Я знаю как правильно предоставить работнику учебный отпуск

Опубликовано 2012-09-30 07:52 пользователем Кадровик и HR

По состоянию на: 13.02.2012
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2012
Автор: Погорельская Марина
Тема: Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Я знаю, как правильно...

Заявление работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска Приказ о предоставлении работнику дополнительного учебного отпуска Записка-расчет о предоставлении дополнительного учебного отпуска работнику Личная карточка работника Табель учета рабочего времени

Нормативные документы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) 2. Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" (извлечение) 3. Письмо Минобразования РФ от 20.07.1999 N 14-55-349ин/15 "О порядке реализации Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования в различных формах обучения" (извлечение)

Справочные материалы

Полезная таблица о продолжительности и условиях оплаты учебных отпусков Форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска, связанного с обучение в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию

Вы заметили, что в последнее время все больше и больше работников стремятся получить образование «без отрыва от работы»? Именно на кадровую службу ложатся обязанности по разъяснению сотрудникам (а нередко и руководителю организации) порядка получения гарантий и компенсаций в связи с таким «совмещением» работы и учебы. Чтобы дать грамотный совет, объяснить, кому и когда полагается учебный отпуск, в каких случаях он будет оплачиваться, а когда оплате не подлежит, и самое главное - правильно оформить все документы на предоставление учебного отпуска, кадровики должны очень хорошо ориентироваться в положениях трудового законодательства и нормативных актов в сфере образования.

Нередко на практике можно столкнуться и с не совсем «обычными» просьбами работников, имеющих право на учебный отпуск. Например, когда работники просят предоставить учебный отпуск в другой период или другой продолжительности, чем это указано в справке-вызове.

Разобраться в том числе и в таких «нестандартных» вопросах нам поможет тот, кто точно знает, как правильно предоставить учебный отпуск работнику.

Вопросы, касающиеся предоставления учебных отпусков, вызывают среди кадровиков многочисленные дискуссии в связи с тем, что порядок их использования и оформления трудовым законодательством не регламентирован. Поэтому мы решили поговорить на эту тему подробнее и определить порядок и условия предоставления таких отпусков сотрудникам организации.

Я знаю как правильно предоставить работнику учебный отпуск Отпуск ежегодный и отпуск учебный. В чем отличия?

В первую очередь давайте определимся: можно ли к учебным отпускам применять те же правила, которые мы применяем при предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков? Например, предоставлять учебный отпуск «по частям», отзывать из него работника или продлевать?

Проведение аналогии между ежегодными оплачиваемыми отпусками и дополнительными учебными недопустимо в связи с их существенным отличием друг от друга и по цели, и по содержанию.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предназначен для отдыха и восстановления сил работника, в то время как учебный - для овладения учебным процессом: сдачи лабораторных работ, экзаменов, защиты дипломной работы и сдачи государственных экзаменов.

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на другое время, продлить в связи с болезнью в период отпуска, разделить на части. Работника, в случае производственной необходимости, можно отозвать из такого отпуска, а за неиспользованные дни отпуска он при увольнении получит денежную компенсацию и т. д. Основанием для предоставления отпуска служит график отпусков.

Дополнительный учебный отпуск - это гарантия, предусмотренная законодательством (ст. 173-177 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ, а также ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»; далее - Закон № 125-ФЗ). Учебный отпуск носит целевой характер, он предназначен для участия работника, совмещающего работу с учебой, в образовательном процессе. Его нельзя перенести, продлить, разделить, спланировать заранее, получить за него компенсацию, работника нельзя отозвать из такого отпуска, он не зависит от времени предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Основанием для его предоставления является справка-вызов из учебного заведения.

Условия предоставления учебного отпуска

Законодательство предусматривает совокупность условий, при наличии которых работнику будет предоставляться учебный отпуск. Отсутствие хотя бы одного из них станет основанием для отказа в таком отпуске. Помните, что каждый раз нужно проверять, все ли условия для предоставления учебного отпуска вашему сотруднику соблюдены.

Если работник успешно обучается по заочной или вечерней (очно-заочной) форме в вузе, имеющем государственную аккредитацию, то учебный отпуск предоставляется ему с сохранением среднего заработка, а если работник обучается по очной форме обучения, то без сохранения заработной платы.

