Качество и достоверность отчетных документов (отчетов о выполненной работе);

407.2 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей.

408 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по работе с филиалами регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

408.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

408.6 Настоящая должностная инструкция.

409 Права

Специалист по работе с филиалами имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать любую информацию, необходимую для качественного и своевременного исполнения своих обязанностей, от подразделений Компании и сотрудников филиалов XXX ;

5.2. Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

410 Ответственность

Специалист по работе с филиалами несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

411 Требования к работнику при приеме на работу

412 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

413 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.