Эффективная коммуникация является важным элементом любого проекта. Для улучшения коммуникации часто помогает создание подробного плана того, как все участники проекта должны общаться друг с другом. Такая стратегия называется коммуникационным планом, и ее могут использовать организации любого размера.
В этой статье мы обсудим элементы плана коммуникации и приведем пример, который поможет вам создать свой собственный.
Что такое коммуникационный план?
Коммуникационный план - это документ, в котором подробно описано, как члены команды проекта и заинтересованные стороны должны общаться друг с другом. Это полезно для улучшения коммуникации во время проекта или в рамках всей организации. Менеджеры проектов обычно составляют план коммуникаций в начале проекта, чтобы обеспечить всех участников информацией, необходимой для эффективного общения в ходе проекта. Хотя большинство коммуникационных планов - это письменные документы, некоторые руководители проектов используют программное обеспечение для управления задачами, чтобы отслеживать выполнение каждой задачи плана.
Элементы коммуникационного плана
Ниже приведены общие элементы коммуникационного плана:
Цели
Многие коммуникационные планы начинаются с перечисления целей проекта в целом, а также любых конкретных коммуникационных целей, которые могут иметь члены команды. Например, коммуникационный план для проекта по разработке программного обеспечения может объяснять общую цель проекта, которая заключается в создании нового программного обеспечения, отвечающего потребностям клиента. Можно также перечислить цели коммуникации, которые могут включать в себя информирование клиента о потребностях проекта, обмен отчетами и сбор отзывов о прототипах и планах. Включение информации о целях проекта гарантирует, что все члены команды имеют одинаковые ожидания.
Основные заинтересованные стороны
Заинтересованная сторона - это любой человек, имеющий профессиональный интерес к проекту. В проектах часто есть внутренние заинтересованные стороны, например, менеджер проекта, и внешние заинтересованные стороны, например, клиенты, которые заказали продукт или услугу. В коммуникационных планах часто перечисляются все ключевые заинтересованные стороны вместе с контактной информацией, такой как адреса электронной почты и номера телефонов. В плане также может быть указан предпочтительный способ коммуникации и лучшее время для связи с каждым человеком.
Члены команды
В коммуникационных планах также указывается каждый член проектной группы, его роль, обязанности и контактная информация. Внесение этой информации в план коммуникаций помогает убедиться, что каждый имеет контактную информацию других членов группы и знает, к кому обращаться в определенных ситуациях. Кроме того, если к команде присоединяется новый член, коммуникационный план может служить в качестве справочника, который поможет новому члену лучше познакомиться с другими членами команды. В этой части плана коммуникации можно также перечислить, кто отвечает за какие коммуникации, чтобы не было пробелов или дублирования.
Контент для заинтересованных сторон
В этом разделе вы можете описать типы контента, которым вы планируете делиться с заинтересованными сторонами. Этот раздел может быть самым длинным в вашем коммуникационном плане, поскольку в нем описывается вся информация, которую ожидают получить ваши заинтересованные стороны или клиенты. Вы можете разделить контент на категории, чтобы было легче назначать задания и контролировать их выполнение. Например, если ваш клиент ожидает получить первоначальный план проекта и регулярные обновления, вы можете назначить одного члена команды для отправки плана, а другого - для создания дайджеста обновлений каждую неделю.
Вот несколько примеров типов контента, которые вы можете включить в свой коммуникационный план:
-
Протоколы стартовых мероприятий и собраний команды
-
Регулярные отчеты о проделанной работе
-
Бюджетные документы
-
Планы или прототипы
-
Завершенные отчеты по проекту
Методы общения
Некоторые распространенные методы общения включают электронную почту, телефонные звонки, обмен мгновенными сообщениями и личные встречи. Ваш коммуникационный план может содержать отдельный раздел с описанием различных методов коммуникации, которые вы планируете использовать, но вы также можете перечислить эту информацию рядом с типом контента. Если метод коммуникации требует определенного инструмента или приложения, перечислите их, а также информацию, необходимую для использования или доступа к ним.
Тон общения
Тон - это стиль или голос, который вы используете для общения в устной или письменной речи. Элементы тона включают выбор слов, длину предложения и использование знаков препинания. Если вы работаете с заинтересованной стороной, которая ожидает определенного тона, вы можете описать этот тон в своем коммуникационном плане, чтобы каждый член команды, отправляющий информацию заинтересованной стороне, знал, как сформулировать свою информацию. Например, некоторые клиенты предпочитают формальный язык в электронных письмах и других письменных сообщениях, в то время как другие предпочитают разговорный тон. Вы можете опустить этот раздел, если тон клиента соответствует манере общения вашей команды.
