Как посмотреть на вашу систему дистанционного обучения свежим взглядом?

Мы все действуем под огромным влиянием силы привычки, по накатанной. У этого есть вполне логичные и доказанные поведенческой наукой обоснования. Любой человек стремится к сохранению статус-кво, к сохранению того положения вещей, которое было и есть.

До определенного времени системы дистанционного обучения (СДО) были чем-то достаточно новым. Сейчас тоже есть компании, которые только начинают заниматься их внедрением, но все-таки в большинстве случаев СДО работают давно, несколько лет, у кого-то 10-15 лет, и они должны стать объектами пересмотра. 

 Елена Тихомирова, CEO eLearning center

Почему важно уделить время и внимание пересмотру ранее принятых решений и ранее сложившейся системы? 

• Неправильно было бы называть существующую, работающую систему устаревшей. Она создавалась исходя из той логики, которая была актуальна. Но теперь процессы, их логика изменились. Компании эволюционируют, и возможности нашей системы должны позволять применять те методы, которые сейчас показывают свою эффективность. 
• В тех решениях, которые были на этапе внедрения, могло недоставать информации и опыта, которые есть сейчас. Если раньше во многом мы действовали интуитивно, методом проб и ошибок, то сейчас есть много данных. Область электронного обучения достаточно динамично развивается, и с точки зрения технологий, и с точки зрения методологии, подходов, принципов организации.
• Ожидания людей сильно изменились.  Всего 10-15 лет назад идея таких порталов, как “Госуслуги” или mos.ru, была едва ли не утопичной. А сейчас это привычные способы и подать заявку в детский сад, и оформить загранпаспорт, и записаться в поликлинику. Этими порталами пользуются огромное количество людей. Ожидания по удобству пользования какими-либо системами теперь совершенно иные. 
• За последние годы стало намного больше доступных исследований поведения людей. Развитие поведенческой науки, которая активно сегодня применяется в маркетинге, в рекламе, в продажах, и нам тоже может очень много дать. Как себя ведут люди? Почему они делают одно и не делают другое? Важно, чтобы все эти научные наработки просачивались в корпоративную систему обучения. Чем лучше мы учитываем то, как люди действуют, как работают, как себя ведут, чем эффективнее выстраиваем систему обучения.

Как пересматривать систему дистанционного обучения? 

1. Пересмотр не должен начинаться с технологических инноваций. Сам факт наличия в мире технических инноваций не должен быть главным побудителем к пересмотру. Здесь легко можно попасть в ловушку пересмотра ради технологических новшеств. Любая технологическая инновация прекрасна и может быть очень полезна, но у нее должно быть свое место, должна быть своя методическая ценность. Не должно быть инновации ради инновации. Не нужно пересматривать систему только потому, что ей исполнилось 10 лет, или вам кажется, что появилось много новых технологий. Не нужно менять существующий инструментарий только потому, что появился новый. Это не значит, что не нужно знать новых технологий, не нужно их учитывать и использовать, но они не должны стать основной движущей силой. Зачастую сегодня происходят ситуации, когда компании отказываются от ранее созданных систем, потому что вдруг встречают что-то более новое. Разрушается старая система, которая на самом деле работала эффективно, в угоду чему-то модному. А потом оказывается, что новые системы не покрывают полностью те задачи, которые у компании есть на данный момент. Пересмотр должен происходить иначе. Он должен происходить на основе потребностей людей, понимании того, какая роль у системы дистанционного обучения на данный момент есть в компании, что в ней вообще должно быть. 
2. Полезно провести GAP-анализ. Нужно посмотреть на систему и на ее роль сегодня. Положить перед собой чистый лист и заново сформулировать роль системы дистанционного обучения в компании на данный момент. Что сотрудники должны изучать? Зачем? Как они это должны изучать? И дальше нам нужно провести сравнение того, как должно быть, с тем, как сегодня все происходит. Могут проявиться достаточно существенные несоответствия. 

На какие направления нужно посмотреть новым свежим взглядом? 

