Основы делегирования

Что происходит, когда предприниматель не умеет делегировать?

В крупных компаниях отлично выстроена система делегирования. В Газпроме, Роснефти или Сбере всегда были и есть помощники у любого руководителя. У топ-менеджера есть «правая рука», которая занимается рутинными задачами и обеспечивает комфортную работу.

В малом бизнесе другая картина. Много проблем возникает у тех, кто только начинает свой бизнес. Предприниматель делает максимальное количество дел сам. Сначала ему интересно и даже не сложно, но когда количество работы увеличивается, уже нужна подмога, нужна команда. Помощники необходимы в любом бизнесе.  

Предприниматели часто чувствуют себя супергероями, наделенными сверхчеловеческими силами и способностями. Им кажется, что только они знают лучше всех, только они смогут это сделать, и никто другой. Они тянут на себе весь бизнес, не замечая усталости, и боятся признаться в том, что своя ноша уже тяжела. Что будет, если вовремя не остановиться?

  1. Если руководитель не делегирует, то он на себя наваливает огромное количество задач, которые по факту могут быть переданы кому-то другому: помощникам, сотрудникам.  

Помощник – это многофункциональный человек. Если его правильно подбирать, то этот сотрудник может закрыть собой огромное количество разных потребностей бизнеса: коммуникация с клиентами, деловая переписка, телефонные разговоры, договоренности, организация совещаний и встреч и т.д.

  1. Когда руководитель погружается в текущие дела, занимается мелкими тактическими задачами, то у него не остается ни времени, ни энергии на решение стратегических задач.

Масштаб руководителя – думать о стратегии, о продвижении, о поиске новых клиентов. Но если его день занят рутиной, то о продвижении бизнеса и росте можно забыть. Потому что чисто физически на это не будет хватать сил.

Я учу, как с помощью делегирования можно разгрузить себе время на более важные задачи.

Убеждения, которые мешают бизнесу расти

Если хочешь сделать хорошо, сделай это сам

Кто, если не я?

Если рассматривать с точки зрения психологии такие убеждения, то это проявление детской позиции в бизнесе.

«Я сам, я лучше знаю» - именно так ведут себя дети, которые очень хотят сделать что-то сами. Они не дают взрослым помочь себе, им важно сделать самостоятельно, и совсем неважно, какой будет результат. Главное – сделать.

Взрослая позиция в бизнесе выглядит иначе. Взрослый умеет и может всё делать сам, он разбирается во многих вопросах. Но он  не всё берет на себя, многие задачи передает помощнику. Потому что предприниматель

  • оценивает свои силы и время,
  • четко знает свои сильные стороны
  • понимает, что помощник облегчит ему жизнь и освободит время для других действий.

Как понять, когда уже нужно делегировать?

1 шаг. Заметить за собой следующие убеждения: «кто, если не я», «если хочешь сделать хорошо, сделай это сам» и подобные. Руководителю нужно подумать, с чем они связаны. Возможно, это  отголоски прошлого опыта. У вас был не тот сотрудник, или вы неверно сформулировали задачу, не обозначили желаемый результат. На основе полученных ответов будет понятно, куда двигаться дальше.

2 шаг. Нужно понаблюдать за собой и отследить, куда уходит ваше рабочее время. Для этого нужно сделать одно упражнение.

Упражнение «День из жизни собственника бизнеса»

Задание: наблюдать за своими действиями и записывать их в таблицу. Каждый день фиксировать по часам в течение одной или двух недель.

Хронометраж –  это эффективный инструмент из тайм-менеджмента. Выглядит результат самонаблюдений примерно так:

время

дело

результат

10-12

Завтрак с партнером

Договорились о сотрудничестве: реклама продукта в соцсетях.

13-15

Подготовка совещания

Обзвонить всех, предупредить о встрече, подготовить план.

15-16

Совещание

Оценили работу компании за неделю, наметили планы на месяц вперед

16-17

Отчет по совещанию

Составить документ, отправить его сотрудникам, назначить дедлайны и ответственных.

