Почему это важно
Несмотря на свою социальную природу, люди склонны рассматривать свою деятельность как обособленную, ведь результат работы будет оценён персонально для каждого. И это первая проблема коммуникаций – сотруднику кажется, что его работа важна только ему.
Ещё одна сложность – действительно важная информация не кажется такой на первый взгляд. Нужно прилагать усилия, чтобы оценить важность той или иной информации. Одному она кажется мелочью, а у другого от этого зависит выбор – что делать следующие три часа.
Наконец, очень трудно каждой единице информации найти своего «хозяина», поэтому возникнув, информация повисает в воздухе и никто её не отправит по адресу.
В качестве примера вспоминается случай, когда учебный центр одного из промышленных предприятий организовал масштабное мероприятие, а работники цехов не получили эту информацию, так как кто-то на пути этой информации решил оформить приглашение на мероприятие в виде небольшого объявления в нижнем углу доски объявлений. В итоге из 150 ожидаемых участников мероприятия в конференц-зале собрались 35 человек, эффект от события уменьшился в несколько раз! Средства и силы на организацию фактически пропали.
Когда стали анализировать произошедшее, пришли к выводу, что использовались не те каналы коммуникаций, информации не был присвоен статус «важно». А сотрудники, кто вешал объявление на доску, вообще не придали этой информации значения, поскольку не имели никакого отношения ни к учебному центру, ни к тем работникам, которых ждали на этом событии.
Многоликие внутренние коммуникации
Роль внутренних коммуникаций обширна и не может быть заменена никаким другим процессом. Внутренние коммуникации помогают координировать информационные потоки. Также создаётся единое информационное поле. Ведь чем больше сотрудников, тем больше информации рождается, передаётся и потребляется. Примеры: изменения режима пропуска на предприятие; новый график работы столовой; информация и достижениях – наши эффективные проекты и обмен опытом; работа с настроениями и мотивацией в команде; продвижение наставничества; информирование о стратегических планах компании и т.д.
В каждой сфере коммуникации имеют свою специфику. У ИТ-компаний это акцент на обмене опытом для повышения экспертности. Форматы – митапы, презентации, телеграм-каналы и вообще цифровые дистанционные каналы коммуникаций.
На производстве акценты смещены в сторону прохождения заказов, обеспечения ресурсами, планирования. Форматы – планёрки, селекторные совещания, совещания руководителей цехов под руководством одного из заместителей генерального.
Задачи и форматы внутренних коммуникаций
Главных задач две:
· информирование о чём-либо
· продвижение идей, регламентов, изменений, ценностей.
Несмотря не ограниченные инструменты, в этой сфере есть большие возможности для креатива. Классические форматы – рассылки, телеграм-канал, статьи и подкасты на корпоративном портале или даже на внешних публичных платформах.
В качестве дополнительных инструментов и визуализации можно использовать корпоративный интернет (интранет). Визуализация хорошо работает в виде контента на больших панелях-экранах в офисе.
Уникальная авторская работа – это креативный копирайтинг и создание мемов для сотрудников. Частью корпоративной культуры может стать создание мемов для рекламы внутренних мероприятий. Даже переименование обычного чата в канал общения с креативным названием уже отличный приём вовлечения сотрудников.
Общая тенденция внутриком – перевод внутренних коммуникаций в онлайн (меньше писем, больше чатов и мессенджеров, ведь все мы где-то общаемся!).
Проблемы внутренних коммуникаций
Перегрузка мессенджеров и неэффективные встречи – самые часто упоминаемые проблемы. На встречах мы теряем время, если они не приносят результата. Нам трудно найти нужную информацию, если мессенджеры перегружены сообщениями и «мусором». Например, топ-менеджеры перегружены встречами и пообщаться с ними – проблема. Руководители среднего звена страдают от перегруженных мессенджеров. А новые сотрудники не понимают, как общаться и куда обращаться в онлайне. И остаются в коммуникациях через email.
Что делать на стратегической сессии, чтобы помочь коммуникациям
Собрать воедино все каналы и решить – какие мы оставим, какие начнем использовать, а от каких откажемся. Пример: сотрудники получают или могут получать информацию через:
· корпоративный портал,
· Telegram,
· корпоративная почта,
· рассылки,
· внутренняя газета,
· корпоративное ТВ, радио,
· подкасты,
· регулярные встречи,
· конференции,
· стратегические сессии,
· планёрки в отделах и общие собрания сотрудников,
· информационные доски,
· группы и паблики в социальных сетях.
Организовать обсуждение: что затрудняет внутренние коммуникации в нашей организации?
Зафиксировать наглядно описанные проблемы.
Поставить задачу, например, сформулируйте и предложите решение для проблем неэффективных встреч и перегрузки мессенджеров.
Участники в группах выполнят это работу, предлагая свои решения. Также эта сессия целиком или частично может проходить дистанционно – в чатах или онлайн-платформе.
Одно из решений на стратегической сессии – провести «Марафон эффективных коммуникаций». Начало – проинформировать всех о наболевших темах и получить обратную связь. Положительный эффект – сотрудники получат возможность эмоционально переживать то, что им не нравится.
Коммуникативные роли. С помощью несложного бизнес-симулятора (на основе квеста) можно обеспечить формирование правильного стиля и алгоритма коммуникаций. В игре воспроизводятся повседневные ситуации в общении с разными ролями в компании.
Наконец, участники сессии могут предложить создать специальную страницу портала с правилами и рекомендациями по коммуникациям (принципы коммуникаций, рекомендации и лайфхаки по мессенджерам, телефону и почте).
Заключение
Не менее важным этапом стратегической сессии является то, что будет происходить после сессии – постсессионые мероприятия. Чтобы они состоялись и были эффективны в процессе стратегической сессии нужно обеспечить формирование конкретного плана, в котором зафиксированы сроки, рабочие группы и ответственные специалисты/руководители.
Желаем вам позитивных, конструктивных коммуникаций и эффективных стратегических сессий.
Автор: Николай Смирнов
Поделиться