1. Контент. Например, 10 лет назад создавались достаточно крупные учебные курсы. Как правило в основе был учебник. Курсы были намного более объемные, длительные и сложные, чем сейчас. Большинству компаний сегодня нужны короткие форматы. На место объемных курсов пришли небольшие курсы и программы из них составленные. За последнее время все больше стали говорить о том, что обучение — это не событие, а процесс, соответственно, обучение должно быть выстроено из набора элементов. На этом простом кейсе мы можем сразу увидеть то, что нам нужно поменять. Например, наша текущая платформа может не позволять проектировать программы, связывать модули по 20-40 минут в последовательности с автоматическим назначением, учетом необходимых условий, выставлением таймеров, а нам именно это нужно.
2. Функциональность системы. Здесь речь идет не только об использовании вновь появившихся решений, но и о сокращении функциональности, и об изменении отношения сотрудников к имеющимся возможностям. Рассмотрим это все подробнее на примерах. 

• Сокращение или исключение каких-то функций системы. Не нужно поддерживать то, что нам не нужно. В этом месте тратятся наши ресурсы. Например, есть компании, которые 5-7 лет назад, на первой волне яркого развития геймификации, сделали геймифицированную систему дистанционного обучения с бейджами, баллами, играми. Прошло время, и сегодня им эта геймификация оказалась не нужна. Это нормально. Она свою задачу выполнила. Я ни в коем случае не хочу сказать, что геймификация это плохо, есть ситуации, в которых она необходима. Но не нужно ее тянуть, не нужно ее обслуживать, если в вашей компании она уже не так востребована, как раньше. 

Такая же ситуация бывает с мобильным обучением. На гребне волны, под влиянием  моды компания начинает его внедрять, в какой-то момент оно активно используется, а потом происходит естественный откат. Количество обращений к мобильным версиям портала или курсов практически сходит на нет. Почему? Потому что люди попробовали, поиграли, а потом поняли, что им это неудобно. 

Если мы не наблюдаем за процессом, не пересматриваем его регулярно, то мы вообще можем этого не заметить. Мы будем продолжать тратить деньги на создание мобильной версии каждого курса, тратить деньги на оптимизацию каждой страницы портала. 

Как рудимент прошлого часто бывает некий системный зоопарк. 10-15 лет назад многие системы были узкопрофильными, и компании строили экосистему из разных инструментов. Сегодня появилось большое количество многофункциональных инструментов, которые позволяют большое количество задач решать в одном месте, и это намного более удобно и в управлении, и в поддержке.

• Изменение отношения к существующим возможностям. Система в любом случае выходит на плато использования. Люди пользуются каким-то ограниченным набором функций, к которому они привыкли, а остальное не замечают. Ваш провайдер все время что-то обновляет и добавляет функциональность, а люди не пользуются. И мы не стимулируем использование, не информируем дополнительно. Это тоже повод для пересмотра. Может быть, нам не нужно ничего менять — ни инструментарий, ни систему, а нужно просто рассказать людям, как они могут пользоваться тем, что есть. Нужно проверять обновления и актуальную функциональность своей существующей системы. И нужно постоянно показывать людям новые возможности в том, чем они уже пользуются.
• Мониторинг и внедрение новых решений. Наглядный кейс: социальная компонента в обучении. 15 лет назад, кроме форумов с непонятной организацией, практически никаких инструментов коммуникации не было. Очень много компаний строили свою систему обучения без общения. Сейчас же таких инструментов огромное количество, и все они на кончиках пальцев. А процессы строятся по-прежнему так, как будто ничего не изменилось, как будто у нас нет огромного разнообразия средств коммуникации. Это один из самых наглядных примеров нашего движения по накатанной. Мы делаем так, как привыкли, хотя социальная компонента просто необходима для обучения. Люди не могут учиться в изоляции. Есть история, не помню в каком учебнике она была, когда кулеры с водой переставили из общих коридоров в кабинеты, и это закончилось кризисом обмена знаниями в компании: люди стали меньше пересекаться в неформальной обстановке, меньше делиться новостями. Если общения нет в логике обучения — это повод пересмотреть систему и подумать, как сделать так, чтобы слушатели во время обучения общались. 

3. Возможности автоматизации. Исторически многие действия в дистанционном обучения производились вручную. Есть огромное количество разных механизмов, которые позволяют в обучении автоматизировать рутинные операции. Не нужно больше руками выбирать подразделение и галочками назначать обучение, это занимает время, это неудобно. Качественная автоматизация позволяет больше внимания посвящать значимым вещам — аналитике, мониторингу, интервьюированию слушателей. В книге Дэна Хиза Upstream есть прекрасная история про портал для организации путешествий. В какой-то момент оказалось, что служба поддержки не может отвечать на значимые вопросы пользователей. Стали анализировать и поняли, что огромное количество времени уходит на один тип запросов — поиск чеков об оплате отеля или билета.  Как только это выловили, сразу автоматизировали отправку этих чеков. Служба поддержки мгновенно разгрузилась и стала заниматься теми вопросами, которыми на самом деле должна заниматься.

