Оценка кандидатов: 5 административных навыков, которые нельзя сымитировать

На первый взгляд может показаться, что найти сотрудника для административной работы очень просто, однако это далеко не так. Если вы занимаетесь подбором руководящего персонала, вы наверняка не испытываете проблем с привлечением кандидатов. Тем не менее, многие из них лгут о наличии административных навыков, и распознать такую ложь довольно сложно. И снова мы вынуждены говорить о том, что качество куда важнее количества. Сегодня мы рассмотрим качества, о которых необходимо спрашивать соискателей, претендующих на руководящую должность, а также способы узнать, соответствуют ли их утверждения действительности. Помните, что сотрудники с идеальными административными навыками - это большая редкость, и старайтесь удерживать их рядом с собой как можно дольше.

Навык №1. Внимание к деталям

Почему это важно: Не забывайте, что административные ошибки стоят очень дорого. Если человек пишет неграмотно - это одно, но, если он постоянно отправляет сообщения не тем клиентам, вводит неверные цифры в отчеты, которые потом отправляются членам совета директоров, или неправильно заполняет важные документы, это совсем другое. Многие кандидаты утверждают, что проявляют пристальное внимание к деталям, однако слова ничего не значат. Если вы занимаетесь подбором руководителей, которым приходится работать с большими объемами информации, не стоит безоговорочно верить всему, что вам говорят.

На что следует обратить внимание: Чтобы определить, действительно ли кандидат внимателен к деталям, прежде всего обратитесь к его заявке и любой переписке, которую вы с ним вели. Можете ли вы найти глупые ошибки в его резюме и письмах? Беседуя с кандидатом, записывайте даты, которые он упоминает, чтобы потом сверить их с данными из резюме или профиля на LinkedIn. Внимательный к деталям человек обязательно позаботится о том, чтобы в информации, которую он сообщает, не было никаких расхождений. 

Навык №2. Организованность

Почему это важно: Бенджамин Франклин как-то сказал, что минута, потраченная на организацию деятельности, экономит целый час. Вне всякого сомнения, организованность - это важное качество для руководителя. Вы бы доверили сложное и срочное дело человеку, у которого на столе высятся неаккуратные кипы бумаг, стоят чашки с недопитым кофе и лежат скомканные предметы гардероба? Скорее всего, нет. Руководитель обязан быть организованным во всем. Без этого качества он неизбежно будет совершать непоправимые ошибки.

На что следует обратить внимание: Спросите кандидата, доводилось ли ему когда-нибудь придумывать новые/лучшие способы выполнения задач - например, хранения документов или составления отчетов. Если кандидат гордится своей работой, это хороший знак. Скорее всего, он хорошо организован и может без замедления рассказать о своих предыдущих достижениях. Люди, склонные к самоорганизации, всегда ищут способ сделать что-либо лучше и эффективнее. Либо это качество есть, либо его нет.

Навык №3. Умение разговаривать по телефону

Почему это важно: Вне всяких сомнений, каждый руководитель должен уметь вести телефонную беседу. Многие кандидаты заверяют, что телефонные разговоры для них не проблема, при этом забывая о ситуациях, в которых все идет не по плану, когда приходится принимать звонки от разъяренных клиентов один за другим, ставить их в режим ожидания или перенаправлять в другие отделы, пытаясь параллельно определить суть проблемы и разработать способы решения. Это далеко не так просто, как кажется!

На что следует обратить внимание: Остерегайтесь кандидатов, которые часто не отвечают на телефонные звонки. Если вы уже назначили встречу, спросите себя, доводилось ли вам говорить с кандидатом. Быть может, вы звонили ему, чтобы сообщить о дате и месте встречи, но звонок не был принят, и сообщение ушло в голосовую или электронную почту? Перезвонил ли он потом или просто ответил на сообщение текстом? Если подобные ситуации случались несколько раз, стоит насторожиться. Возможно, кандидат вовсе не так хорош в телефонных переговорах. Если вам удалось назначить собеседование по телефону, обратите внимание на то, как ведет себя кандидат. Часто ли он перебивает? Дает ли закончить вопрос прежде, чем начинает на него отвечать? Насколько уверенно он говорит? Умение вести диалог по телефону напрямую влияет на качество обслуживания клиентов. Убедитесь в том, что потенциальный сотрудник способен справляться с давлением.

Навык №4. Инициативность

Почему это важно: Наверняка вы знаете, что в некоторых компаниях новых руководителей просто некому обучать. Мир неидеален, поэтому вместо процесса адаптации сотрудник, призванный выполнять роль руководителя, просто отправляется работать над одним из существующих проектов. Что происходит потом? Он может прийти и попросить себе новое задание, может найти его сам, а может просто тихо сидеть за столом и ждать, пока кто-нибудь не спросит, как у него дела. Вам нужен человек, готовый проявлять инициативу, способный работать без детальных указаний, но при этом не желающий перекраивать все на свой лад.

На что следует обратить внимание: Попросите кандидата описать свой стиль управления на прежних местах работы. Как ему нравится работать - в одиночку или в команде? Нуждается ли он в тесном контакте с вышестоящим руководством или предпочитает ограничиваться периодическими проверками? Уточните, каким образом следует им управлять. Некоторым людям требуются конкретные пошаговые разъяснения, а некоторые предпочитают пользоваться свободой, двигаясь в своем собственном направлении и учитывая интересы организации.

Навык №5. Сосредоточенность

Почему это важно: Давайте взглянем правде в глаза. Административные задачи далеко не всегда интересны и увлекательны. В некоторых случаях руководителям приходится просто обновлять базы данных, копируя нужные строки из Excel в другие программы. Вам нужен кандидат, готовый к рутине и монотонному труду, потому что при выполнении подобного рода задач потеря концентрации обычно ведет к ошибкам. Вы понимаете, к чему я клоню?

На что следует обратить внимание: Если кандидату предстоит тяжелая монотонная работа, дайте ему это понять. Недопониманий быть не должно. Не стоит приукрашивать действительность в попытке продать непривлекательную должность. Если кандидату придется копировать файлы по 8 часов в день, скажите об этом прямо. По его реакции вы немедленно поймете, хочет ли он этим заниматься или просто готов с этим мириться. В случае необходимости прямо спросите, что он думает о такой работе. Возможно, кое-кто немедленно приведет примеры из своего опыта, рассказав о занятиях, требовавших аналогичного уровня концентрации, а кое-кто задаст вопрос о других вакансиях, и вы сможете тут же сделать свой выбор.

Первая публикация: 22.07.2019

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • socialtalent.co
Автор перевода: 
  • Айрапетова Ольга
+1
0
-1