Нужен порядок в почтовом ящике? Вот как можно это сделать

Дуглас С. Мерил, бывший директор по информационным технологиям компании «Google», в своей книге «Getting Organized in the Google Era» («Как быть организованным в Эру Гуггл») обсуждает способы,

как можно поддерживать порядок в эпоху информационной перегрузки.

Мерил рассказал нам, как можно навести порядок в современном мире хаоса.

Это правда, что организационные потребности бизнес лидеров отличаются от обычных сотрудников?

Рядовые сотрудники, как правило, работают над чем-то одним, и у них есть определенные сроки выполнения той или иной задачи. А вот руководитель небольшой компании, например, может в течение одного дня сначала работать над маркетингом, затем перейти к ценообразованию, потом заняться вопросами об аренде и т.д. Каждый раз, когда он прыгает от одной задачи к другой, он теряет некоторую эффективность. Следовательно, бизнес лидеры должны попытаться организовать свой рабочий день так, чтобы минимизировать контекстные сдвиги: необходимо назначить такие встречи или задачи, чтобы руководитель был занят решением одного вида проблем за один раз.

Должны ли вы навязывать свои организационные привычки своим сотрудникам?

Попытка затянуть ремни на организационных смирительных рубашках ваших сотрудников, как правило, плохо влияет на них и является пустой тратой времени для вас. Тем не менее, существуют некоторые организационные принципы, которые приняты многими людьми. Используйте «search» вместо «filing»; храните все, что можете, в облаке; старайтесь не сдвигать контексты без необходимости.

Какие практики производительности являются заблуждением?

Стремление как можно быстрее подать документы и ответить на электронные письма. Вы сохраняете информацию, чтобы найти ее позже. Вы отыскиваете данные, чтобы достичь определенной цели. Сохранение информации в соответствии с вашими целями сделает вас более успешным в поиске информации, когда вам это будет нужно. Но когда вы изначально получаете письмо или документ, вы, вероятно, еще не знаете, для чего он вам может пригодиться, поэтому, вам сложно определить, куда его сохранить. Ничего не сохраняйте! Оставьте их на почте или на рабочем столе. Используйте «поиск», чтобы отыскать нужную информацию, и почаще наводите порядок на своем рабочем столе.

Ли Бьюкенен, inc.com
Перевод: Татьяна Горбань

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1
Аватар пользователя Razor

Интересные конечно перечислены способы для так называемой "разгурзки", но на практике осуществить все это не так уж и просто. У меня был опыт работы в подобной сфере, конечно не на руководящей должности, но на этой должности на тот момент времени был как раз-таки мой знакомый товарищ. Он часто рассказывал, что для того, чтобы не довести себя до критического состояния при высоком наплыве различного рода проектов, в том числе и на почту, он устраивал для себя минутки релаксации. Делалось это просто: после 2-3 часов непрерывной работы он буквально на 4-5 мин надевал свои небольшие наушники, включал любую классическую мелодию (вы кстати можете выбрать что угодно, главное то, что успокаивает) и закрывал глаза сидя на стуле. Так что можно пробовать сочетать все эти способы вместе, тогда получится максимальный результат.