Как создать политику использования мобильных телефонов на рабочем месте

Мобильные телефоны являются основным способом общения между людьми, но это вовсе не значит, что они должны «захватить» и ваш бизнес.

Вот несколько советов, которые могут вам помочь создать политику, чтобы защитить свою компанию от разрушительного и незаконного поведения.

Несмотря на подавляющее присутствие этого устройства в современном обществе, мобильные телефоны постоянно балансируют между современными удобствами и разрушающими неприятностями. Звонки, сообщения, картинки и другие данные, переданные членам семьи, друзьям, врачам или даже коллегам во время рабочего дня, срывают важные деловые встречи и переговоры. Именно поэтому, нужно создать соответствующую политику, которая поможет вам сохранить гармонию вашего рабочего пространства.

«Я определенно думаю, что работодатели должны учитывать тот факт, что мобильные телефоны являются основным способом коммуникации», говорит Нэнси Флин (Nancy Flynn), директор «Columbus» и автор «The e-Policy Handbook: Rules and Best Practices to Safely Manage Your Company's E-Mail, Blogs, Social Networking, and Other Electronic Communication Tools (2009)». «Но вам нужна политика в целях защиты активов вашей организации и репутации».

Согласно опросу, проведенному в 2009 году (Marist Institute for Public Opinion), у 9 из 10 (87%) жителей есть мобильный телефон. И для вас, как владельца бизнеса, важно разработать руководящие принципы, которые помогут «обуздать» бесконечные проблемы, связанные с чрезмерным или неправильным использованием мобильного телефона.

С кем можно проконсультироваться?

Чтобы создать политику, которая будет работать для вашей компании, вам нужно привлечь к этому процессу правильных людей. Доверьте это задание руководителям и HR-отделу, а также не забудьте привлечь ИТ-специалистов и юристов, как советует Флин. «Вы, как владелец бизнеса, позаботьтесь о том, чтобы вашу политику проанализировал юрист, особенно, если вы работаете в сфере финансовых услуг или здравоохранения», говорит она.

И, как только вам удалось собрать вместе всех членов команды, вы должны обсудить несколько вопросов:

1. Какие проблемы/вопросы, связанные с мобильными телефонами, есть в нашей компании? Почему вы чувствуете, что вам нужна политика использования мобильных телефонов на работе? Является ли ваша рабочая среда слишком шумной? Вы замечаете, как ваши сотрудники пишут смс, когда вас поджимают сроки? Когда вы сможет озвучить проблемы, которые уже существуют, тогда вам будет легче найти их решение.

2. Какие виды руководств являются подходящими для моего бизнеса? Как советует Флин, вы должны адаптировать свою политику в соответствии с природой вшей отрасли. Если вы работает в сфере пиар-услуг, например, где вам нужна постоянная связь, тогда ваша политика должна быть более мягкой. А вот в строительной компании или на производстве, где существует очень высокий риск возникновения опасных ситуаций, должна быть очень серьезная политика использования мобильных телефонов.

3. Какая мобильная связь нужна моим сотрудникам? Этот вопрос является очень важным и здесь вам помогут ИТ-специалисты, так как они смогут установить специальные приложения и настроить различные функции для электронной почты, внутренней и внешней связи.

Этикет

Хотя основные принципы вашей политики должны отвечать особенностям и потребностям вашей компании, существуют общие правила использования телефонного этикета, которые вы должны принять к сведению. Многие из них могут показаться вам обычной любезностью, но если вы хотите что-то получить, то вы должны объяснить это. Эти правила должны касаться всех средств связи, как рабочих, так и личных:

1. Функция «вибрации» - это ваш лучший друг. Ее нужно использовать по умолчанию. Никто не любит громких звонков.

2. Никаких телефонов во время деловых собраний. Проинструктируйте сотрудников о том, что во время собраний, конференций необходимо отложить телефоны в сторону, а еще лучше, оставить на своих рабочих столах. «Во время делового мероприятия звонки или переписка может отвлекать и раздражать других людей», говорит Флин.