17-18

Планирование работы на 2 месяца

Оформил закупку материалов, подготовил список мероприятий на ближайший месяц

Для чего нужно это упражнение:

Чтобы объективно оценить, и чего состоит ваш рабочий день.

После наблюдения у предпринимателя будет полноценная картина, какими задачами он занимается. Это стратегические задачи? Или в списке встречаются дела, которые легко перераспределить между сотрудниками или поручить помощнику.

В течение одной-двух недель в табличке появятся не только рутинные задачи, но и теневые, подготовительные задачи. Обратимся к таблице-примеру.

Совещание – важное мероприятие, и его проводит руководитель. Но сама подготовка занимает много времени: подготовить повестку дня, разослать приглашения. Кажется, что это всего 20 минут, но в разрезе недели – огромное количество времени потеряно на подготовительную работу, которую легко сделает кто-то другой, а не руководитель. В таблице на подготовку ушло 2 часа, хотя само совещание продлилось около часа. 2 часа подготовки можно было потратить на более важные стратегические задачи.

Проанализировав таблицу, предприниматель сможет выявить, какие задачи действительно уровня руководителя и он должен делать это сам, а какие задачи – нужно передать кому-то другому. Очень часто из-за рутины у руководителя не доходят руки до пиара или не хватает времени на развитие личного бренда, хотя эти действия напрямую влияют на рост бизнеса.

Чем занимается помощник руководителя?

Помощник руководителя - сотрудник, который будет полезен как малому бизнесу, так и крупным предприятиям.

Классические должностные функции:

  • Ведение коммуникации с клиентами
  • Работа с документами
  • Телефонные звонки
  • Деловая переписка
  • Ведение графика встреч
  • Организация совещаний
  • Работа с гостями в приемной
  • Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров)

Помимо классических должностных функций, предприниматели возлагают на помощника дополнительные обязанности по решению бизнес-задач. Это может быть:

  • Работа с подрядчиками и поставщиками
  • Ведение и курирование проектов
  • Работа с командой: контроль исполнения поручений, распределение задач между сотрудниками, напоминания и т.д.

Для предпринимателя важно, чтобы помощник был многофункциональным и мог включаться в работу по разным поручениям. Частные задачи зависят от деятельности организации, ее профиля работы. У помощника в онлайн-школе будет свой список дел, у помощника руководителя строительной фирмы совсем другие обязанности.

При найме помощника важно учитывать и личностные качества человека, помимо компетенций и опыта работы. Чтобы тандем «руководитель + помощник» сложился, вам должно быть психологически комфортно вместе, ведь с этим сотрудником вы будете общаться чаще всего. Одной встречи бывает достаточно, чтобы понять, сработаетесь вы с этим человеком или нет. Прислушивайтесь к своим реакциям и обращайте внимание на всё: как говорит, как ведет себя, слишком ли он прямолинейный или молчаливый. Эмпатия и внимательность – необходимые качества, которыми должен обладать помощник.

Компетенции всегда можно подтянуть. Первостепенно, чтобы помощник  устраивал вас как личность. Если руководителю комфортно работать с человеком, то потом он будет готов вкладывать деньги в развитие и прокачку навыков своего сотрудника. Именно руководители инициируют обучение персонала.

Как контролировать выполнение задач?

  1. Озвучить четкую систему критериев.

Прежде чем передать задачу сотруднику, нужно знать, как будет оцениваться результат выполнения. Нужно донести до сотрудника, что для вас хорошо выполненная задача.  

Например, руководитель поручил помощнику задание: подготовить анализ типографий, где нужно напечатать сертификаты. Лучше представить информацию в виде таблицы.

Результат № 1. Помощник собрал всю информацию в таблицу. 25 строк, 2 столбца: название, ссылка и телефоны. Эта задача выполнена плохо, потому что такая работа никак не облегчила руководителю выбор. Названия и телефоны типографий можно легко найти в интернете самому. Анализа нет.

