Как написать письмо о смерти сотрудника

Когда кто-то из вашей команды умирает, делитесь новостями с другими уважительно, чтобы дать им возможность скорбеть должным образом. Написание уважительного и сочувственного письма - это хорошая стратегия для того, чтобы рассказать сотрудникам о смерти члена команды и предоставить им возможность выразить соболезнования или задать вопросы. Тщательный выбор языка и вдумчивость при написании такого типа письма-извещения могут утешить вашу команду в трудное время.

В этой статье мы объясним важность отправки письма, чтобы сообщить другим о смерти сотрудника, поделимся шагами о том, как его написать, и приведем примеры для подражания.

Почему важно отправить письмо, чтобы сообщить о смерти сотрудника?

Когда умирает сотрудник, информирование всех в уважительной форме важно по нескольким основным причинам, в том числе:

• Прозрачность: Каждый член команды заслуживает того, чтобы знать о смерти одного из своих коллег. Отправив письмо и сообщив об этом сразу, можно избежать шока и узнать об этом позже из другого источника информации.

• Уважение: Отправка письма также свидетельствует об уважении к покойному и его семье. Это свидетельствует о том, что вы цените их вклад в развитие компании настолько, чтобы поделиться с ними посланием памяти.

• Поддержка: Когда кто-то из вашей команды умирает, это может повлиять на других сотрудников. Отправка письма может дать вам возможность поделиться ресурсами и создать сеть поддержки для тех, кто скорбит о потере.

Как написать письмо, чтобы сообщить коллективу о смерти сотрудника

Как только вы получите разрешение от ближайших родственников умершего сотрудника, настанет время сообщить о его смерти вашей команде. Вот несколько основных рекомендаций, которые следует использовать при подготовке письма о смерти одного из членов вашей команды:

1. Используйте прямую, серьезную тему письма

При отправке электронного письма, сообщающего о смерти кого-то из вашей команды, начинайте с темы письма, которая указывает на серьезный, срочный вопрос. Используйте мрачный тон, чтобы каждый, кто получит письмо, знал, что это не обычное рабочее письмо. Говоря о том, что кто-то в компании умер, вы можете упомянуть о потере члена команды или назвать имя сотрудника. Вот несколько примеров тематических строк:

• Уход из жизни Гаррета Уотсона

• Объявление о потере уважаемого сотрудника

• Скорбим о смерти Кейтлин Макки

• Ушел из жизни ценный член команды Равен Ламберт

2. Объявите о смерти сотрудника

Используйте первые несколько предложений письма, чтобы сообщить коллективу имя сотрудника, который погиб, и дату его смерти. Будьте прямы, когда делитесь информацией, но также будьте внимательны при выборе языка. Вы можете признать, что ситуация является печальной, и в то же время четко сообщить факты. Во время объявления упомяните о печали, поделившись информацией, чтобы сопереживать ситуации.

Вот несколько примеров:

• С большой грустью сообщаю, что в понедельник семья Джордана Уайта сообщила нам о его смерти в минувшие выходные. Мы все чувствуем последствия его потери.

• 8 сентября 2021 года наша команда понесла тяжелую утрату, когда Пайпер Джозеф погиб в результате несчастного случая. Мы понимаем шок и трагедию внезапной потери Пайпер, и наши мысли в это трудное время с ее семьей и друзьями.

• С прискорбием сообщаем вам о смерти нашего ценного менеджера по маркетингу Шарлин Уильямс. Она умерла от естественных причин во сне 16 октября, ее пережили две дочери и трое внуков.

3. Включайте только подходящие детали

При написании письма включайте только те детали, которые уместны и актуальны. Перед отправкой письма поговорите с семьей или ближайшими родственниками покойного, чтобы определить, какой информацией они хотят, чтобы вы поделились. Некоторые люди могут быть спокойны, если вы сообщите причину смерти их близкого человека, в то время как другие могут пожелать, чтобы эта информация осталась конфиденциальной. Помните, что уважительное отношение - это ваша главная цель при написании письма, поэтому сотрудничество с семьей по поводу того, какие детали следует включить, имеет важное значение.

Если вы указываете в письме причину смерти, упомяните ее вкратце. Слишком большое количество подробностей может отвлечь от других аспектов письма, например, от празднования достижений сотрудника или обмена информацией о ресурсах поддержки. Используйте свои лучшие суждения о том, как обсуждать сложные темы.

4. Подумайте о положительных качествах члена команды

Поделитесь биографической информацией о члене команды и расскажите несколько положительных подробностей о его жизни и карьере. Вы можете обсудить его роль в компании, некоторые из его самых больших достижений или аспекты его личности, которые произвели впечатление на других членов команды. Если у вас есть информация об их личной жизни, вы также можете упомянуть о выживших членах семьи и личных увлечениях. Объясните, как вам и другим сотрудникам будет не хватать этого человека и его присутствия в команде.