Сейчас такое количество возможностей для автоматизации, что, если вы выбираете новую систему, смотрите на ту, в которой они максимально представлены. 

4. Роль системы обучения в жизни сотрудника. Современная система дистанционного обучения должна иметь намного большую роль, чем она имела раньше. Сегодня она должна быть источником и рекомендованного обучения, и внешнего обучения, и курируемой информации. Система дистанционного обучения больше не просто способ доставки контента, это автоматизированное рабочее место. Она должна отвечать за все процессы в обучении и одновременно с этим иметь принципиально другую роль для сотрудника — роль источника знаний. В ней должно быть доступно все, что нужно относительно той работы, которую человек выполняет. 
5. Собственные потребности.  Приведу пример из практики нашей компании. Я наблюдала эволюцию систем управления проектами. 10-15 лет назад нам вообще система не нужна была. У нас были excel-таблички и общие папки. Потом появились одни продукты, другие, в какой-то момент мы активно использовали Basecamp — там было все, что нам нужно. Спустя какое-то время мы поняли, что эта программа нам “жмет”, мы стали пробовать что-то новое. Почему? Мы менялись в том, что мы хотим видеть от системы управления проектами, в том, какие нам нужны возможности, в том, что хотят наши клиенты. Мы выбрали другую систему, и сегодня продолжаем ей пользоваться. Но это не значит, что через год или через два мы снова не пересмотрим свои потребности и свою систему управления проектами.

Все люди такие, это хорошо описано в книге Адама Гранта “Подумайте еще раз”: мы принимаем решение, прикипаем к нему и мы живем с ним. Мало того, что мы, люди, мало любим сознаваться в том, что мы в чем-то были неправы, мы еще и менять ничего особенно не хотим. Но нужно попробовать себя убедить в одной вещи. Речь на самом деле не о том, что мы совершали ошибки когда выбирали систему или когда организовали процессы. Речь о том, что прежнее решение не подходит нам именно сейчас, на данный момент. Раньше оно было правильным, а сегодня условия изменились, мы и наши потребности изменились.

Должен быть регулярный, плановый процесс пересмотра системы дистанционного обучения, например, раз в год, когда все участники, все задействованные люди собираются, смотрят на то, что у нас есть сейчас, и задаются вопросом: это то, что нам нужно сегодня?

Система дистанционного обучения — живая

Вот в своей квартире, в своем доме вы периодически обновляете обстановку. Это делает большинство людей в том или ином объеме. Меняете занавески, перекладываете что-то в ящиках, что-то выкидываете, меняете назначение ящиков. Мы все пересматриваем свое жилище. Это необязательно глобальный ремонт, но если мы заботимся о комфорте, своем и своей семьи, мы меняем что-то по чуть-чуть. 

Система дистанционного обучения тоже хочет, чтобы ее пересматривали. Чтобы в ней меняли занавески, перевешивали полки, перекладывали ящики. Это ни в коем случае не должен быть процесс, в котором мы без конца все меняем, но нельзя все замораживать в одном положении.

В процессе пересмотра не нужно гнаться за всеми техническими инновациями. Их много, они разные. Но нужно постоянно анализировать, чем мы пользуемся, что работает, а что нет, чего нам не хватает. 

Инновации — это далеко не всегда технологические инновации. Иногда инновации — это другой подход к продвижению. Помочь людям увидеть и использовать то, что у них уже есть — инновация. Может быть, вашей лучшей инновацией будет не VR и не дополненная реальность, а хороший список to-do в вашей системе обучения. Может быть, вашей большой инновацией будут траектории обучения. А может быть, вы поймете, что упустили социальную компоненту, и добавите в организацию обучения инструменты коммуникации, и это даст вам огромный прирост эффективности обучения.

Если мы не пересматриваем систему так, чтобы она стала полезным и важным ресурсом для сотрудников компании, динамического развития мы для нее прогнозировать не можем. Даже если все работает нормально, пересмотр тоже нужен. Если мы все проанализировали и пришли к выводу, что нас все устраивает — отлично. Но любое решение, даже решение оставить все как есть, должно быть осознанным.