В каждой организации происходит процесс документооборота, за который отвечают определенные лица. Что такое внутренний документооборот, какой он бывает, зачем используются те или иные его виды – рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на два вида: внутренний и внешний.
К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании. К такому относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.
Основные же составляющие внутреннего документооборота – это составитель документа, получатель или группа получателей, канал для передачи (внутренние курьеры, посыльные); архив, где хранятся бумаги.
Виды внутреннего документооборота
Его принято разделять на бумажный и электронный. У каждого есть свои недостатки и преимущества. В целом под ним подразумевается передача распорядительных бумаг от руководителей к сотрудникам, оборот квитанций, графиков, отчетов, чеков и другой документации между отделами, службами, отдельными сотрудниками.
Что касается бумажного, в него входят распечатанные и подписанные бумаги. Преимущества таких документов: это более привычно для многих, когда документ на бумажном носителе. Кроме того, в него проще внести правки, можно выделить те или иные предложения маркером и так далее.
Но есть и минусы: бумага сейчас достаточно дорогая и расходы компании на нее довольно существенные, что бьет по бюджету. Кроме того, для бумажного документооборота нужна техника – принтеры, сканеры, а для хранения папки, скрепки и так далее. Чтобы бумага имела юридическую силу, ответственный сотрудник должен лично ее подписать, поэтому иной раз срочное дело придется откладывать, если этого человека нет на месте. Да и в целом если филиалы компании расположены в разных городах, курьерская доставка бумаг довольно долгая.
К минусам можно отнести и необходимость выделять существенную площадь для архива. Кроме того, бумага – материал непрочный, со временем документы могут испортиться. Есть еще один нюанс – на принтере с цветными картриджами можно подделать любой документ, имея исходные данные.
Электронный внутренний документооборот
По принципам работы СЭД бывают классические – в электронный вид переводятся все документы и процессы в компании; клиент-серверные – размещаются на выделенном сервере, на основе баз данных – работают совместно с базами данных компании, которые могут содержать большие объемы информации; на основе веб-технологий – работают через браузер и доступны даже при удаленном доступе к серверу, не требуют дополнительных приложений для пользователей; облачные решения – взаимодействие с системой осуществляется через сервер провайдера.
Он осуществляется через специальные программы, которые установлены на сервере или в компьютере. Самые распространенные: LanDocs, Тезис, А2B, СЭД Дело, БОСС-Референт, Директум.
Такая система довольно проста в использовании. Нужно открыть программу на своем персональном компьютере, сделать документ и подписать его. После чего отправить адресату. Отправитель легко может проследить время получения.
Панель управления программы системы электронного документооборота похожа на электронную почту. Освоиться в ней несложно. Таким образом существенно экономится время, ресурсы, затраты компании. Электронные документы проще хранить, и они более защищены, когда хранятся в цифровом виде.
В электронном документе легче и быстрее исправить ошибку, кроме того есть возможность кастомизации – система подстраивается под конкретные нужды заказчика при помощи дополнения компьютерного кода. Внутренний электронный документооборот позволяет создавать документы из любой точки мира, ставя на них цифровую подпись.
Но отметим, что за работу системы придется ежемесячно платить.
Перевод на ЭДО нужен, чтобы навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение. С ним можно сэкономить на канцтоварах, создать единое информационное пространство в компании, снизить риски потери документов, создать единую базу документов и фиксировать изменения в них.
Экономится и рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Рабочий процесс таким образом оптимизируется, продуктивность труда повышается.
Переход на электронный документооборот позволяет организовать порядок в основных видах внутренней документации компании: это кадровый, коммерческий, производственный, финансовый, складской, архивный и управленческий.
Документы внутреннего оборота
К таким относятся следующие виды и формы бумаг: приказы; уставы; заявления; протоколы совещаний; инструкции; технические документы; положения о структурных подразделениях; служебные записки.
Все они «крутятся» внутри компании и не покидают ее пределы. С внутренней документацией работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.
Чтобы понять нужен ли компании электронный документооборот, можно ответить на следующие вопросы: удастся ли в срочном порядке найти карточку документа, подписанные оригиналы, сканы с физических носителей, возможно ли за пару кликов узнать на каком этапе сейчас задача, легко ли быстро найти и отправить информацию по тому или иному контрагенту и так далее.
В системе электронного документооборота нуждаются не только крупные организации: средний и даже малый бизнес тоже. Оборот документов без бумаг ускоряет получение оплаты за товары или услуги в день выставления счета.
Поделиться
