Постоянно теряете знания, когда уходят сотрудники? Устали объяснять одно и то же новичкам? Огорчаетесь, когда разные люди повторяют одни и те же ошибки?
Тогда вам нужно наладить управление знаниями!
Аудит знаний: ключ к пониманию ситуации
Первый шаг – провести аудит знаний. Это как сделать рентген вашей компании, чтобы понять, где находятся знания, как они создаются, систематизируются и насколько они доступны.
Цели аудита:
- Определение местоположения знаний: где они хранятся и у кого находятся?
- Выявление процессов создания: как генерируются новые знания?
- Систематизация: насколько знания организованы?
- Полезность, актуальность и доступность: насколько знания актуальны и легкодоступны?
- Потребности компании: какие знания нужны компании?
- Разрыв между потребностями и удовлетворением: есть ли нехватка знаний?
- Источники знаний: какие внутренние и внешние источники знаний используются?
- Препятствия к распространению: что мешает делиться знаниями?
- Методы распространения: как распространяются знания?
- Коммуникационные технологии: какие инструменты используются для связи?
- Возможности обучения: как сотрудники пополняют свои знания?
- Культура обмена: как сотрудники относятся к обмену знаниями?
- Неэффективное использование знаний: в каких процессах знания применяются неэффективно?
- Оптимизация обмена: как улучшить обмен знаниями?
- Эффективность технологических решений: насколько эффективно работают внедренные технологии?
Как проводить аудит:
- Определение целей: четко определите, зачем вам нужен аудит.
- Методы: используйте опросники, тесты, интервью, создание коммуникационной среды.
- Целевая группа: вовлекайте в процесс всех сотрудников или определенную группу.
- Информация: четко объясните цели аудита участникам.
- Обработка данных: заранее продумайте, как будете обрабатывать полученную информацию.
Карта знаний: визуальное представление информации
Результат аудита лучше всего представить в виде карты знаний. Это графическое изображение, показывающее местоположение знаний, необходимых для работы компании. Карта знаний демонстрирует связи между знаниями, находящимися в базах данных, у экспертов, внутри и за пределами компании.
Преимущества карт знаний:
- Визуальное представление: наглядное представление информации и взаимосвязей между знаниями.
- Навигация: помогает найти нужные знания.
- Интеграция: объединяет разные источники знаний.
- Поиск ресурсов: позволяет найти нужные ресурсы и услуги.
Основные принципы создания карт знаний:
- Актуальность: отображайте только живые объекты и регулярно обновляйте карту.
- Наглядность: используйте понятные и наглядные изображения.
- Простота использования: карта должна быть удобной в использовании.
- Доступность: сотрудники должны знать о существовании карты.
- Обучение: сотрудники должны уметь пользоваться картой.
Мотивация сотрудников:
Аудит знаний требует участия всех сотрудников. Важно мотивировать их раскрывать свои знания.
Преимущества для всех:
- Организация: выявляет потенциал компании и сотрудников.
- Руководители: видят потенциал подразделений и сотрудников.
- Сотрудники: демонстрируют свои знания и навыки.
Как мотивировать сотрудников:
- Информирование: четко объясните цели аудита и преимущества участия.
- Вовлечение: дайте сотрудникам возможность активно участвовать в процессе.
- Заинтересованность: покажите, как участие в аудите принесет пользу сотрудникам.
Создание коммуникационной среды:
Создание особой коммуникационной среды, способствующей выявлению знаний, является одним из способов аудита.
Инструменты:
- Энциклопедии: хранилище знаний о компании и ее сотрудниках.
- Желтые страницы: директории экспертов компании.
Преимущества:
- Выявление скрытых знаний: стимулирует сотрудников делиться знаниями.
- Доступ к знаниям: предоставляет доступ к знаниям коллег и корпоративному опыту.
- Создание коммуникаций: соединяет сотрудников в организации.
Успешная разработка энциклопедии:
- Определение целей: четко определите задачи, которые должна решать энциклопедия.
- Польза для сотрудников: покажите, как участие в создании энциклопедии будет полезно сотрудникам.
- Собственность сотрудников: дайте сотрудникам возможность владеть своими страничками в энциклопедии.
- Формальная сторона: разработайте форматы, процедуры обновления, поиска и т.д.
- Постоянное обновление: не забывайте регулярно обновлять информацию в энциклопедии.
Управление знаниями – это не одноразовый проект, а непрерывный процесс. Аудит знаний и карты знаний – лишь первые шаги на пути к успешной работе с информацией.
Поделиться
