Внутри организации основную часть документов, обеспечивающих коммуникационную функцию управления, составляют справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, т.е. информация в них не обязательна к исполнению, она может побуждать к действию или быть принята к сведению. Докладные и служебные записки, как правило, являются внутренними документами организации.
Функции докладной записки
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется для информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п., с целью побуждения к принятию определенного решения. Докладные записки также информируют о ходе работ (регулярно) и о выполнении заданий, планов, указаний, работ (отчетные).
Оформление докладной записки:
- Реквизиты: наименование структурного подразделения; вид документа ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА прописными буквами; дата (дата подписания); регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя (с указанием должности); резолюция.
- Наименование структурного подразделения: указывается по штатному расписанию.
- Дата: 01.10.2011 или 01 октября 2011 г.
- Регистрационный номер: все документы организации, подлежащие контролю и исполнению, регистрируются по месту составления или получения документа.
- Адресат: наименование должности адресата с указанием структурного подразделения или организации; инициалы и фамилия адресата (в дательном падеже).
- Заголовок к тексту: краткое содержание документа, согласованное с видом документа (например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА об утрате документов).
- Текст: состоит из констатирующей (описательной) части, где сообщаются факты, и изложения выводов, просьб и предложений. Может составляться в виде таблицы, анкеты или связного текста.
- Резолюция: способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей. Содержит фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.
- Отметка об исполнителе: инициалы, фамилия исполнителя документа и номер телефона (в левом нижнем углу последнего листа).
Примеры докладных записок:
- О замене компьютеров
- Об отсутствии на работе
- О нарушении трудовой дисциплины
Функции служебной записки
Служебная записка используется для коммуникации внутри организации по вопросам, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания руководства.
Оформление служебной записки:
- Оформляется по требованиям ГОСТ 6.30-2003.
- Содержит все реквизиты докладной записки, а также На N _ от __ для обеспечения связи с ответом на записку.
Примеры служебных записок:
- О проведении обучения по курсу Современные информационные технологии в управлении
Объяснительные записки
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.
Оформление объяснительной записки:
- Составляется по требованиям ГОСТ 6.30-2003.
- Включена в УСОРД (код 0284070 по ОКУД).
- Делится на две группы:
- Приложение к основному документу, дополняющее и поясняющее его (чаще всего к планам и отчетам).
- Составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации.
Пример объяснительной записки:
- О нарушении трудовой дисциплины
Важно: объяснительная записка, написанная по факту совершения дисциплинарного проступка, является основанием для издания приказа о наложении дисциплинарного взыскания.
Заключение
Докладные, служебные и объяснительные записки являются важными инструментами деловой коммуникации внутри организации. Правильное оформление этих документов обеспечивает эффективность управления и способствует четкой организации работы.
Библиографический список:
- ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов. М. Стандартинформ, 2007.
- Доронина Л. А., Пшенко А. В. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2004.
Автор: Л. Доронина, доцент кафедры Документоведение и ДОУ Государственного университета управления.
Поделиться
