Ключевые шаги
1. Определите цель документа. Убедитесь, что должностная инструкция соответствует целям компании и отражает реальные обязанности сотрудника.
2. Структура документа должна включать:
-
Название должности. Укажите полное наименование должности.
-
Подчиненность. Укажите, кому подчиняется сотрудник и кто является его непосредственным руководителем.
-
Цель должности. Опишите основную цель выполнения работы на этой должности.
-
Обязанности и задачи. Перечислите основные обязанности и задачи. Используйте четкие формулировки.
-
Права. Определите права сотрудника (например, право на получение информации, право на участие в совещаниях и т.д.).
-
Ответственность. Укажите ответственность за выполнение задач и возможные последствия за невыполнение обязанностей.
-
Квалификационные требования. Опишите необходимые навыки, образование и опыт работы.
-
Условия работы. Укажите режим работы, место выполнения обязанностей и другие важные условия.
3. Проконсультируйтесь с ответственными сторонами. Привлеките к разработке инструкции руководителей, сотрудников и HR-специалистов для получения обратной связи.
4. Регулярно пересматривайте. Должностные инструкции должны регулярно актуализироваться в зависимости от изменений в организации или на рынке труда.
5. Утвердите документ. После составления необходимо утвердить инструкцию у руководства компании.
Грамотно составленная должностная инструкция способствует повышению эффективности работы как сотрудников, так и всей организации в целом.
Ключевые ошибки при составлении должностной инструкции
При подготовке должностной инструкции могут возникать различные ошибки, которые могут негативно сказаться на понимании обязанностей сотрудников и на общей эффективности работы, в числе которых:
1. Неясные формулировки
• Использование абстрактных или неопределенных терминов, которые могут быть интерпретированы по-разному.
• Отсутствие конкретики в описании обязанностей и задач.
2. Избыточная сложность
• Слишком длинные и сложные предложения, которые затрудняют понимание сотрудниками и создают поле для интерпретаций и разногласий.
• Использование узкопрофессиональной терминологии без объяснений и расшифровок существенно затрудняет восприятие документа.
3. Отсутствие структуры
• Непоследовательное изложение информации, отсутствие четкой логики в разделе обязанностей и прав.
• Плохая структура текста, что делает его трудным для навигации и восприятия.
4. Игнорирование реальных обязанностей
• Описание обязанностей, которые не соответствуют фактическим задачам, выполняемым на данной должности.
• Отсутствие важных аспектов работы, которое может привести к недопониманию.
5. Недостаточное внимание к правам и ответственности
• Неуказание прав сотрудника, что может привести к конфликтам и недовольству.
• Неопределенность в вопросах ответственности за выполнение задач.
6. Отсутствие квалификационных требований
• Неуказание необходимых навыков и квалификации, которое затрудняет подбор кандидатов на данную должность.
• Неправильные или устаревшие требования, которые не соответствуют текущим реалиям.
7. Неправильное оформление
• Отсутствие необходимых реквизитов (названия компании, даты утверждения и т.д.).
• Игнорирование требований к оформлению документов, которое может создать впечатление небрежности.
8. Пренебрежение изменениями законодательства
• Непериодическое обновление должностной инструкции в связи с изменениями в организации или на рынке труда.
• Игнорирование отзывов сотрудников о реальных трудностях в выполнении своих обязанностей.
9. Недостаток вовлеченности сотрудников
• Невнимание сотрудников к процессу разработки инструкции может привести к отсутствию у них чувства вовлеченности и ответственности.
• Игнорирование мнений и предложений сотрудников, которые непосредственно выполняют обязанности, может привести к саботажу выполнения должностной инструкции в будущем.
10. Необоснованные ожидания
• Установка нереалистичных требований и ожиданий от сотрудников, что может привести к выгоранию и недовольству.
Избежание этих ошибок поможет создать эффективные и понятные должностные инструкции, которые будут способствовать повышению производительности и удовлетворенности сотрудников.
Поделиться