Результат № 2. Руководитель передал помощнику исходные данные: количество сертификатов, плотность бумаги, дизайн, желаемая ценовая политика. Помощнику нужно собрать список типографий, которые будут удовлетворять всем этим критериям. Тогда к сходной таблице из первого примера нужно будет добавить еще один столбец для анализа. Помощник  напротив каждого пункта отметит критерий для выбора: самая низкая цена, бесплатная доставка при тираже от 500 штук, разработка макета в подарок, удобное местоположение и т.д.

Помощник облегчит работу тем, что он обзвонит много организаций, вычеркнет лишнее и предоставит на выбор руководителю самые лучшие варианты. Вместо 25 штук останется 5-7, и выбор можно сделать быстрее.

Всегда доносите до помощника те пункты, которые для вас важны. Показывайте ту форму отчета, которая вам будет удобна. Чтобы не было разочарования у вас, и чтобы сотрудник не тратил время на переделку.

  1. Давать обратную связь сотрудникам.

Если вы только наняли помощника, если вы работаете уже давно, всегда должна быть обратная связь по выполненным задачам. Вы сначала говорите, что сделано хорошо, а потом озвучиваете свои замечания: что нужно улучшить и почему.

Грамотный сотрудник всегда извлечет уроки из такой обратной связи, и дальше вам будет проще работать вместе.

  1. Расставить  приоритеты.

Предприниматель только нанял сотрудника и с радостью передал ему много задач и поручений. Человек только пришел, ему сложно разобраться, он нервничает, работоспособность падает. 

Чтобы этого не произошло, руководитель должен обязательно обозначить, какие из задач срочные и их нужно решить в первую очередь, а к каким делам можно приступить позже. Сотрудник со временем набьет руку в сортировке, но в самом начале важно подсказывать и направлять.

  1. Дать свободу вопросам.

Бывает, что сотрудники боятся задать лишний вопрос, ведь руководитель строгий, ничего не объясняет. Но на самом деле, стоит поощрять вопросы по заданиям и поручениям, ведь в вопросах кроется истина. 

Если правильно формулировать задачи, давать обратную связь, отвечать на вопросы сотрудников, то процесс делегирования не будет таким сложным для предпринимателя.

Какие еще задачи можно делегировать?

Многие предприниматели экономят деньги на сотрудниках. Время сложное, страшно, а вдруг не сможем платить зарплату. Поэтому, бизнесмены продолжают сами вести аккаунты в соцсетях или собственноручно настраивать рекламу.
Предприниматель может сам снять, смонтировать и выложить видео в соцсетях. Для этого он скачал приложение на телефон, он владеет базовыми навыками. Если такое действие выполняется быстро и экономит ресурсы, то почему бы и нет.

Но если из-за волнения и раздражения предприниматель тратит много сил, если эта задача отнимает слишком много времени, то лучше подумать о делегировании.

Любое дело в бизнесе  руководитель может сделать сам. Но стоит задать себе вопрос: «Выгодно ли это, или я сделаю что-то более полезное?»

Иногда проще и дешевле делегировать задачу мувимейкеру. У него свежий взгляд, он профи в теме и знает куда больше тонкостей, чем предприниматель. Видео, снятое с учетом последних трендов, привлечет больше зрителей, а компания получит больше запросов от клиентов.

Стоит делегировать задачу тому

  • Кому это нравится
  • У кого легче получается
  • Кто сделает быстрее, чем вы

И тогда в выигрыше остаются обе стороны: руководитель получает результат с наименьшими личными затратами, а сотрудник реализует свои таланты и навыки во благо компании.

Не стоит экономить на сотрудниках и помощниках. Ведь когда нанимаешь команду, рост компании становится более видимым. Руководитель занимается другими задачами: поиском классных клиентов, проявляет себя как предприниматель через личный бренд. Фокус внимания смещается на развитие и расширение, а команда прикрывает тылы, выполняя рутинные задачи и обеспечивая деятельность предприятия или проекта. У руководителя появляется время на стратегические задачи, а благодаря стратегии растет бизнес.

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться