Порядок организация служебных командировок сотрудников

Порядок организация служебных командировок сотрудников

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий порядок регламентирует процесс организации служебных командировок сотрудников головного предприятия и филиалов ООО "ХХХ" (далее Компания).

Настоящий Порядок охватывает следующие процессы:

-  оформление документов для поездки в командировку;

-  оплата командировочных расходов;

1.1.3 После утверждения настоящего Порядка прекращается действие «Положения о служебных командировках сотрудников ООО "ХХХ" (П-390 от 24.07.03 г.) и дополнений к нему (П. SL -390/1 от 19.03.2004, П. SL -390/2.05 от 25.05.2005).

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

- Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении формы № АО-1 «авансовый отчет».

- «Инструкция по централизованному обеспечению командированных сотрудников ООО "ХХХ" проездными документами и бронированием номеров в гостиницах», И-166 от 29.11.2001 г.

- «Порядок по контролю исполнения бюджета» ПР. FM – 456 от 13.12.2001 г.

- «Инструкция о служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988 № 62

- Трудовой кодекс РФ

1.3 Сокращения

АдмО – Административный отдел;

ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";

ДПерс – Департамент персонала;

ДТО – Департамент товарных операций;

ДИ – Департамент инфраструктуры;

ДРУ – директор регионального управления;

ДМ – Департамент маркетинга;

ДЗО – Дочерние и зависимые общества ООО "ХХХ".

КАО – Контрольно-аналитический отдел;

КСФ – Коммерческая служба филиала;

НОВК – Начальник отдела внутреннего контроля;

ОВА – Отдел внутреннего аудита;

ОБ – Отдел безопасности;

ОБУиО – Отдел бухгалтерского учета и отчетности;

СОТиЗ – Служба организации труда и заработной платы Департамента персонала;

ФКП – Функционально-контрольные подразделения системы внутреннего контроля;

ФД – Финансовый департамент;

ООО "ХХХ" - ООО "ХХХ";

ЮО – Юридический отдел.

2 Принципы организации командировок

2.1 Цель настоящего Порядка – оптимизация процесса организации командировок сотрудников Компании и приведение его в соответствие с нормами Трудового и Налогового законодательства РФ.

2.2 Достижение цели поддерживается следующими принципами:

-  введение унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ;

-  планирование командировочных расходов в рамках формирования и корректировки Главного Бюджета Компании;

-  координация процесса силами Административного отдела и Службы организации труда и заработной платы Департамента персонала.

3 Оформление документов для поездки в командировку

3.1 Оформление и учет направления сотрудников в командировки производятся на основании приказа Генерального директора или уполномоченного им лица (для филиалов – директором филиала).

На основании приказа о направлении в командировку, оформляется командировочное удостоверение:

-  для сотрудников ГП – сотрудником группы документооборота Административного отдела.

-  для сотрудников филиалов – лицом, уполномоченным приказом директора филиала.

3.2 Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении, составляются следующие документы:

-  форма УРВ-1к (для сотрудников ГП и филиалов);

-  форма УРВ – 1н (для руководителей ГП);

- распоряжение руководителя о целях, сроках и месте командировки (для сотрудников ГП);

- форма Б-2 - для сотрудников ГП (оформляется через календарь платежей);

Заполненная и согласованная Форма Б-2 является основанием для выплат командировочных расходов командируемому сотруднику.

- авансовый отчёт.

Заполненный авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы, должен быть представлен для проверки и утверждения.

3.3 В случае производственной необходимости срок командировки может быть продлен. Командированный сотрудник должен уведомить своего непосредственного руководителя о необходимости продления сроков командировки, Не позднее двух рабочих дней до последнего дня командировки, обозначенной в Приказе о направлении в командировку. В случае положительного решения о продлении сроков командировки, непосредственный руководитель командированного сотрудника в этот же день, подает служебную записку на имя Функционального директора с просьбой о продлении сроков командировки своему сотруднику, с обоснованием причин ее продления. На основании утвержденной (функциональным директором) служебной записки, сотрудник Группы документооборота Административного отдела ГП оформляет приказ о продлении командировки.

3.4. Для сотрудников филиалов решение о продлении сроков командировки принимает директор филиала по согласованию с Директором по региональному управлению, для директоров филиалов – Директор по региональному управлению.

3.5 Все формы документов для направления сотрудников ГП и филиалов в командировку: приказ о командировке, приказ о продлении командировки (формы Т-9, Т-9а), командировочное удостоверение (форма Т-10) – оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. Форма авансового отчета оформляется в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 55 от – 01.08.2001 г.

4 Оплата командировочных расходов

4.1 Командированному сотруднику:

-  возмещаются документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в месте командировки;

-  возмещаются документально подтвержденные расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

-  оформление и выдача виз, паспортов и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя;

- выплачиваются суточные - в случае, если сотрудник командирован в такую местность, откуда не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

4.2 Вопрос о том, может ли сотрудник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается его непосредственным руководителем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания сотруднику условий для отдыха.

4.3 Расходы по найму жилого помещения - возмещаются со дня прибытия и по день выезда из места командировки на основании документов подтверждающих оплату за проживание. При бронировании мест в гостинице необходимо руководствоваться Приложением А.

