Как использовать трекер задач в Excel за 5 простых шагов

Microsoft Excel позволяет пользователям создавать список задач, которые они могут использовать для отслеживания своего прогресса. Вы можете использовать эти типы списков, чтобы держать себя или свою команду в курсе дела во время выполнения различных проектов. Научившись использовать трекер задач в Excel, вы сможете повысить общую продуктивность и улучшить свои профессиональные результаты.

В этой статье мы обсудим некоторые из основных преимуществ использования Excel для отслеживания задач, объясним, как использовать трекер задач в Excel, и предоставим несколько шаблонов для отслеживания задач в Excel.

Преимущества использования трекера задач на базе Excel

Вот несколько причин использовать трекер задач Excel:

• Это популярный выбор программного обеспечения. Excel - это относительно распространенное программное приложение для работы с электронными таблицами, таблицами, графиками и другими офисными задачами. Если вы новичок, в Интернете есть много ресурсов, которые могут помочь вам начать работу, и многие офисные сотрудники также знакомы с этим программным обеспечением.

• Он хорошо настраивается. Использование Excel дает вам доступ к множеству вариантов настройки, включая различные цвета и фильтры. Это позволяет вам создать трекер задач, который соответствует вашим конкретным потребностям и предпочтениям.

• Имеет множество возможностей для составления отчетов. Помимо помощи в отслеживании задач и статуса их выполнения, Excel также может помочь вам создавать отчеты, которые анализируют ваш общий прогресс с помощью таких элементов, как таблицы, диаграммы и матрицы. Использование этих ресурсов позволит вам оценить уровень выполнения задач за более длительный период времени и принять стратегические решения на основе полученных результатов.

• Вы можете поделиться своим трекером задач с другими. Хотя Excel хранит ваш трекер задач локально на вашем устройстве, поделиться им с другими - простой и понятный процесс. Если вы хотите показать статус выполнения задачи руководителю, коллеге или любому другому лицу, вы можете просто сохранить его на общем диске и предоставить им доступ к нему.

Как использовать трекер задач в Excel

Выполните эти пять шагов, чтобы создать и использовать отслеживаемый список дел в Excel:

1. Откройте Excel и создайте заголовки столбцов в соответствии с вашими требованиями

После открытия Excel вы можете начать создавать новые заголовки столбцов с названиями элементов, которые вы хотите отслеживать. Как правило, это основные элементы ваших задач, некоторые из которых являются наиболее распространенными:

• Идентификатор задачи: Присвоение каждому заданию идентификатора поможет вам легко получить к нему доступ впоследствии. Он также может быть полезен, когда вы делитесь своими задачами с коллегами, так как поможет вам избежать недоразумений при упоминании конкретной задачи.

• Название задачи: Хотя идентификатор может помочь вам быстро идентифицировать задачу, присвоение ей соответствующего названия может облегчить ее запоминание. Как правило, рекомендуется давать короткие названия задач и включать поле описания с дополнительной информацией.

• Срок выполнения: Срок выполнения задачи обычно является важной информацией, и отслеживание всех сроков выполнения поможет вам организовать задачи таким образом, чтобы повысить шансы на их своевременное выполнение. Это особенно важно при работе над проектами, включающими несколько задач подряд.

• Владелец задачи: Если ваш трекер задач включает задачи для нескольких человек, добавление колонки Владелец задачи поможет вам отслеживать задачи каждого. Он также полезен, если вы руководите командой, так как вы можете контролировать их работу и прогресс в ходе проекта.

• Статус задачи: Вы можете добавить колонку, которая описывает точный ход выполнения каждой задачи. Вы можете использовать его для указания того, что задача еще не начата, находится в процессе выполнения или завершена, а также включать другие потенциальные статусы в зависимости от характера задачи.

• Важность задачи: Определение приоритетов задач на основе их общей важности для проекта обычно является основной частью отслеживания и управления задачами. Этого можно достичь, добавив колонку важности задачи и оценив свои задачи соответствующим образом.

• Дополнительные заметки: Вы также можете включить колонку для добавления информации о ваших задачах, которой нет очевидного места в других колонках.

2. Заполните детали для каждой задачи

После создания колонок вы можете начать заполнять их информацией. Начните с перечисления всех нерешенных задач и статуса их выполнения, поскольку это два жизненно важных элемента, которые помогут вам в дальнейшем сортировать ваши задачи. По мере получения дополнительной информации о ваших задачах, например, о сроках их выполнения и приоритете, вы можете добавлять их в трекер задач.

3. Добавьте фильтр

Вы можете отсортировать не относящиеся к делу данные с помощью фильтра. Это особенно полезно при работе с большим количеством записей задач. Вы можете добавить фильтр, выбрав Сортировать & Выберите значок Фильтр в правой части панели задач Excel и затем выберите фильтр. Если, например, выбрать столбец Статус задачи и включить фильтр, можно исключить все задачи, которые вы уже выполнили, что поможет вам получить более четкое представление о нерешенных задачах.

4. Используйте фильтр для сортировки и определения приоритетов ваших задач

После внедрения фильтра вы можете использовать его для отслеживания статуса невыполненных задач. Если вы добавили фильтр в колонку Статус задачи , теперь вы можете сортировать задачи в зависимости от того, что вы хотите видеть в любой момент времени. Так легче увидеть задачи, над которыми вы еще не начали работать, те, над которыми вы работаете в настоящее время, те, которые вы завершили, или любую другую комбинацию этих категорий.

5. Продолжайте использовать свой трекер задач

Теперь, когда вы создали свой трекер задач, вы можете использовать его, чтобы помочь себе управлять своими задачами. Вы можете добавить дополнительные колонки, если хотите выделить новые элементы ваших задач, и отредактировать существующие поля, чтобы дать более точное описание того, что они представляют собой. Вы также можете использовать разные цвета для каждого столбца или статуса, чтобы помочь вам быстро представить прогресс выполнения каждой задачи.

Шаблоны отслеживания задач в Excel

Рассмотрите возможность создания этих шаблонов для отслеживания задач в Excel:

Шаблон списка задач проекта

Этот шаблон поможет вам расставить приоритеты задач, которые вы или члены вашей команды должны выполнить, и облегчит управление процессом выполнения задач. Вы можете создать новый лист Excel для каждого проекта и добавить эти заголовки столбцов:

• Задача

• Владелец

• Дата начала работы

• Дата окончания

• % завершен

• Выделенный бюджет

• Расчетное рабочее время

• Фактическое рабочее время

• Дополнительные примечания

Шаблон пунктов действий

Пункты действий - это задачи, которые должен выполнить отдельный человек или команда для продвижения проекта. Вы можете использовать программу отслеживания задач Excel для управления всеми пунктами действий, задействованными в проекте, а также статусом их завершения и ответственными за каждый из них. Вы можете добавить следующие заголовки столбцов:

• Пункт действий

• Приоритет действий

• Владелец элемента действия

• Назначение даты

• Дата составления

• Статус завершения

• Дополнительные примечания