Должностная инструкция начальника экспедиции

1033 Общие положения

1033.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Начальника экспедиции ОСХ регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

1033.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1033.3 Переименование, ликвидация должности Начальника экспедиции, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1033.4 Начальник экспедиции непосредственно подчиняется Начальнику Отдела складского хозяйства.

1033.5 В непосредственном подчинении у Начальника экспедиции находятся:

Руководители групп, входящих в состав Экспедиции, сотрудники групп, в случае отсутствия Руководителей групп.

1.6 На время отсутствия Начальника экспедиции его замещает Заместитель начальника экспедиции.

1034 Цели и должностные обязанности

1034.1 Деятельность Начальника экспедиции направлена на достижение следующих целей:

2.1.1 Совершенствование культуры обслуживания клиентов Компании и расширение сервисных услуг, в части доставки заказов.

2.1.2 Оптимизация процесса перевозки грузов и сокращение затрат на их перевозку.

2.1.3 Развитие и внедрение новых технологий планирования маршрутов доставки.

2.1.4 Минимизация рисков при перевозке грузов.

2.1.5 Планирование и исполнение бюджета по расходам на перевозку, сопровождение и страхование грузов.

2.1.6 Развитие сети депо-складов Московского региона.

2.1.7 Обеспечение высококачественного оборота товарно-сопроводительной документации.

1034.2 Для достижения установленных целей Начальник экспедиции исполняет следующие обязанности:

1034.2.1 Осуществляет планирование структуры и ресурсов отдела, постановку и решение текущих и перспективных задач, доведение плановых и оперативных заданий до сотрудников отдела.

1034.2.2 Участвует в процессе подбора, обучения и ротации кадров, осуществляет мотивацию персонала.

1034.2.3 Анализирует производственные проблемы, осуществляет подготовку и принимает решение для их устранения.

1034.2.4 Анализирует затраты на доставку грузов, оптимизацию процесса перевозки грузов и сокращение затрат.

1034.2.5 Инициирует и осуществляет контроль мер по повышению эффективности доставки грузов.

1034.2.6 Обеспечивает подготовку и предоставление отчетности вышестоящему руководству.

1034.3 Для достижения установленных целей Начальник экспедиции осуществляет взаимодействие:

− со структурными подразделениями XXX :

ü взаимодействие с Отделом закупок по вопросам доставки товара в ГП от поставщиков Московского региона;

ü взаимодействие с Департаментом регионального управления по вопросам получения документов для отправки в филиалы («с оказией»)

ü взаимодействие с Департаментом коммерческих продаж, Департаментом бюджетных продаж по вопросам получения заявок на доставку товара, поручений на экспедирование и дополнительных заданий.

ü взаимодействие с Центральным складом по вопросам получения товара с комплектом товаросопроводительных документов, товарно-материальных ценностей, накладных на ТМЦ, для отгрузки в филиалы и клиентам XXX ;

ü взаимодействие со Службой качества по вопросам получения документов для осуществления физических и фиктивных возвратов (акты, возвратные накладные, СЗ на возврат и пр.).

ü взаимодействие с Отделом логистики по вопросам формирования графика отгрузки товара в филиалы, вне плановых отгрузок товара в филиалы

ü взаимодействие с Департаментом информационных технологий по вопросам отгрузки в регионы компьютерной техники и комплектующих

ü взаимодействие с Отделом маркетинга по вопросам отгрузки рекламной продукции и подарков в регионы

ü взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам согласования договоров на перевозку грузов, передачи счетов на оплату услуг по перевозке грузов, охране грузов в пути, страхованию перевозки грузов, предоставлению документов для планирования бюджета

ü взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам согласования договоров на перевозку грузов и юридической консультации и поддержки в рамках проектно-договорной работы Экспедиции и согласования нормативной документации.

ü взаимодействие с Транспортным отделом по вопросу координации действий Экспедиции и в области предоставления автотранспорта.

ü взаимодействие со Службой персонала по вопросам организации комплекса мероприятий связанных с вопросами найма, учета и оформления сотрудников.

− с внешними компаниями основанное на принципах, закрепленных в договорах перевозки, экспедирования, оказания охранных услуг, страхования перевозки грузов.

ü взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция» на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документах:

Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;

ü взаимодействие с ООО «XXX - СВМ» по вопросам получения и исполнения заявок на транспортно-экспедиционное обслуживание.

ü взаимодействие с ООО «РРР» по вопросам получения и исполнения заявок на транспортно-экспедиционное обслуживание

ü взаимодействие с ООО «ТСТ YYY» по вопросу таможенного оформления грузов для клиентов и филиалов, по вопросам получения материальных средств, для работы ООО «ТСТ YYY», согласно заявкам или служебным запискам, согласования графиков отгрузки ТМЦ и расходных материалов в филиалы

ü взаимодействие с ООО ЧОП «РУСБ» по вопросам планирования графика вооруженных сопровождений, оформления пакета документов, необходимых для вооруженного сопровождения грузов, урегулирования претензий к ООО ЧОП «РУСБ» в случаях утраты груза по вине сопровождения

− с перевозчиками, экспедиторами, частными охранными предприятиями, страховыми компаниями по вопросам получения документов на оплату выполненных услуг (счета, акты приемки-сдачи выполненных работ, счета-фактуры, акты приемки-передачи груза, товарно-транспортные накладные, копии путевых листов), информационных писем, тарифных соглашений, дополнений к договорам, заявок на перевозку и экспедирование грузов, претензионных и информационных писем.

1035 Показатели оценки деятельности

Деятельность Начальника экспедиции оценивается на основе следующих показателей:

3.1. Мощности товарных операций:

− общее количество автотранспорта, используемого XXX для доставки товара клиентам

− количество единиц собственного автотранспорта, используемого для доставки товара клиентам

− количество единиц автотранспорта, привлекаемого по аутсорсингу для доставки товара клиентам

3.2. Показатели эффективности товарных операций

− Эффективность использования автотранспорта, осуществляющего доставку товара из ГП в филиалы

− Эффективность использования автотранспорта, осуществляющего доставку товара клиентам Московского региона

3.3. Издержки товарных операций

− Затраты на перевозки

− Затраты на сопровождение грузов

− Затраты на страхование грузов в пути

1036 Общекорпоративные нормы

Деятельность Начальника экспедиции регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

1036.1 Правила внутреннего трудового распорядка

1036.7 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

1036.8 Положение об «Отделе складского хозяйства»;

1036.9 Настоящая должностная инструкция.

1037 Права

Начальник экспедиции имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

1037.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.

1037.2 По вопросам, перечисленным в разделе 2 настоящей Должностной инструкции, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.

1037.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений и сотрудников.

1037.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере его деятельности.

1037.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для его работы.

1037.6 Издавать за своей подписью распорядительные документы по вопросам своей сферы деятельности.

1037.7 Утверждать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.

1037.8 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня Начальников отделов нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.

1037.9 Осуществлять утверждение расходования денежных средств Компании в рамках бюджета подразделений XXX по закрепленным статьям.

1037.10 Получать информацию, касающуюся сбытовой деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;

1037.11 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами;

1037.12 Делегировать по предварительному согласованию с Начальником ОСХ часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Начальником ОСХ полномочий.

1037.13 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.

1038 Ответственность

Начальник экспедиции ОСХ несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

1039 Требования к работнику при приеме на работу

1040 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

1041 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.