Секретари и административные помощники – незаменимые элементы в любой организации, обеспечивающие бесперебойную работу офиса. Хотя у них есть общие функции, их повседневная работа и уровень ответственности существенно отличаются.
Что такое секретарь?
Секретарь – это лицо, которое встречает клиентов, отвечает на звонки и делает все, чтобы посетители и звонящие чувствовали себя комфортно. Секретарь – это визитная карточка компании, и отличные коммуникативные навыки и умение общаться с людьми важны для этой роли.
Помимо приветствия клиентов, секретарь выполняет простые офисные задачи: планирует встречи, сортирует почту, печатает и отправляет документы по факсу. Для работы секретарем достаточно среднего образования и базовых компьютерных навыков. Средняя годовая заработная плата секретаря составляет около $30 050.
Что такое административный помощник?
Административный помощник работает в тесном контакте с руководством и другими сотрудниками, обеспечивая эффективность рабочего процесса и координируя ежедневные административные задачи организации.
Административный помощник может выполнять и обязанности секретаря, но его роль более широка и ответственна. В его обязанности входит:
- Составление расписаний
- Бронирование поездок
- Подготовка материалов для совещаний и конференций
- Ведение протоколов и расшифровка телефонных разговоров
- Написание служебных записок и деловых писем
- Координация работы между отделами и внешними поставщиками
- Обеспечение новых сотрудников необходимым оборудованием
- Заказ и хранение канцелярских принадлежностей
- Работа с таблицами и отчетами о расходах
- Контроль бюджета отдела
- Планирование мероприятий и выездных мероприятий для команды
- Улучшение административных процессов
Административные помощники часто специализируются в определенных областях, требующих определенных знаний, образования и опыта. Например, медицинские административные помощники работают со страховыми платежами, медицинским кодированием и ведение медицинской документации.
Средняя годовая заработная плата административного помощника составляет около $39 850. Помощники руководителей и членов совета директоров могут получать более высокую заработную плату из-за большего опыта и уровня ответственности.
Ключевые различия
- Объем обязанностей: Административные помощники выполняют более широкий круг задач и несут большую ответственность по сравнению с секретарями. Большая часть их работы не видима со стороны, но критически важна для эффективной работы организации.
- Зарплата и уровень образования: Административные помощники зарабатывают больше, так как у них более широкий круг обязанностей, а для этой роли требуется более высокий уровень образования или опыта.
- Компьютерные и технологические навыки: Административный помощник должен владеть различными инструментами управления проектами и задачами, программными продуктами и специализированными технологиями, характерными для конкретной области или бизнеса.
- Графики работы: Обе роли могут быть как полной, так и частичной занятостью, но административные помощники чаще работают в обычные рабочие часы. Секретари могут работать в ранние утро, поздно вечером или в ночную смену.
Необходимые навыки
- Межличностные и коммуникативные навыки: И секретари, и административные помощники много общаются с людьми как лично, так и по телефону.
- Навыки обслуживания клиентов: Создать положительный опыт для клиентов – это ключевая задача как для секретаря, так и для административного помощника.
- Организация и многозадачность: Умение эффективно организовывать свою работу и выполнять несколько задач одновременно – необходимое качество как для секретаря, так и для административного помощника.
- Компьютерные навыки: Владение компьютером – неотъемлемая часть как для секретаря, так и для административного помощника.
- Независимость: Инициативность и способность выполнять задачи самостоятельно важна для обеих ролей.
- Навыки решения проблем: И секретари, и административные помощники должны уметь решать проблемы и находить выходы из нестандартных ситуаций.
- Дискретность: И секретари, и административные помощники работают с конфиденциальной информацией, поэтому важно уметь хранить тайну и проявлять осмотрительность.
Заключение
Секретари и административные помощники – важные и незаменимые сотрудники любой организации. Хотя у них есть общие функции, их роль, ответственность и уровень требований существенно отличаются.
Если вы рассматриваете карьеру в офисной сфере, важно понять основные отличия между этими двумя ролями и выбрать ту, которая лучше всего соответствует вашим интересам, навыкам и целям.
- indeed.com
Поделиться
