Как создать общий диск на Google Диске за 4 шага

Если вы заинтересованы в совместном использовании файлов со своей командой, Google Диск предоставляет сервис, который может помочь в достижении этой цели. Многие организации обычно используют общие диски для совместной работы и обмена файлами. Изучение того, как создать общий диск на Google Диске, поможет вам, когда ваша команда захочет поделиться файлами друг с другом. В этой статье мы обсудим, что такое общий диск на Google Диске, опишем, как его создать, дадим несколько советов по этому процессу и перечислим некоторые преимущества использования этой службы.

Что такое общий диск в Google Диске?

Общий диск на Google Диске - это папка с файлами, к которым могут иметь доступ и просматривать многие люди для совместной работы. Предприятия обычно используют его для организации файлов и отправки их нескольким сотрудникам или группам коллег. Например, когда члены команды работают над электронной таблицей для предстоящего проекта, они могут создать общий диск, чтобы члены команды могли легко отслеживать и обновлять документы. Папка может быть открытой, чтобы любой человек, имеющий ссылку, мог просматривать находящиеся в ней файлы, или закрытой, чтобы их могли просматривать только пользователи с правом доступа.

Как создать общий диск на Google Диске

Ниже приведен список шагов по созданию общего диска на Google Диске с описанием каждого шага:

1. Создайте общий диск

Войдите в свой аккаунт Google Drive. Перейти к Общие диски раздел папки вашего диска. Нажмите на кнопку + кнопка для создания нового общего диска. Укажите имя новой папки, а также то, хотите ли вы сделать ее общедоступной или частной.

2. Копирование файлов на общий диск

Нажмите кнопку Файлы вкладку в верхней части вашего аккаунта на Диске, затем нажмите кнопку Выберите или перетащите & падение. Найдите файлы, которыми вы хотите поделиться, и перетащите их в только что созданную общую папку. Вы также можете создавать файлы непосредственно на Google Диске, например, новые документы или презентации.

3. Определите доступ пользователей

Вы можете пригласить людей для просмотра или доступа к общей папке диска. Вы можете разрешить отдельным пользователям делиться файлами с другими, сделать файлы приватными или делиться файлами только в том случае, если человек соответствует каким-либо заранее определенным критериям для их просмотра, например всем, кроме не сотрудников. Вы также можете указать адрес электронной почты, который пользователи должны использовать при совместном использовании.

4. Позвольте другим загружать файлы с вашего общего диска

Получив разрешение, другие пользователи также могут загружать файлы из вашей общей папки. Для этого нажмите кнопку Файлы вкладку в верхней части учетной записи Drive, а затем нажмите кнопку Загрузите эту папку. Они также могут использовать копирование и вставку для переноса файла на свой компьютер вручную.

Советы по использованию общего диска на Google Диске

Вот несколько советов по использованию общего диска на Google Диске:

• Убедитесь, что все пользователи, которым нужен доступ к диску, имеют правильные разрешения: Для общедоступных общих дисков любой пользователь с правильной ссылкой может получить доступ к общему диску. Для частных общих дисков измените разрешения, чтобы доступ был у правильных пользователей.

• Совместное использование определенных файлов на диске: Если вы хотите, чтобы кто-то мог просматривать или делиться определенными файлами, но не другими в вашей папке, создайте папку на общем диске, чтобы у них не было доступа к ней по умолчанию. Чтобы предоставить им доступ, переместите эту папку в доступную для их просмотра область общего диска.

• Учитывайте стоимость дополнительного пространства для хранения данных: Обязательно приобретите достаточное количество места для хранения, если вы начали делиться своими файлами с другими людьми. Это может предотвратить нехватку места, когда вы начнете хранить большие файлы на общем диске.

• Используйте Google Groups при совместном использовании файлов в определенной организации: Если вы делитесь файлами в определенной организации, например, в бизнес-организации или университетской группе, используйте Google Groups вместо того, чтобы напрямую отправлять чей-то адрес электронной почты, приглашая других к обмену.

• Не забывайте создавать резервные копии файлов на общем диске: Если вы хотите быть уверены, что не потеряете ни одного файла, обязательно создайте резервную копию общего диска с помощью функции Резервное копирование и синхронизация функция на Google Диске.

• Информирование пользователей об обновлениях или добавлениях на общем диске: Если вы обновляете файлы в общей папке, вы можете отправить электронное письмо, уведомляющее пользователей об этих изменениях. Таким образом, они могут быть в курсе того, что происходит в группе.

Преимущества использования общего диска на Google Диске

Вот список преимуществ использования общего диска с описанием каждого преимущества:

• Повышение эффективности совместной работы: Создание общих папок на Google Диске предназначено специально для группового использования и поощрения сотрудничества и общения между членами команды, желающими обмениваться файлами.

• Более простое отслеживание данных: Когда вы храните все общие файлы в одном месте, их легче отслеживать, чем если бы каждый хранил их в своем отдельном аккаунте Google Drive. Вы сможете лучше организовать информацию и легче выявить противоречия или недостающие документы, если они будут находиться в одном месте.

• Более дешевое хранилище: Благодаря бесплатному хранилищу, которое предоставляет Google, общие диски являются отличной альтернативой внешним жестким дискам или компакт-дискам при сохранении больших объемов данных. Платить за дополнительное пространство для хранения нужно только после того, как вы используете объем, который Google предоставляет бесплатно.

• Более безопасное онлайн-хранилище: Вы можете использовать функции безопасности Google для защиты файлов, которые вы создаете на общем диске. Например, вы можете использовать разрешения, чтобы решить, кто может просматривать или редактировать файлы, или установить правила, требующие, чтобы каждый, кто получает доступ, вводил пароль.

• Защищенные версии файлов: Общий диск может сохранять версии любых файлов, что позволяет вернуться к предыдущей версии, если кто-то случайно удалит важный файл или добавит файл с неверной информацией.