«Мы ленивы и нелюбопытны» - писал Пушкин в «Путешествиях в Арзрум». Кто бы мог подумать, что это наблюдение можно использовать в наши дни – чтобы произвести впечатление на работодателей, для которых мы подбираем и обучаем сотрудников! Нужно только вооружить этих сотрудников… современными технологиями письма.
Наш с вами современник не просто ленив и нелюбопытен. Он ленив и нелюбопытен поневоле. Мы все живем под информационным водопадом и защищаемся от перегрузки, как можем. Мы не хотим вдумываться, не рвемся вникать в новую информацию – у нас едва хватает сил скользить по верхам. Особенно у руководителей – у тех, кто судит о качестве нашей работы.
Представьте, что вы помогли компании найти нового сотрудника. Сотрудник приступил к делу и сразу увидел, как сэкономить компании деньги. Сел и написал своему шефу письмо.
Уважаемый Василий Петрович! Стоимость аренды помещения для архива бумажных копий документов нашего предприятия превышает 1 400 000 рублей в год. Проведение требуемых законодательством противопожарных мероприятий в этом архиве обходится еще в 500 000 рублей в год, а на уничтожение документов по истечении их срока действия мы тратим 300 000 рублей в год. Учитывая экономичность технологий электронного документооборота, предлагаю создать рабочую группу для обеспечения изучения вопроса и подготовки плана перехода на электронный документооборот. По рыночной статистике, стоимость лицензии на программное обеспечение для ведения электронного документооборота не превышает 800 000 рублей в год, а на оплату технического сопровождения такого программного обеспечения нужно максимум 300 000 рублей в год.
Обрадуется ли шеф? Может быть, если станет читать, вникать, разбираться. Но велик риск что не станет. Возмутится: «Что за чушь мне прислали! Кто только находит таких сотрудников…» - ну и так далее.
Совсем иначе пойдет дело, если сотрудник напишет письмо в расчете на «ленивых и нелюбопытных». По следующей схеме.
Здравствуйте, Василий Петрович.
Хочу обсудить с Вами возможность вдвое сократить затраты предприятия на работу с документами.
Мы тратим на бумажный документооборот больше 2 200 000 рублей в год.
- Стоимость аренды помещения для архива превышает 1 400 000 рублей в год.
- Проведение противопожарных мероприятий обходится в 500 000 рублей в год.
- На уничтожение документов по истечении срока их действия требуется 300 000 рублей.
Расходы можно уменьшить до 1 100 000 рублей в год, если перейти с бумажного документооборота на электронный.
- Лицензия на программное обеспечение для электронного документооборота обойдется в 800 000 рублей в год.
- На оплату технического сопровождения потребуется 300 000 рублей в год.
Поскольку электронный документооборот экономичнее бумажного, предлагаю создать рабочую группу и изучить возможность его внедрения.
Видите разницу?
Главный плюс альтернативного варианта в том, что его можно понять, НЕ ВНИКАЯ, НЕ ВДУМЫВАЯСЬ. Попробуйте сами – просто просканируйте текст глазами. Скорее всего, вы прочтете следующее:
- Можно сократить вдвое расходы на работу с документами
- На бумажные технологии сейчас тратится 2 млн. в год
- На электронные можно тратить 1 млн. в год
- Выгода налицо - поэтому стоит собрать рабочую группу и изучить вопрос.
При чтении «по диагонали» ваш взгляд бежит от одного абзаца к другому, попадая в первые предложения этих самых абзацев – а там мы написали самое главное.
В новой редакции шеф сможет прочесть письмо без усилий, не упустив при этом ничего важного - и непременно оценит инициативного и толкового подчиненного. И скажет спасибо тому, кто нашел его и подготовил. Нам с вами, коллеги!
Поделиться
