Как трудоустроить удаленного сотрудника, если он не может быть в офисе?

Работодатели все активнее применяют удаленный труд для сотрудников. Оформление дистанционного договора дает массу преимуществ, но надо помнить и о сложностях, которые лучше разрешить до приема. Иначе управлять удаленным сотрудником будет сложно.

Если компания готова к тому, что сотрудники трудятся удаленно, единственно правильный вариант – дистанционный трудовой договор, который регулируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ. Да, есть еще глава 49 ТК – о надомниках, но вряд ли она применима ко многим. Во-первых, в основном она касается производства на дому, во-вторых, человек должен работать только из дома, в-третьих, у работодателя будет почти все обязанности, как и для офисного персонала. А еще – подписывать с такими работниками документы надо лично. Поэтому мы остановимся на дистанционном труде.

Норма о дистанционном труде появилась в Трудовом кодексе еще в 2013 году, но лишь с 2017 г. стала набирать популярность. Причина проста, если где-то создается филиал, появляются дополнительные налоговые и прочие обязанности на месте. Чтобы избежать этого, компании «привязывали» людей к «центру» - Москве, Новосибирску и т.д, но сотрудники по факту там никогда не были. А потом в случае увольнения были и суды, где люди указывали, что им не предлагали вакансии в этих городах, хотя должны были. Это все решает дистанционный труд.

2 основных признака удаленки – работа вне места работодателя и работа по сети Интернет. Надо помнить, что дистанционный труд – отдельная форма трудового договора, а не дополнительное условие к действующему. И в документе должно быть несколько параметров:

  1. ссылка на то, что договор дистанционный,
  2. порядок и сроки обеспечения оборудованием, техникой и программным обеспечением,
  3. порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе,
  4. размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного имущества.

То есть компания может предоставить работнику оборудование, а может и не предоставлять, но тогда надо компенсировать ему использование своего имущества. Кстати, это до сих пор делают немногие, нарушая тем самым Трудовой кодекс. Например, надо платить компенсацию за использование личного телефона – не мобильную связь, а именно самого телефона.

Также в договор необходимо включить порядок и сроки возмещения других расходов, связанных с работой и порядок предоставления отпуска. Кроме того, надо договориться о трудовой книжке. ТК допускает при дистанционном труде вести ее как обычно или вообще не запрашивать у человека, если он не хочет.

Хотя при дистанционном ряд обязанностей у работодателя снимаются, часть остается. Остается необходимость расследовать несчастные случаи, исполнять предписания надзорных органов, например, ГИТ, страховать от несчастных случаев в рамках социального страхования. И еще знакомить с требованиями охраны труда при работе на оборудовании работодателя.

Если принимать на работу нового человека, проблем никаких: просто оформляется договор о дистанционной работе. Но если сотрудники уже на общем трудовом договоре, просто оформить их переводом нельзя, так как это должно быть сделано по соглашению сторон. То есть надо договориться, так как какая-то часть людей отказывается от такой формы. При отказе работодатель может на дистанционный труд изменить название должности. Со всеми согласившимися подписывается соглашение с трудовым договором в новой редакции. С теми, кто не соглашается перейти, проводится сокращение штата и предлагается заключение дистанционного трудового договора. По нашему опыту – менее 1% отказываются от этого.

Но главный вопрос – в управлении. Они трудятся вне офиса, и вы лишаетесь инструментов для оперативного управления. Контролировать работу, поощрять за успехи и наказывать за проступки надо внимательнее. Поэтому важно иметь в трудовом договоре средства контроля.

Каждый такой документ, конечно, требует индивидуальной настройки. Она зависит от сферы деятельности компании, географии работы сотрудника, его должности и задач. Можно выделить основные и универсальные критерии. Во-первых, обязать сотрудника выполнять план работы. Затем, вписать обязанность сотрудника представлять отчеты о выполненной работе. А если утверждена форма отчета, можно наказать за невыполнение обязанностей по его заполнению. Далее, установить ответственность за достоверность данных в отчете. Недостаточно прописать обязанность делать отчет, надо, чтобы он был достоверным. Следующее - предусмотреть, каким образом работник с вами связывается (по телефону, e-mail. Еще стоит зафиксировать, как будут использовать другие средства связи (телефон, корпоративную почту, смс, курьерскую службу, почту). Наконец, подумать, как установить контроль за рабочим временем. Например, сообщать о начале рабочего дня и определенным образом отчитываться по итогам работы за день.

Кроме того, без согласия работника нельзя перевести на обычный договор. А еще возникает вопрос преимущественного права при сокращении штата среди дистанционных и офисных работников. Здесь важно продумать, какие приоритеты и какие задачи решает работодатель.

И наконец, увольнение по инициативе работодателя без электронной цифровой подписи затруднено. Поэтому надо как минимум узаконить и внедрить простую электронную подпись, при этом быть готовым к тому, что придется доказывать направление документов по почте, ознакомление и согласие сотрудника с этими документами.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1