Учебные отпуска бывают разной продолжительности в зависимости от целей его предоставления и от курса, на котором обучается работник. Это может быть сдача сессии (прохождение промежуточной аттестации), государственных итоговых экзаменов, защита диплома (выпускной квалификационной работы).

ПРИМЕР

Так, продолжительность отпуска для сдачи государственных экзаменов и защиты диплома составляет четыре месяца (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Подробнее о продолжительности и условиях оплаты учебных отпусков см. на сайте HR-Portal.

При этом продолжительность и период предоставления учебного отпуска не зависит ни от стажа работы в организации, ни от срока трудового договора, ни от пожеланий сторон трудового договора. Определение времени (периода) предоставления учебного отпуска относится исключительно к компетенции учебного заведения.

Продолжительность в учебном году экзаменационных сессий для очно-заочной (вечерней) и заочной форм обучения устанавливается в соответствии с дополнительными отпусками, которые предоставляются студентам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию высших учебных заведениях, в соответствии со ст. 17 Закона № 125-ФЗ (п. 1.6 письма Минобразования России от 20.07.1999 № 14-55-349ин/15 «О порядке реализации Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования в различных формах обучения»). В свою очередь, учебный план по конкретной форме обучения и график учебного процесса образовательное учреждение разрабатывает и утверждает самостоятельно на основе государственного образовательного стан-1 дарта высшего профессионального образования (ГОС ВПО).

Наша справка

Основные образовательные программы высшего профессионального образования обучающимися могут осваиваться в различных формах в зависимости от объема обязательных занятий педагогического работника высшего учебного заведения с обучающимися: очной, очно-заочной (вечерней), заочной, в форме экстерната. Допускается сочетание различных форм получения высшего профессионального образования.

Перечень направлений подготовки (специальностей), по которым получение высшего профессионального образования в очно-заочной (вечерней), заочной формах обучения или в форме экстерната не допускается (далее - Перечень), устанавливается уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (п. 8 ст. 6 Закона № 125-ФЗ). В настоящее время Перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 22.11.1997 № 1473.

Документы для предоставления учебного отпуска

Основанием для предоставления и оплаты отпуска, как мы уже отметили, служит справка-вызов, утв. приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057 «Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию».

Форму справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска, связанного с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию (с сохранением среднего заработка), см. на сайте HR-Portal.

Справка-вызов состоит из двух частей: справки-вызова и справки-подтверждения. Первая часть справки-вызова предоставляется до отпуска - это основание для его предоставления, а справка-подтверждение выдается по окончании отпуска для подтверждения факта использования отпуска по назначению.

Далее рассмотрим пошаговую процедуру оформления учебного отпуска.

Шаг 1 Получение заявления работника.

Каким образом работодатель узнает о том, что работнику полагается учебный отпуск? В большинстве случаев работники обращаются с письменной просьбой об этом - пишут заявление, к которому прилагают справку-вызов учебного заведения (пример 1). Оформление такого документа, как заявление работника, обязательным не является, но в практике работы встречается довольно часто.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Основанием для предоставления дополнительного учебного отпуска является справка-вызов

Шаг 2 Издание приказа о предоставлении работнику учебного отпуска.

Далее работодателю необходимо издать приказ, где будет зафиксирована продолжительность учебного отпуска, конкретные даты его предоставления, а сам приказ будет передан в бухгалтерию для оплаты.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

При оформлении дополнительного учебного отпуска заявление работника необходимо только для того, чтобы ввести документ «посторонней» организации (справку-вызов образовательного учреждения) в вашу систему делопроизводства. Справка-вызов прилагается к заявлению работника

Я знаю как правильно предоставить работнику учебный отпуск

Приказ о предоставлении учебного отпуска оформляется, как правило, по унифицированной форме № Т-6 (приказ о предоставлении отпуска работнику), в которой обязательно указывается, что отпуск является учебным (пример 2).

Кстати, в унифицированной форме отсутствует необходимый в данном случае реквизит «Основание». Представляется, что этот дополнительный реквизит может быть внесен приказом (распоряжением) работодателя на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Шаг 3 Оформление записки-расчета и оплата учебного отпуска (если он подлежит оплате).

