Электронный документооборот в охране труда

В соответствии с обновлениями, произошедшими в Трудовом Кодексе РФ (ст. 22 ТК РФ) с 1 марта 2022года, работодатели по желанию могут использовать электронный документооборот в охране труда.

Если работодатель принимает решение о переходе на ЭДО, то необходимо взять у каждого работника согласие о переходе на ЭДО. Единственное исключение, когда такое согласие не нужно – если первое трудоустройство работника произошло после 31.12.2021 года - такие работники автоматически оформляются сразу на ЭДО.

Электронный документооборот состоит из:

  • Система ЭДО (программное обеспечение);
  • Электронная цифровая подпись (ЭЦП);
  • Генерация документа (где находится вся информация по документу);
  • Личный кабинет сотрудника.

Чтобы электронный документооборот функционировал, каждой стороне ЭДО необходимы электронные подписи. Ниже приведем список видов электронных подписей:

Для работодателя:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП);
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
  3. Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР).

Для работника:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП);
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
  3. Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР);
  4. Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

В чем отличие этих электронных подписей?

Работодатель для подписания трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договор, изменения, вносимые в договоры, расторжения договоров, приказы о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод, заявление на увольнение может использовать только НЭП РВР.

Работник вышеуказанные документы может подписывать НЭП, НЭП РВР, КЭП. Другие виды документов работнику можно подписывать и ПЭП.

Не все программные обеспечения для ЭДО имеют функционал по охране труда. Ниже представлены основные программы, имеющие функции по работе с документами по СОУТ, медосмотрам, обучению, СИЗ, расследование НС и пр., представляющие интерес для специалистов по охране труда:

  • 1С: Производственная безопасность. Охрана труда
  • Dva14
  • КОТ

Исключения по использованию ЭДО:

  1. Отказ работника от ведения его делопроизводства в ЭДО – в таком случае всю документацию необходимо вести на бумажных носителях
  2. Следующие документы всегда ведутся на бумажных носителях:
  • Трудовые книжки (если работник не перешел на электронную);
  • Приказы об увольнении работников;
  • Акты о несчастных случаях по форме Н-1
  • Журналы проведения всех видов инструктажей по охране труда.
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1