3. Голосовая почта – это не грех. Согласно опросу (Pew Research Center) 1,5 тыс. взрослых людей, 24% из сказали, что они чувствуются себя обязанными ответить на звонок, даже во время важного собрания. В таких случаях для общения лучше использовать голосовую почту. Сделайте на этом акцент в своей политике.

4. Говорите тише. Есть всего несколько более раздражительных вещей, чем громкий разговор по телефону, особенно, если люди пытаются завершить начатое дело. Четко объясните своим работникам, чтобы они общались на более пониженных тонах, если им все-таки нужно ответить на звонок, или найти тихое место, где можно поговорить. Будет очень хорошо, если для этих целей вы сможете выделить специальное помещение.

5. Речь и контент. Уже многие компании потеряли своих клиентов из-за того, как работники общаются по телефону. Профессиональная коммуникация - это не то же самое, что и ваше общение дома, и в вашей политике это должно быть отражено.

Решение вопросов, связанных с работой

Флин говорит, что для того, чтобы телефонные звонки не влияли на производительность, необходимо четко объяснить, когда они могут быть сделаны. Возможно, во время обеденного перерыва? А также уточните, насколько длительными могут быть телефонные беседы?

«Не достаточно просто сказать, что работники могут совершить ограниченное количество звонков», говорит она. «Используйте язык, который не является открытым для индивидуальной интерпретации».

Тем не менее, не забудьте включить в политику положения об экстренных телефонных звонках, потому что мы берем с собой телефоны для того, чтобы оставаться на связи с теми, о ком заботимся. Вы можете проинструктировать своих сотрудников, чтобы они поставили в известность вас или своего руководителя о беременности жены или наличии болеющего члена семьи.

Кроме того, вы также можете интегрировать элементы политик в отношении социальных медиа. Большинство современных телефонов имеют тот же набор функций, что и компьютер или ноутбук. Если вы уже установили лимит на посещение персональных страниц в соцсетях, тогда это правило должно распространяться и на мобильные телефоны.

Органайзер (или рабочие задания на вашем телефоне)

Если ваши сотрудники по работе делают звонки, отправляют сообщения или просматривают веб-страницы с помощью своих мобильных устройств, вы должны помнить, что это не личные цели и, следовательно, ваша компания оплачивает это. Вот почему вы должны включить в свою политику положение, которое объяснит, что ваши работники должны получить разрешение на выполнение этих действий. Поскольку каждый оператор может предоставить вам выписку о телефонных звонках и их продолжительности, попросите своих сотрудников сделать копии счетов и выделить звонки, связанные с работой, которые затем будут возмещены. Сделайте акцент на том, что эти номера будут проверяться. «Объясните в своей политике, что сфальсифицированные отчеты могут привести к увольнению», говорит юрист Хаймен (Hyman).

Также полезно будет добавить тарифный план. Помните, однако, что некоторые операторы снимают большую плату за скачивание контента, а такие непомерные расходы всегда некстати, особенно, для малого бизнеса.

Вы также должны донести своим сотрудникам, что работодатель не несет ответственность за потерю, кражу или повреждение телефонов сотрудников во время работы.

Мобильные телефоны принадлежащие компании

Если компания предоставляет возможность своим сотрудникам пользоваться корпоративными телефонами, тогда вам стоит помнить о следующих моментах:

1. Ограничьте ожидания приватности. «Во-первых, вы должны сказать, что этот телефон, который вы оплачиваете, не должен быть использован в личных целях», говорит Хаймен. Таким способом, вы можете защитить и себя. Например, недавно работник подал в суд на работодателя и выиграл его, потому что его сообщение сексуального характера, отправленное с корпоративного телефона, было прочитано, хотя другой руководитель сказал ему, что этого не случиться.

2. Ведите учет телефонных номеров. Хаймен говорит, что очень важно обозначить в вашей политике, что компания является владельцем номеров, которыми пользуются сотрудники. «Вам нужно перестраховаться, чтобы ваши бывшие работники не увели ваших клиентов», объясняет он.

