Некоторым может показаться, что деловой этикет – это что-то эфемерное и далекое. Например, то, что раньше ценилось во времена царской России. Но отнюдь нет.
Этикет – это то, что делает современного предпринимателя, руководителя или специалиста приятным в общении. Это то, что позволяет комфортно общаться, налаживать взаимосвязи и коммуникации. Ежедневно мой лицензированный учебный центр получает запросы на обучение сотрудников различных компаний деловому этикету. Учатся ему не только такие гиганты, как СБЕР, Росатом и Высшая Школа Экономики, но и малый бизнес. Это абсолютный тренд, необходимость для тех, кто хочет строить головокружительную карьеру и просто, легко и комфортно взаимодействовать с клиентами.
Поэтому в этой статье поговорим о том, что такое современный деловой этикет, почему сейчас особенно актуально его изучать и рассмотрим основные правила вежливости на конкретных примерах.
Что такое современный деловой этикет?
Деловой этикет – это принципы и правила поведения в деловом мире в частых повторяющихся ситуациях.
Например, ситуациях представления партнеров друг другу, приветствия, прощания, встречи и проводы гостя, обмен визитками, проведение переговоров. И даже электронная переписка с клиентами и телефонные коммуникации по сути также регламентируются общепринятыми нормами вежливости.
Согласитесь, гораздо приятнее вести коммуникацию с человеком, который уважает время другого, четко понимает границы других людей. Это и есть современный деловой этикет.
Сейчас абсолютный тренд на обучение целых команд правилам хорошего тона. Абсолютно все: от руководителей и менеджеров по продажам до секретарей и администраторов учатся тому, как грамотно себя вести в деловом мире.
Какие подвиды этикета бывают?
Этикет делится на:
- светский этикет (применяемых в обычной жизни)
- деловой этикет (в рабочих ситуациях)
- столовый этикет (в ресторане/кафе)
- цифровой этикет (поведение в месенджерах, переписке)
- гостевой этикет (в гостях) и др.
Современный деловой этикет строится на трех главных принципах:
- Экономия времени
Например, частая рабочая ситуация, когда группа мужчин и женщин ожидает в холле на первом этаже офисный лифт. Кто первый в него входит?
Обычно я слышу разные ответы: женщина или мужчина.
Но по деловому этикету, где нет гендерных отличий и мы все коллеги или сотрудники, в лифт входит тот, кто ближе всего к нему стоит. Почему? Чтобы не заставлять остальных ждать. В деловом мире – время деньги.
Поэтому та же предупредительность, когда мы подумали за гостя, обеспечили, к примеру, должную подготовку к мероприятию, могут сэкономить немало драгоценного времени.
- Субординация
В основе делового этикета также лежит субординация. Это уважение к тем, кто выше по рангу и статусу.
Поэтому, например, по основам офисного гостеприимства секретари всегда подают чай/кофе и угощение, опираясь на статус гостя. Чем выше статус – тем приоритетнее будет его обслуживание.
Этот же принцип про то, что в деловом этикете не принята фамильярность, переход на «ты» без согласия с коллегой или партнером, это моветон.
- Комфорт
Третий принцип касается комфорта. Все в этикете очень логично. И любое правило - тоже.
И нацелено оно на то, чтобы сделать коммуникацию и любой деловой контакт удобным и комфортным для гостя или коллеги.
Например, абсолютно логично, что при встрече гостя первым по офисному помещению идет встречающий: он знает, куда идти, и ведет за собой человека. Так мы обеспечиваем комфорт и помогаем не попасть гостю в некрасивую и некомфортную ситуацию.
Основные правила делового этикета
- Одевайтесь как положено
«Встречают по одежке» - эта пословица актуальна до сих пор. Пусть на Западе не уделяют такого внимания внешнему виду, но мы живем в России. Поэтому это правило однозначно стоит учитывать.
Внешний вид – это не только уважение к себе, но и уважение к партнеру. По внешнему виду клиенты оценивают Вас как профессионала.
А еще внешний вид – это то, что «говорит» о Вашей компании и создает ее образ. Ваша задача, я так полагаю, создать образ компании, которой можно доверять, и которая производит серьезное впечатление.
Наиболее строгие требования к внешнему виду в компаниях, где важно транслировать надежность и консерватизм – это, как правило, банки и страховые компании.
Но я бы советовала придерживаться таких самых базовых правил внешнего вида:
- Не носить на работу трикотаж, кружевные блузы и прозрачные ткани
- Избегать слишком обтягивающей одежды и коротких юбок
- Следить за уместностью макияжа и парфюма, длиной и ухоженностью маникюра
- Избегать излишне высоких каблуков, всегда носить колготы
- Берегите время партнеров и коллег
Экономия времени в этикете значит многое. Поэтому всегда приходите вовремя, укладывайтесь в тайминг, не говорите лишнего и не заставляйте Вас ждать.
Некоторые компании, к примеру, проводят подготовку к совещанию (проверку технических аспектов) уже тогда, когда клиенты или партнеры подъехали. Это не только производит впечатление неподготовленности, но и занимает время. Поэтому этикет – это еще и про подготовку заранее.
- Не используйте слова-конфликтогены
Конфликтогены – это слова, способные породить конфликт. Примеры слов и фраз-конфликтогенов:
- я не знаю
- девушка/женщина/молодой человек
- ваша проблема
- ничем не могу помочь и др.
- Учитесь слушать и слышать других
Этикет – это про то, как грамотно вести беседу, использовать речевые формулы уместно в рабочих ситуациях.
Вежливый человек – тот, кто ведет диалог, обладает эмпатией, приветлив и приятен в общении.
Например, в ситуации ожидания по правилам вежливости важно не только предложить гостю напиток, но еще и уметь завязать с ним непринужденную беседу. О чем можно говорить? На нейтральные темы, которые не способны породить конфликт и не выходят за рамки этикета.
- Критикуйте наедине, а хвалите при всех
Это правило особенно актуально для руководителей. Этикет руководителя заключается в этом тоже. Не должно быть «разбора полетов» прилюдно.
- Отказывая, обозначайте причину – это вежливо
Если Вы отказываетесь от делового предложения или неинтересного Вам разговора – лучше обозначать причину отказа. Это вежливо и позволит не разорвать деловые отношения.
- Выбирайте канал коммуникации правильно
С развитием технологий многие деловые вопросы решаются в мессенджерах. Но это личное пространство. И прежде, чем написать партнеру или клиенту в мессенджер, надо спросить согласия. Это же касается и социальных сетей.
- Обращайтесь к человеку так, как он представился
Если человек представился Мариной, значит, именно такого обращения он ожидает.
Если же Вы ведете коммуникацию по электронной почте, обращайте внимание на подпись. Подпись коллеги – Ваша подсказка, как к нему обращаться: просто по имени или имени/отчеству.
И задача вежливого человека - думать о комфорте своего визави, гостя, коллеги и партнера.
По моим наблюдениям, именно представления о вежливости помогают сделать более приятной не только работу с клиентами, но и работу в коллективе между сотрудниками. Ведь любая командная работа будет приятнее, если мы ценим и уважаем время друг друга, вежливо и приветливо общаемся.
Поэтому обязательно погружайтесь в деловой этикет. Это пригодится абсолютно всегда.
Анна Сосновая, основатель школы по подбору и обучению бизнес-ассистентов АС https://assistant-school.ru/ .
Поделиться
