Все документы в локальном делопроизводстве должны быть изданы и утверждены в оригинальном виде. Как правило, оригинальный документ издается в одном экземпляре, но бывает что в двух. При этом, постоянно в рабочем процессе, особенно кадровом делопроизводстве работнику могут потребоваться те или иные документы. Естественно, что работодатель не может дать оригиналы, поэтому выдает копии. Они должны быть заверены надлежащим образом.
Право работника на получение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, закреплено законодательством, и работодатель обязан предоставить их по первому требованию сотрудника. Отказ в такой ситуации неприемлем, особенно если документы касаются условий труда работника. Это право распространяется на любые документы, касающиеся трудовых отношений: трудовой договор, приказы о приеме, переводе, увольнении, справки о заработной плате, о стаже, дополнительные соглашения к трудовому договору, и даже внутренние акты компании, если они касаются непосредственно работы сотрудника (например, локальные нормативные акты, регламентирующие рабочие процессы). По условиям труда работнику могут понадобиться документы с результатами специальной оценки условий труда. Копии должны быть точными, полностью воспроизводящими информацию и внешние признаки оригинала. Для создания копии наиболее рациональным способом является использование копировально-множительной техники – ксерокса, сканера с последующей печатью или иных современных технологий, обеспечивающих высокое качество и точность воспроизведения документа с оригинала.
Однако, простое копирование документа не наделяет копию юридической силой. Для придания ей статуса официального документа, подтверждающего достоверность информации, необходимо провести процедуру заверения. Согласно статье 62 Трудового Кодекса (и аналогичным положениям других законодательных актов, в зависимости от страны и юрисдикции), заверение копии предполагает проставление определенных реквизитов. Важно отметить, что форма заверения может незначительно варьироваться в зависимости от специфики организации и требований соответствующих нормативных актов, но общие принципы остаются неизменными.
Стандартная процедура заверения копии документа включает следующие обязательные элементы:
1. Надпись/печать «Верно» или «Копия верна». Юридической разницы между этими формулировками нет. Обе надписи одинаково подтверждают соответствие копии оригиналу;
2. Должность лица, заверяющего копию. Это может быть руководитель организации, его заместитель или другое уполномоченное лицо. Указание должности необходимо для определения уровня ответственности и полномочий лица, поставившего подпись;
3. Личная подпись. Подпись должна быть выполнена собственноручно уполномоченным лицом. Электронная подпись в этом случае, как правило, не используется, за исключением случаев, когда законодательством или внутренними правилами организации это прямо предусмотрено;
4. Расшифровка подписи. После подписи указываются инициалы и фамилия лица, заверяющего копию, чтобы исключить любые сомнения в идентификации подписи;
5. Дата заверения. Указание даты важно для определения времени, когда копия была заверена, и подтверждения её актуальности;
6. Место хранения оригинала (при необходимости). Если копия предоставляется во внешнюю организацию, целесообразно указать место хранения оригинала документа (например, «Оригинал хранится в деле №…»). Это помогает подтвердить подлинность запрошенного документа и облегчает проверку информации в случае необходимости.
Заверение копии может осуществляться не только вручную, но и с помощью штампа "Копия верна". Однако, использование штампа требует соблюдения ряда условий. Во-первых, макет штампа должен содержать все необходимые реквизиты (название организации, должность, подпись, место для даты). Во-вторых, сотрудник, использующий штамп, должен иметь соответствующие полномочия, официально предоставленные ему руководством организации. Право заверения копий, по умолчанию, принадлежит руководителю организации. Передача этого права другим лицам осуществляется путем издания приказа по организации или выдачи доверенности, где четко прописываются полномочия и ограничения на право заверения копий. Этот приказ должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативными актами организации.
Важно помнить, что заверение копии необходимо для любых документов, касающихся кадровой и организационной деятельности компании, включая, но не ограничиваясь: учредительные документы, трудовые договоры, приказы, справки о доходах, свидетельства о регистрации, протоколы собраний, различные соглашения и контракты, акты приема-передачи, отчеты и т.д. Незаверенная копия документа, как правило, не имеет юридической силы и не может быть принята в качестве доказательства в случае возникновения трудового спора.
В заключение следует подчеркнуть, что процедура заверения копий документов является важной частью документооборота любой организации. Правильное оформление копии гарантирует её юридическую силу и предотвращает возможные недоразумения и споры. Несоблюдение правил заверения может привести к тому, что копия будет признана недействительной, а это, в свою очередь, может повлечь за собой нежелательные последствия для как для сотрудника, так и для работодателя. Поэтому необходимо строго соблюдать установленную процедуру и использовать все необходимые реквизиты при заверении копий документов. В случае сомнений или неясности процедуры всегда следует обращаться за консультацией к специалистам в области кадрового делопроизводства или юристам.
Важно отметить, что копии документов по охране труда, также должны правильно заверяться. Например, на практике инструкции по охране труда издают в двух оригинальных экземплярах. Один хранится у специалиста по охране труда, второй у руководителя подразделения или непосредственного руководителя работника. Копию инструкции заверяют и выдают непосредственно на рабочие места.
Поделиться