В случаях, когда отпуск подлежит оплате, работником кадровой службы на основании изданного приказа оформляется лицевая сторона записки-расчета (унифицированная форма № Т-60), которая затем передается в бухгалтерию для дальнейшего оформления и произведения выплат (пример 3).

Шаг 4 Заполнение личной карточки работника.

Нередко возникает вопрос: нужно ли при предоставлении учебного отпуска заполнять раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2)? Полагаем, что такое заполнение не помешает и позволит отследить, в какие периоды и какой продолжительности работник использовал учебный отпуск (пример 4).

Опять же из-за того, что отпуск предоставляется не за рабочий год, соответствующие графы таблицы личной карточки работника не заполняются.

ВАЖНО!

Так как учебный отпуск предоставляется в учебном, а не в рабочем году, то графа «Период работы» в приказе о предоставлении отпуска и в записке-расчете не заполняется

Шаг 5 Ведение табеля учета рабочего времени.

Учет отработанного (неотработанного) работником времени - обязанность работодателя, и период нахождения сотрудника в учебном отпуске не исключение. Нужно обязательно отмечать его в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 или № Т-13).

При заполнении табеля учета рабочего времени (пример 5) проставляем буквенный код условного обозначения «У» или цифровой «11» в течение всего периода дополнительного учебного отпуска, независимо от выходных дней, так как учебный отпуск предоставляется в календарных днях. Руководствуясь предложенной нами процедурой предоставления учебного отпуска, вы не забудете оформить необходимые документы.

После того как учебный отпуск у сотрудника закончится и он выйдет на работу, попросите у него справку-подтверждение.

Учебный отпуск: что еще нужно учесть

Итак, мы с вами выяснили, что учебный отпуск имеет целевой характер и должен предоставляться только в соответствии с документами (справкой-вызовом) образовательного учреждения. Работодателю, в свою очередь, необходимо оформить кадровые документы для освобождения работника от работы на период учебного отпуска.

В связи с производственной необходимостью довольно часто возникает желание сократить продолжительность учебного отпуска. Причем такая инициатива не всегда исходит от работодателя. Вы можете столкнуться с такой ситуацией, когда работник в своем заявлении указывает период учебного отпуска меньше, чем в приложенной к заявлению справке-вызове. Однако здесь следует учитывать, что основанием для издания приказа о предоставлении учебного отпуска является не заявление работника, а именно справкавызов. Поэтому продолжительность отпуска в справке-вызове и в приказе работодателя должна быть одинакова и соответствовать требованиям законодательства, так как она не может быть изменена (увеличена или сокращена) соглашением сторон.

Если во время учебного отпуска работник (студент) заболел и не успел сдать все экзамены (защитить диплом), учебное заведение выдает такому работнику (студенту) новую справку-вызов на количество дней временной нетрудоспособности с другими сроками этой части учебного отпуска. Как видим, и в этой ситуации продление учебного отпуска производится не по инициативе сторон трудовых отношений, а в соответствии с решением образовательного учреждения.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Даже при обоюдном согласии работника и работодателя сокращение или прерывание учебного отпуска законом не предусмотрено. Предоставление сокращенного учебного отпуска на основании заявления работника, отличающегося по срокам от периодов, указанных в справке-вызове и справке-подтверждении, - нарушение трудового законодательства

На практике встречаются случаи, когда работник, не получив своевременно справку-вызов, просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы и уезжает на сессию. При возвращении из такого неоплачиваемого отпуска он привозит справку-вызов и просит оплатить дополнительный учебный отпуск. Вины работника в несвоевременном представлении справки-вызова нет, и работодатель должен отменить приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, издать приказ о предоставлении дополнительного учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом и оплатить такой отпуск.

Для работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, совмещающих учебу в высших учебных заведениях с работой, коллективным договором или трудовым договором (контрактом) могут предусматриваться увеличение продолжительности дополнительных отпусков, предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы и иные меры поддержки. При предоставлении учебных отпусков вы должны учитывать такие дополнительные гарантии, если они предусмотрены для сотрудников вашей организации.

ПРИМЕР 1

Заявление работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска (фрагмент)

Я знаю как правильно предоставить работнику учебный отпуск ПРИМЕР 2