Расписание коммуникаций
В коммуникационных планах часто перечисляется, когда должны произойти определенные коммуникации. Например, в нем может быть перечислено собрание, проводимое каждое утро понедельника для обсуждения целей проекта на неделю, или детали, которые необходимо отправить заинтересованным сторонам в конце месяца. Хотя расписание может меняться по мере продвижения проекта, описание расписания в коммуникационном плане помогает всем знать, когда заинтересованные стороны ожидают определенных сообщений, и позволяет людям организовать свои собственные графики.
Преимущества плана коммуникаций
Вот некоторые преимущества использования плана коммуникаций в управлении проектами:
Улучшение коммуникации в проектной команде
Эффективное управление проектом включает в себя обеспечение всех участников проекта необходимой информацией в нужное время. Поскольку в коммуникационных планах перечислена контактная информация и указано, когда необходимо связаться с каждым человеком, это избавляет менеджера проекта от необходимости повторять эту информацию каждый раз, когда у кого-то возникает вопрос. Если вы работаете менеджером проекта, вам, скорее всего, будет легче управлять всем, если на протяжении всего проекта будет эффективная коммуникация.
Повышение эффективности
Когда каждый имеет информацию, необходимую для выполнения своей работы в нужное время, люди могут выполнять свою работу более эффективно. Это также помогает предотвратить пропуск сроков, поскольку позволяет вашей команде работать над проектами заранее и тщательно готовиться к каждой проектной задаче. Это также может улучшить сотрудничество, поскольку дает команде глобальный взгляд на все коммуникационные задачи проекта. Например, видение всех коммуникационных задач в одном плане может помочь менеджеру проекта более эффективно распределять задачи.
Больше удовлетворенности клиентов
Многие клиенты предпочитают получать регулярные сообщения от тех, кто предоставляет им работу. Регулярно информируя клиентов о состоянии проектов или запрашивая их отзывы, вы можете сделать так, чтобы клиенты были более удовлетворены вашей работой. В то же время, коммуникационные планы могут помочь вам организовать информацию, которую вы отправляете клиенту, и избежать перенасыщения. Например, менеджер проекта может использовать план коммуникаций для составления еженедельного дайджеста для заинтересованных сторон, включающего ключевые обновления в удобной для чтения форме.
Пример коммуникационного плана
Ниже приведен пример коммуникационного плана, который может использовать организация:
Проект: Трехмесячная рекламная кампания PPC
Реферат: Разработка и проведение рекламной кампании PPC от имени компании Pinnacle Products
Коммуникационные цели: Информировать ключевые заинтересованные стороны о ходе и результатах кампании
Ключевые заинтересованные стороны:
-
Джон Смит: Менеджер проектов, Adept Advertising.
-
544-555-5555
Мэри Мур: вице-президент по маркетингу, Pinnacle Products
544-555-5555
Члены команды:
-
Марк Мэтьюс: Рекламный дизайн, Adept Advertising
-
544-555-5555
Сэнди Стоун: Рекламный аналитик, Adept Advertising
544-555-5555
Ключевые коммуникации
Первая встреча 1202021 в 9 часов утра.m.
-
Все заинтересованные стороны и члены команды
-
Личная встреча в офисе компании Pinnacle Products
-
Обсудите цели и специфику рекламной кампании
Объявление о начале кампании
-
Джон Смит отправляет электронное письмо Мэри Мур, чтобы объявить о начале кампании
-
Включите подробности о первоначальной рекламе
Ежедневные коммуникации по проекту
-
Сэнди и Мэтью используют электронную почту для регулярного обмена информацией о кампании
-
Члены команды пишут или звонят Джону с любыми вопросами
-
Джон передает все вопросы Мэри по телефону
Обновление кампании
-
Каждые две недели, по утрам в понедельник, начиная с 1302021
-
Личная встреча Джона Смита с членами команды
-
Обновленная информация о результатах работы всех рекламных объявлений
-
Джон обобщает информацию и отправляет отчет Мэри Мур по электронной почте после встречи
Резюме рекламной кампании
-
После завершения кампании, примерно 4142021
-
Члены команды подводят итоги успехов и неудач рекламной кампании для Джона
-
Все заинтересованные стороны и члены команды встречаются в Pinnacle Products для обсуждения дальнейших шагов
- indeed.com
Поделиться