5. Поделитесь подробностями о похоронах или приеме

Если семья попросила вас пригласить их коллег на похороны, просмотр, прием или другое памятное мероприятие, укажите в письме подробности. Перечислите информацию о дате, времени и любые другие важные детали события. На некоторых рабочих местах могут предложить отгулы во время работы для посещения мемориальных мероприятий или даже организовать автопул, чтобы люди могли пользоваться общим транспортом. Согласуйте эти детали в отдельном абзаце от первоначального объявления.

6. Объясните, какие условия предоставляются на рабочем месте

Признайте, что многие люди в вашей команде могут быть лично связаны с умершим, и сообщение о его смерти может оказать значительное влияние. Если ваша организация предлагает какие-либо приспособления для поддержки команды в это трудное время, опишите это в письме. Вы можете объяснить, что любой желающий может обратиться в Отдел персонала с просьбой о поддержке или поделиться конкретными ресурсами, например, доступом к штатному консультанту или программе помощи сотрудникам. Поддержите эмоции членов вашей команды и объясните, что компания готова оказать помощь в траурном процессе.

7. Координируйте любые усилия для их семьи

Возможно, вы захотите организовать подарок или открытку для семьи умершего, чтобы выразить свое сочувствие их утрате. Если вы планируете что-то отправить, вы можете объяснить, что на письме можно подписать карточку. Опишите местонахождение открытки и укажите крайний срок, до которого все, кто хочет принять участие, должны подписать или написать записку.

8. Закончите письмо добрым словом

Закончите записку сочувственным посланием. Завершая письмо, проявите уважение и поймите, что некоторые люди, получившие записку, могут быть близкими друзьями умершего, в то время как другие могут быть только знакомыми. Призываем всех поддержать друг друга и позаботиться о собственном благополучии в это печальное время. В конце письма подпишите свое имя.

Образец письма о смерти сотрудника

Используйте этот шаблон в качестве наброска для вашего письма-объявления:

Уважаемые сотрудники [название компании],

Мы опечалены тем, что узнали о смерти [имя сотрудника] в [дата]. Они были ценным членом нашей команды [отдел], и нам будет не хватать их [характеристики]. Их пережили [члены семьи], и мы просим вас направить свои мысли и соболезнования их семье в это трудное время.

У нас есть карточка в комнате отдыха, которую вы можете подписать до [дата]. Их семья организовала публичные поминки на следующей неделе в [дата], и все желающие могут посетить их.

[Имя] был уважаемым членом семьи [компании], и его смерть - большая потеря. У нас есть консультант из отдела кадров для тех, кто ищет поддержки. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если вам нужно с кем-то поговорить в это время.

Мы выражаем наши самые искренние соболезнования всем, кого затронула эта трагедия.

Искренне,

[Ваше имя]

Примеры писем, сообщающих о смерти сотрудника

Вот несколько примеров писем, в которых сообщается о смерти кого-то из вашей команды:

Пример 1

Уважаемые сотрудники компании Blueheart Solutions,

С глубокой скорбью сообщаю, что член нашей команды, проработавшая 10 лет, Ивонн Чейни умерла от сердечного приступа в субботу вечером. На протяжении всей своей работы в Blueheart Solutions она демонстрировала мотивацию, стремление и сострадание к другим людям. Нам уже не хватает ее доброго духа и творческого мышления. В семью Ивонн входят ее муж, два сына и одна внучка. Мы выражаем им наши соболезнования в это время и призываем всех подписать карточку соболезнования в комнате отдыха до этой пятницы.

Мы поделимся информацией о поминальных мероприятиях, как только она станет известна. Мы призываем всех, кто ищет поддержки или тяжело переживает смерть Ивонн, обратиться ко мне или к любому сотруднику отдела кадров за поддержкой. Компания также предоставляет программу помощи сотрудникам в рамках ваших льгот, которая включает три бесплатных сеанса консультирования.

Мои глубочайшие соболезнования всем, кто знал Ивонн и наслаждался ее ярким присутствием в офисе.

Искренне,

Кори Харрингтон
Менеджер по персоналу

Пример 2

Уважаемая команда Openstrip Technologies,

Я пишу о трагической новости, что наш менеджер по работе с клиентами, Пирс Дэвис, скоропостижно скончался вчера днем. Их семья попросила о конфиденциальности в данный момент. Пирс был одним из самых дружелюбных и приветливых людей в нашей команде, и у него всегда было что сказать, когда вы проходили мимо его стола в офисе. Мы знаем, что это шокирующая новость, и разделяем наши глубочайшие соболезнования со всеми, кто знал Пирса.

Существует мемориальный сайт, где можно оставить сообщения в память о жизни Пирса, ссылку на который я привел ниже. Вы также можете воспользоваться сайтом, чтобы поделиться сообщениями о поддержке семьи.

В связи с этой неожиданной новостью мы предлагаем дополнительные отгулы всем, кто хочет взять выходной, чтобы пережить смерть Пирса. У нас есть консультация через Отдел персонала, поэтому, пожалуйста, дайте нам знать, если вы хотите поговорить с кем-то или нуждаетесь в дополнительной поддержке. Мы надеемся, что сможем положиться друг на друга в этот печальный период.

Искренне,

Лаура Патель
Менеджер