- Руководители могут испытывать трудности с проведением виртуальных совещаний.
- Исследования Института управления проектами показывают, что отвлекающие факторы, такие как отсутствие концентрации и участия со стороны удаленных сотрудников, могут препятствовать успеху удаленной встречи.
- Чтобы обеспечить успех, руководители могут использовать такие стратегии, как проверки связи для оценки психического здоровья сотрудников и установить повестку дня, чтобы облегчить более плавный переход к удаленной работе.
По мере того как пандемия коронавируса изменяет рабочую обстановку, миллионы людей меняют свои офисы на собственный дом. Это означает, что все больше сотрудников вынуждены проводить совещания виртуально.
Но виртуальные совещания могут нести в себе свои проблемы. Опрос Института управления проектами (PMI) показал, что виртуальные встречи часто не приносят успеха из-за отвлекающих факторов (таких как уведомления в социальных сетях), опоздания и отсутствия коммуникации между коллегами.
«Поскольку меняется характер работы, то также должны изменяться структура и динамика команд – и это верно для виртуальных встреч», - заявил Брантли Андерхилл, управляющий директор PMI в Северной Америке. «Самая большая ошибка руководителей заключается в том, что они работают так, как обычно. Но эта новая норма требует других навыков, более четко определенных ролей и обязанностей и повышенной гибкости».
Если менеджеры хотят проводить более эффективные виртуальные встречи, эксперты говорят, что они должны разработать план, который поможет им получить максимальную отдачу от своих сотрудников.
Вот советы,которые помогут вам стать более эффективными в руководстве виртуальными командами, по мнению руководителей и экспертов по управлению.
Утвердите четкую повестку дня для совещания
Установив цели для своей команды, вы можете сделать более плавный переход в онлайн. В этом случае эксперты предлагают менеджерам создать динамичную повестку дня или составлять этот документ в процессе. Джордан Хасни, генеральный директор и соучредитель инструмента для проведения совещаний Parabol, рекомендует компаниям использовать общий документ в Google Docs или воспользоваться инструментами для виртуальной рабочей среди, вроде Notion.
«Большинство людей привыкли к концепции повестки дня, которую рассылают всем перед совещанием», - рассказал Хасни. «Но давайте будем честны друг с другом – это тяжело».
Не переусердствуйте
Один из шагов, которые менеджеры могут предпринять для сохранения организованности – это стараться сохранять совещания маленькими. По словам Андерхилла, когда вы планируете виртуальную встречу, небольшая команда может помочь не сходить с курса обсуждения.
«Разделите большую группу на меньшие, более гибкие команды для выполнения конкретных задач», - рассказал Андерхилл.
Но иногда нет никакого способа избежать большого собрания, например, деловых конференций. В этом случае может быть полезно использовать жесты рук, чтобы сигнализировать о начале или прекращении обсуждения.
«Если вы находитесь на большой встрече, используйте функцию «поднять руку» или ее аналог, а затем начинайте говорить», - рассказал Бен Кристенсен, соучредитель и глава по работе с кадрами в Handshake, сетевой платформы колледжа и карьеры. «Это может помочь в создании более содержательного разговора, чем попытка воспользоваться или интерпретировать лицевые сигналы по видеосвязи».
Назначение ролей и обязанностей сотрудникам
Для того чтобы виртуальное собрание проходило в соответствии с планом, в начале совещания эксперты рекомендуют разделить обязанности между сотрудниками. Это предотвращает многозадачность и создает условия для подотчетности, сказал Хасни.
«Виртуальные встречи наиболее эффективны, когда каждый член команды понимает, как они вносят свой вклад в более широкое целое», - заявил Хасни. «Это также помогает обеспечить большую прозрачность и полное участие в команде и гарантирует, что каждый член команды знает, что у него есть свой голос и свое место».
Позаботьтесь о запасном подключении
Технология все еще не всегда надежна. Кристенсен советует менеджерам иметь альтернативный способ подключения, если ваш первый метод оказывается недоступен.
«У меня есть один резервный метод для проведения совещания на всякий случай» - рассказал он. Если во время видеоконференции возникают проблемы, например, видео зависает или изображение размыто, убедитесь, что сотрудники могут и знают, как подключиться к аудиовызову.
Дайте всем возможность высказаться
По словам Андерхилла, необходимо обновить то, как вы управляете сотрудниками в режиме онлайн. Во время встречи каждый должен получить возможность обсудить свои идеи.
Андерхилл сказал, что менеджеры должны контролировать чат, чтобы убедиться, что у всех есть шанс принять участие, и никто не доминирует в разговоре.
Выделите время, чтобы установить контакт с коллегами
Когда сотрудники работают удаленно, вполне вероятно, что сотрудники будут чувствовать себя одинокими и изолированными, сообщает Business Insider. Чтобы исправить это, Хасни советует менеджерам «оставить место для человечности». Это может означать более личное участие через доброжелательные вопросы в начале совещания.
«Это может быть так же просто, как спросить: ‘Что сегодня было интересного?’ или ‘Как ваши дела?’», - утверждает Хасни.
Эти проверки также дают возможность убедиться в том, что у всех работает микрофон. Будучи менеджером, выделение времени на прослушивание ваших сотрудников не только показывает сострадание к их психическому здоровью, но и важно для вашего результата.
«Если кто-то кажется немного подавленным, вы можете позаботиться об этом человеке в данный момент», - сказал Хасни. «Напомните себе протянуть руку помощи этому человеку и запланировать виртуальную встречу за чашечкой кофе, чтобы пообщаться с ним».