4.4 Расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно возмещаются:

4.4.1 Генеральному директору, 1-ому Заместителю Генерального директора, Заместителю Генерального директора по операциям:

- воздушным транспортом - по билету бизнес - класса;

- железнодорожным транспортом - по билету в 2-х местных купе категории "СВ" скорых фирменных поездов;

4.4.1.2 оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

4.4.1.3 стоимости страховых платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте – по квитанции;

4.4.1.4 расходов на пользование в поездах постельными принадлежностями – по квитанции;

4.4.1.5 стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

4.4.2 Финансовому директору, Директору по корпоративному управлению, Заместителю ГД по экономике, Заместителю ГД по продажам, Заместителю ГД по персоналу, Заместителю ГД по маркетингу и закупкам, Заместителю ГД по внутреннему контролю, Заместителю ГД по ERP:

- воздушным транспортом - по билету экономического класса;

- железнодорожным транспортом - по билету в 2-х местных купе категории «СВ» скорых фирменных поездов;

4.4.2.1 оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

4.4.2.2 стоимости страховых платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте – по квитанции;

4.4.2.3 расходов на пользование в поездах постельными принадлежностями – по квитанции;

4.4.2.4 стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта — по существующей в данной местности стоимости оплаты.

4.4.3 Прочим сотрудникам:

- воздушным транспортом - по билету экономического класса;

- железнодорожным транспортом - по билету в 4-х местных купе скорых фирменных поездов;

4.4.3.1 оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

4.4.3.2 стоимости страховых платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте – по квитанции;

4.4.3.3 расходов на пользование в поездах постельными принадлежностями – по квитанции;

4.4.3.4 стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта — по существующей в данной местности стоимости оплаты.

4.5 Билеты для проезда к месту командировки и обратно приобретаются лицом ответственным в ГП (филиале) за бронирование и приобретение проездных документов, и только через специализированное агентство, с которым заключен соответствующий договор.

4.6 Для сотрудников ГП, командируемых в филиалы ООО "ХХХ", и для сотрудников филиалов ООО "ХХХ", командируемых в ГП, проездные документы приобретаются согласно Приложению Б.

4.7 Для сотрудников филиалов, командируемых из одного филиала в другой, или из филиала в другую местность, а также для сотрудников ГП командируемых из ГП в другую местность, проездные документы приобретаются согласно Таблице 1.

Т а б л и ц а 1 - Обязательный вид транспорта для убывающих в командировку

4.8 В случае необходимости сокращения времени в пути командируемого сотрудника с целью прибытия в место командировки или к месту постоянной работы в сжатые сроки по производственной необходимости, сотрудник может воспользоваться для проезда авиатранспортом.

В этом случае сотрудник оформляет служебную записку с изложением причин проезда авиатранспортом. Целесообразность расходов на авиатранспорт подтверждается резолюцией на служебной записке:

-  для сотрудников Головного предприятия – функциональным директором (в рамках бюджета);

-  для сотрудника филиала – директором филиала и Директором регионального управления (в рамках бюджета);

-  для директора филиала – Директором регионального управления (в рамках бюджета);

Сверх бюджета – в соответствии с действующим порядком прохождения форм БД (см. ПР. FM – 456 от 13.12.2001 г.)

4.9 Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день нахождения в командировке, считая со дня выезда из места постоянной работы по день приезда к месту постоянной работы в размере, не ниже определенного действующим законодательством РФ и в соответствии с категориями поездок согласно Таблице 2.

Т а б л и ц а 2 - Суточные выплаты

4.10 Суточные не выплачиваются, если сотрудник должен вернуться из командировки, в течение 24 часов со времени отправления транспортного средства согласно проездным документам.

4.11 Генеральный директор Компании или ответственный за статью «командировочные расходы», может разрешить производить дополнительные выплаты:

- компенсацию отличных от вышеуказанных затрат сотрудников;

-  компенсацию затрат сотрудников, на которые нет подтверждающих документов;

- выплату суточных, отличных от указанных в таблице 2 п.4.9. (в случаях, когда за календарный месяц сотрудник совершает две и более служебных командировок);

4.12 Компенсация затрат сотрудников, связанных с командировкой, производится в соответствии с заполненным надлежащим образом:

- авансовым отчетом;

- командировочным удостоверением;

-  приказом о командировке (приказом о продлении командировки);

-  копией формы БД-5 (для сотрудников ГП);

-  проездных документов;

-  счетом фактурой, счетом, счетом формы 3-Г или 3-ГМ, кассовым чеком, корешком приходного кассового ордера;

-  квитанциями о пользовании постельными принадлежностями на ж/д транспорте;

-  прочими документами;

В случае если работник находился в командировке за рубежом, к авансовому отчету прикладываются копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Все приложенные документы должны иметь построчный перевод на русский язык.

4.13 На сотрудника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и правила внутреннего трудового распорядка предприятия, учреждения, в которое он командирован.

4.14 Выход на работу в день выезда или приезда, решается непосредственным руководителем, с учетом времени отправления/прибытия командированного сотрудника.

5 Ответственность и контроль

5.1 Ответственность за организацию командировок сотрудников Головного Предприятия Компании распределяется следующим образом:

5.1.1 Ответственным за статью Главного Бюджета «Командировочные расходы» является должностное лицо, определенное распоряжением Генерального директора Компании о делегировании полномочий.

5.1.2 Начальник Службы организации труда и заработной платы ГП несет ответственность:

- за планирование, корректировку и исполнение статьи Бюджета «Командировочные расходы»;

- за своевременную корректировку нормативов командировочных расходов.

5.1.3  Сотрудник Группы документооборота Административного отдела ГП обеспечивает:

Своевременное согласование и утверждение документов по командировке, а именно:

-  оформление приказа о командировке (приказа о продлении сроков командировки, в случае необходимости);

-  командировочного удостоверения;

- своевременное бронирование и приобретение авиа - и железнодорожных билетов, согласно «Инструкции по централизованному обеспечению командированных сотрудников ООО "ХХХ" проездными документами и бронированием номеров в гостиницах» (И-166 от 29.11.2001 г.)

5.2 В филиалах ООО "ХХХ" указанная ответственность возлагается на директора филиала.

служебная записка на командировкуслужебная записка о командировкеобразец служебной записки на командировкуслужебная записка командировка