Впервые покупаете информационную систему для управления персоналом? Советы эксперта

Сидни Симон в течение нескольких лет консультировал компании, которые приобретали и реализовывали HRIS (HR Information System - программное обеспечения для сферы управления персоналом). Симон также является основателем международной ассоциации «the International Association of Human Resource Information Management». На одной из конференций по управлению персоналом он знакомил покупателей, которые впервые приобретали программное обеспечение HRIS, с основными принципами его работы.

Зачем нужны перемены?

Поиск и внедрение нового программного обеспечения является сложным и дорогостоящим процессом, а какова вам от этого польза? Во-первых, усовершенствованная информационная система поможет вам быстрее реагировать на зачастую непредсказуемые запросы со стороны высшего руководства о предоставлении данных о сотрудниках. Во-вторых, вам не нужно перелистывать огромное количество печатных изданий. И возможно, самое главное, это позволит вам больше времени уделить стратегической деятельности, а не рутинной документации.

Один из участников конференции спросил Сидни Симона, может ли он порекомендовать применение HRIS в компании, где работают 150 человек. Консультант, в свою очередь, задал встречный вопрос: «А сколько специалистов работает в HR-отделе?» «Только я», ответила девушка. Симон продолжил: «И вы действительно хотите тратить ваше время на обработку всех бумаг?»

Сколько времени это займет?

Симон говорит, что в среднем процесс выбора и установки новой системы занимает от 12 недель до 6 месяцев. Но, в случае необходимости, это можно сделать и в течение 2 недель. Лучше всего покупать доступные информационные системы процессов управления от производителя, которые также предоставляют услуги по начислению заработной платы. Выбирайте производителя или поставщика, которому вы доверяете.

Второй, не менее быстрый способ приобретения HRIS, заключается в посещении крупных торговых HR-выставок, где вы можете пообщаться с ее участниками, и остановить свой выбор на программе, которая больше всего пришлась по душе. Самый большой недостаток этих «быстрых методов» заключается в том, что ваше непосредственное руководство может требовать более тщательного ведения документации, чем может предложить выбранная система.

Не пугайтесь!

Многие покупатели, которые впервые приобретают HRIS, опасаются, что система им предлагает больше, чем они могут справиться. Симон убеждает слушателей, что большинство производителей концентрирует свое внимание именно на тех функциях, которые актуальны для сферы HR сегодня. Отличительные черты таких информационных систем основываются на индивидуальных потребностях, возможностях и предпочтениях тех или иных организаций.

Во-первых, системы имеют два различных режима доставки. Они доступны в виде лицензионного программного обеспечения на одном или нескольких дисках. Программу можно устанавливать на компьютер или использовать ресурсы провайдера (когда "база" находится у провайдера, а не на сервере компании). 

Симон предупреждает, что некоторые компании просто не разрешают использовать ресурсы провайдера. Многие считают, что передача данных через Интернет может быть опасной, так как доступ к информации могут получить хакеры.

Симон описывает шесть шагов, необходимых для удачного приобретения и внедрения HRIS:

1. Подготовка.

2. «Знакомство» с несколькими поставщиками/производителями.

3. Оценка и выбор двух лучших программ.

4. Окончательный выбор.

5. Реализация.

6. Применение.

Он предполагает, что кто-то в спешке может сократить все шаги, за исключением реализации. На самом деле, чем более тщательно вы подходите к выбору программного обеспечения, тем более эффективно будет работать вся система.

В процессе подготовки необходимо найти ответы на следующие вопросы:

1. Какое у вас подключение? (для варианта "онлайн" требуется высокоскоростное соединение.)

2. Сколько человек будут пользоваться системой? (Чем больше пользователей, тем больше необходимость определения ролей и протоколов доступа.)

3. Какую помощь можно ожидать от вашего IT-персонал? Какие функции должна выполнять система? Какие средства ваша компания готова в это вложить?

В стадии «знакомства» вы можете узнать, что предлагает каждый поставщик программного обеспечения и обсудить с ним, что именно нужно вам. Это общение может проходить как с глазу на глаз, так и виртуально. Вы также можете узнать мнение других клиентов, которые уже имеют опыт сотрудничества с тем или иным поставщиком (стадия оценки).

В процессе выбора между двумя лучшими, на ваш взгляд, системами программного обеспечения, не сообщайте никому из продавцов, что вы рассматриваете и другие варианты. Перейти к реализации HRIS будет гораздо проще, если вы выбрали "онлайн" - вариант, так как поставщик будет делать большую часть работы за вас. Если же выбор остановлен на программном обеспечении сервера которого располагаются в Вашей организации, постарайтесь не поддаться искушению, чтобы настроить его, пока вы полностью не поймете, как это работает.

Теперь Вы готовы к выбору. Удачи!

Первая публикация: 2012-05-28

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Blr.com
Перевод: 
  • Татьяна Горбань
+1
0
-1