Оценочный лист компетенций секретаря

Представьте себе ситуацию: Вам 
приходится общаться с человеком, 
который не очень приятен. Как Вы 
поступите?

Назовите три плюса и три минуса 
ситуации, в которой принятый в компании 
дресс-код отличается от привычного Вам.

Почему одни готовы подстраиваться под 
принятые в компании нормы общения, а 
другим важно общаться в том стиле, 
который они сами считают правильным?

Руководитель дает Вам задание, цель 
которого Вы не понимаете. Ваши действия.

После ответа задать дополнительный 
вопрос: «А если Вы не согласны с этой 
целью?»

Почему одним людям комфортна роль 
исполнителя, а для других важно 
самостоятельно принимать решения?

Опишите стандартные задачи, которые 
Вам приходится (приходилось) решать в 
течение рабочего дня на нынешней 
(предыдущей) работе.

Представьте, что в течение дня Вам 
необходимо подготовить презентацию по 
заданию руководителя, представить в 
отдел персонала копии приказов, 
организовать три деловые встречи 
руководителя в комнате для конференций, 
а также отправить три пакета с 
документами по адресам. Опишите свои 
действия (оцените логичность и тот факт, 
что кандидат ни о чем не забыл)

Назовите не менее четырех-пяти 
показателей успешности работы секретаря.

Опишите свою работу за последнюю 
неделю на последнем месте работы – это 
критично, иначе методика оценки не 
работает

Звонит человек, с которым директора 
соединять не надо, в то же время 
общаться с ним нужно очень вежливо. 
Давайте сыграем в ролевую игру: я буду 
давать реплики за этого клиента, а Вы 
будете мне отвечать.

Примеры реплик: 
– Соедините меня с Иваном Петровичем, 
пожалуйста, мы должны обсудить с ним 
важный вопрос. 
– Ответ... 
– Мы обязательно должны с ним 
пообщаться, это важно. 
– Ответ... 
– Я думаю, Иван Петрович будет 
недоволен, если Вы меня с ним не 
соедините. 
– Ответ... 
– Я в любом случае найду способ связаться 
с Иваном Петровичем, и Вы окажетесь 
виноваты.
– Ответ... 
– Вы готовы брать на себя такую 
ответственность? 
– Ответ...

Назовите за минуту как можно больше 
решений такой ситуации: у руководителя 
важное совещание с партнерами, а он 
попал в пробку. Его уже ждут внешние 
партнеры, и они явно не очень довольны.

Назовите за две минуты как можно больше 
выходов из такой ситуации: Вы пролили 
томатный сок себе на белую блузку, а в 
течение пяти минут Вы должны подать 
напитки гостям руководителя

Напишите стандартное письмо с запросом 
информации о... (пример должен быть 
актуальным для компании).

Например, Вам необходимо запросить у 
иностранного партнера компании данные 
для оформления визы и поездки Вашего 
руководителя

Задание для проверки навыков работы в 
Word:

Вам необходимо в документе заменить 
слово «Контракт» на слово «Договор», 
причем это слово повторяется в тексте 
несколько раз. Как это сделать 
максимально быстро? Задание для 
проверки навыков работы в Excel зависит 
от уровня необходимых навыков. Можно 
попросить построить график или сделать 
линки

Вам необходимо запросить у компании-
партнера информацию, необходимую для 
организации командировки руководителя. 
Напишите образец письма.

У руководителя назначена встреча, а он не 
сможет ее провести по объективным 
причинам. Что Вы скажете тому человеку, 
с которым назначена эта встреча?

Вам необходимо подготовить срочную 
командировку руководителя в Голландию. 
Но Вы не успеваете к сроку получить визу 
в посольстве. Ваши действия?

Ваш руководитель должен лететь в 
Челябинск послезавтра. Это было 
внезапным решением. Вы узнаете из 
нескольких телефонных разговоров, что 
все гостиницы заняты, так как в городе 
проходит большая конференция. Ваши 
действия

Секретарь, находящийся в Вашем 
подчинении, несколько раз не очень 
корректно ответил по телефону. Ваши 
действия?

Ваш подчиненный систематически 
опаздывает на работу. Ваши действия.

Вы видите, что несколько дней все 
секретари на ресепшн в унылом 
настроении. Ваша реакция

Перечислите несколько основных правил 
эффективного планирования времени при 
условии, что сам тип задач определяете 
не Вы.

Задание: дайте список дел и 
охарактеризуйте привычки и предпочтения 
руководителя (биологические часы, 
нравится монотонность или разнообразие 
и т. д.), попросите составить план дня