3. Регулярно анализируйте ежемесячные расходы на связь – и оглашайте результаты. Если сотрудники знают о том, что их счета проверяются, тогда они более внимательно будут относиться к расходам на различные приложения, игры и рингтоны. Есть также инструменты, как Auditel, который могут помочь управлять вашим счетом.

4. Немедленно сообщайте о потерянных мобильных устройствах. Это необходимо сделать для того, чтобы, во-первых, отключить связь, и, во-вторых, отследить SIM-карту с помощью приложения WaveSecure, а также удалить личные данные. Вы также должны четко обозначить, кто несет материальную ответственность за повреждение/потерю телефона. Если это сотрудник, тогда он заблаговременно должен поставить свою подпись на соответствующем документе.

5. Будьте честными касательно отслеживания с помощью GPS. Большинство мобильных телефонов идут не только с GPS, но также с приложениями, которые позволяют следить за вами. «Если я владею транспортной компанией, тогда мне нужно знать, где находятся мои водители», говорит Хаймен. Но это сотрудники должны знать, что их местонахождение можно отследить. Так же не забудьте проинструктировать своих работников о том, чтобы они не забывали отключать телефоны или GPS в нерабочее время (чтобы вас потом не обвинили во вмешательстве в частную жизнь).

Безопасность, обязательства и правовые вопросы

1. Использование видеокамеры. Большинство мобильных устройств оснащены камерами, и ваша политика должна четко ограничивать, когда и где ее можно использовать. Например, подумайте о том, чтобы запретить сотрудникам брать с собой телефон в туалет. Хаймен вспоминает свою клиентку, которая подала в суд на работодателя за то, что он сфотографировал ее в «комнате отдыха».

Так же необходимо защитить себя от распространения конфиденциальной информации. Для этого вам необходимо запретить пользоваться телефонами в отделе исследований и развития, а также во время работы с документами и финансами.

2. Публичные беседы. Если вы не хотите, чтобы конфиденциальная информация стала достоянием общественности, тогда следите за деловыми разговорами, которые не должны происходить в лифте или в аэропорту.

3. Разговоры и передача сообщений за рулем. Во многих штатах действуют строгие законы, которые запрещают использование ручных мобильных устройств во время управления транспортным средством. Даже если в вашем штате они не действуют, ваша корпоративная политика должна полностью запретить водителям пользоваться мобильными телефонами в рабочее время (особенно, если автомобиль является собственностью компании). В случае аварии, пострадавшая сторона, скорее всего, подаст в суд на компанию, а на ее работника, объясняет Хаймен. «На месте работодателя я бы сказал: «Нет, вы не может это делать, пока вы работаете», говорит он. Это также должно применяться и к эксплуатации тяжелой техники.

4. Преследование/домогательства. Не забудьте включить основные принципы из вашей политики, касающейся преследований/домогательств на рабочем месте. Скажите своим сотрудникам о том, что они должны немедленно информировать вас, если они замечают любые виды незаконных действий в отношении себя.

Обеспечение соблюдения политики

Любая политика является бесполезной, если ее не придерживаются. После того, как вы определились с руководящими принципами, убедитесь в том, что они соблюдаются. И как это сделать?

1. Регулярно пересматривайте их. Это нужно делать не реже, чем раз в год, как советует Флин. «Электронные технологии развиваются настолько стремительно, что совсем недавно нашей основной проблемой была электронная почта и обмен мгновенными сообщениями».

2. Проводите тренинги. На первый взгляд это может показаться смешным, но если вы продемонстрируете тот тип поведения, который вы ожидаете от своих сотрудников, им будет легче понять, что вам нужно.

3. Четко объясняйте дисциплинарные меры. Какие могут быть последствия нарушения политики? Эти меры должны быть четко и ясно изложены в письменной и устной форме.

4. Каждый сотрудник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись. Дайте своим работникам время, чтобы они познакомились с политикой, а затем подписали соответствующий документ, который это подтверждает. «Этим самым они подтверждают, что понимают изложенные принципы и будут придерживаться их вплоть до увольнения», говорит Флин.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Inc.com
Автор перевода: 
  • Татьяна Горбань
+1
0
-1