В соответствии с обновлениями, произошедшими в Трудовом Кодексе РФ (ст. 22 ТК РФ) с 1 марта 2022года, работодатели по желанию могут использовать электронный документооборот в охране труда.
Если работодатель принимает решение о переходе на ЭДО, то необходимо взять у каждого работника согласие о переходе на ЭДО. Единственное исключение, когда такое согласие не нужно – если первое трудоустройство работника произошло после 31.12.2021 года - такие работники автоматически оформляются сразу на ЭДО.
Электронный документооборот состоит из:
- Система ЭДО (программное обеспечение);
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП);
- Генерация документа (где находится вся информация по документу);
- Личный кабинет сотрудника.
Чтобы электронный документооборот функционировал, каждой стороне ЭДО необходимы электронные подписи. Ниже приведем список видов электронных подписей:
Для работодателя:
- Простая электронная подпись (ПЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР).
Для работника:
- Простая электронная подпись (ПЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР);
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
В чем отличие этих электронных подписей?
Работодатель для подписания трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договор, изменения, вносимые в договоры, расторжения договоров, приказы о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод, заявление на увольнение может использовать только НЭП РВР.
Работник вышеуказанные документы может подписывать НЭП, НЭП РВР, КЭП. Другие виды документов работнику можно подписывать и ПЭП.
Не все программные обеспечения для ЭДО имеют функционал по охране труда. Ниже представлены основные программы, имеющие функции по работе с документами по СОУТ, медосмотрам, обучению, СИЗ, расследование НС и пр., представляющие интерес для специалистов по охране труда:
- 1С: Производственная безопасность. Охрана труда
- Dva14
- КОТ
Исключения по использованию ЭДО:
- Отказ работника от ведения его делопроизводства в ЭДО – в таком случае всю документацию необходимо вести на бумажных носителях
- Следующие документы всегда ведутся на бумажных носителях:
- Трудовые книжки (если работник не перешел на электронную);
- Приказы об увольнении работников;
- Акты о несчастных случаях по форме Н-1
- Журналы проведения всех видов инструктажей по охране труда.
Поделиться
