Сканирование документов - полезный способ хранения цифровых копий физических файлов. Некоторые сканеры и программы сканирования позволяют сканировать документы в электронную почту. Понимание того, как сканировать документ в электронную почту с помощью различных операционных систем, поможет вам работать более эффективно.
В этой статье мы приводим советы по отправке отсканированных документов по электронной почте и объясняем, как это сделать на Windows, macOS, iOS и Android.
Как отсканировать документ для отправки по электронной почте в Windows
Ниже описаны шаги по сканированию документа для отправки по электронной почте на устройстве Windows:
-
Подключите сканер документов к устройству Windows и включите оба устройства.
-
Отсканируйте документы и сохраните их в нужной папке на устройстве Windows.
-
Щелкните правой кнопкой мыши на отсканированном документе и выберите Отправить в который открывает параметры отправки.
-
Выберите опцию Получатель электронной почты чтобы открыть новый черновик электронного письма, включающий отсканированный документ.
-
Нажмите на прикрепленный файл, чтобы проверить, успешно ли вы прикрепили его перед отправкой электронной почты.
Как отсканировать документ в электронную почту на macOS
Ниже описаны шаги для сканирования документа в электронную почту на устройстве Mac:
-
Подключите сканер документов к устройству Mac и включите оба устройства.
-
Откройте свой Системные настройки и откройте свой Принтеры и сканеры меню.
-
Нажмите на сканер и откройте параметры сканирования, чтобы выбрать Используйте устройство подачи документов настройка параметров сканера.
-
Выберите место сканирования Сохранить в чтобы вы могли найти их и вставить в электронное письмо.
-
Отсканируйте страницы документа и откройте письмо, в которое вы хотите включить файл, затем вставьте или перетащите отсканированный файл.
Как отсканировать документ в электронную почту с помощью iOS
Вот шаги для сканирования документа в электронную почту на устройстве iOS:
-
Откройте приложение электронной почты на своем устройстве и создайте черновик электронного письма для отсканированного документа.
-
Коснитесь текстового поля, в которое вы хотите вставить скан, чтобы открыть клавиатуру вашего устройства.
-
Коснитесь квадратного значка документа над клавиатурой, который указывает на сканер файлов.
-
Расположите камеру устройства так, чтобы весь документ поместился на экране, и сделайте снимок документа.
-
Отсканируйте все страницы, которые вы хотите вставить в электронное письмо, и нажмите кнопку Сохранить чтобы добавить документ в качестве вложения в черновик электронного письма.
Как отсканировать документ в электронную почту с помощью Android
Ниже описаны шаги для сканирования документа в электронную почту на устройстве Android:
-
Откройте диск облачного хранилища вашего устройства Android и выберите пункт + значок , чтобы добавить новый документ на диск.
-
Нажмите значок сканирования камеры, чтобы открыть камеру вашего устройства, и расположите камеру так, чтобы захватить документ.
-
Нажмите на кнопку захвата круга, чтобы сделать снимок каждой страницы документа.
-
Подтвердите, что вы хотите преобразовать изображения в PDF-файл сканирования, нажав на флажок.
-
Нажмите на три точки в правом верхнем углу экрана, чтобы открыть меню, позволяющее отправить отсканированный документ по электронной почте.
Советы по сканированию документов на электронную почту
Рассмотрим следующие советы по сканированию документов для вложения в электронные письма:
Очистите сканер и удалите все материалы
На области захвата изображения сканера может скапливаться пыль, отпечатки пальцев и чернильные пятна от обычного использования. Регулярная очистка сканера обеспечивает бесперебойный процесс сканирования и минимизирует искажение изображения. Также убедитесь, что на сканере нет предметов, которые могут помешать просмотру документа, включая скрепки, скобы и другие скрепляющие материалы.
Выберите настройки цвета
Настройки цвета для сканеров могут влиять на качество создаваемого отсканированного документа. Это происходит потому, что сканер оцифровывает документ, используя выбранные вами настройки. Для черно-белого документа сканирование в полном цвете может потребовать ненужных процессов визуализации, которые пытаются определить малейшие цветовые вариации на белой странице.
Для сравнения, при сканировании цветного документа в черно-белом режиме процессы сканирования изменяют цвета оригинального документа, в результате чего документ может быть трудночитаемым. Настройки цвета сканера влияют на то, как он захватывает изображение, поэтому выбор правильной настройки цвета для вашего документа может обеспечить получение читаемых сканов.
Определите количество точек на дюйм
Количество точек на дюйм на вашем сканере определяет количество деталей, которые он захватывает при сканировании физических документов. В зависимости от содержания и размера документа, вы можете настроить количество точек на дюйм, чтобы убедиться, что цифровой файл точно отражает необходимые детали оригинала. Для стандартных текстовых документов на писчей бумаге используйте параметры количества точек на дюйм в диапазоне от 300 до 600.
Установите размер сканирования
Ваш сканер может быть способен сканировать документы различных размеров, от визитных карточек до киноафиш. Чтобы убедиться, что ваш сканер определяет размер физического документа, вы можете выбрать размер сканирования в соответствии с размерами того, что вы хотите отсканировать. Некоторые сканеры могут автоматически обрезать пустые области сканирования, что позволяет удалить части документа, в которых есть пустые места. Установка размера сканирования поможет вам предотвратить риск неправильного обрезания документа.
Проверьте размер файла
Некоторые электронные письма имеют ограничения по размеру файлов, которые определяют максимальный размер файла, который можно отправить в одном письме. Если у вас большой файл, превышающий указанные ограничения, электронное письмо может не отправиться или ваша система электронной почты может автоматически отправить его в виде файла меньшего размера. Проверьте размеры файлов, чтобы определить, находится ли размер файла в пределах, требуемых вашей электронной почтой. Это поможет вам решить, нужно ли самостоятельно изменять размер файла для обеспечения качества отсканированного документа.
Используйте прикладные технологии
Поскольку в процессе сканирования создаются цифровые файлы изображений, вы можете использовать телефон или другое устройство для захвата фотографий для сканирования документов вместо специального сканера для документов. Для мобильных телефонов часто предлагаются приложения, которые можно загрузить и которые могут преобразовывать фотографии в сканы путем автоматического кадрирования и цветокоррекции изображений. Если вы используете другое устройство с поддержкой камеры, например, цифровую камеру, вы также можете загрузить фотографии на компьютер или телефон, чтобы обработать их в приложениях для сканирования.
Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с Indeed.
- indeed.com
Поделиться
