Порядок формирование, учет и использование фонда библиотеки
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий Порядок определяет процедуры формирования, учета и использования фонда библиотеки ООО "ХХХ" (далее - Компания).
1.1.2 Библиотека Компании является одним из функциональных направлений Корпоративного университета.
1.1.3 Библиотека Компании обеспечивает сотрудников литературой, необходимой для повышения качества профессиональной деятельности.
1.1.4 Данный Порядок отменяет действие «Порядка формирования и использования фонда библиотеки ООО "ХХХ"» (ПР – 417 от 13.03.2001г.)
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Порядке использована нормативная ссылка на следующий документ:
Процедура «Списание и утилизация ТМЦ» ПЦ. РА-172.05 от 14.12.05
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:
Библиотека – функциональное направление Корпоративного университета, а также помещение, где хранятся книги и произведения печати;
Издание – произведение печати, вид печатной продукции;
Компания – ООО "ХХХ";
Фонд библиотеки - собрание литературы (книг, журналов и других изданий);
Читатель – сотрудник Компании, получивший из библиотеки литературу;
КУ – Корпоративный университет
2 Основные задачи и функции библиотеки
2.1 Основной задачей Библиотеки Компании является оперативное обеспечение сотрудников необходимой литературой в соответствии с информационными запросами.
2.2 Основные функции Библиотеки:
- приобретение учебной, научной, справочной литературы и других видов изданий для фонда библиотеки в соответствии с информационными потребностями сотрудников и спецификой деятельности Компании;
- оказание консультативной помощи в поиске и выборе литературы;
- предоставление информации о составе библиотечного фонда;
- выдача и прием от читателей литературы по окончании установленного периода пользования;
- учет, размещение и хранение фонда библиотеки;
- ведение электронного каталога литературы, входящей в фонд библиотеки, а также базы данных приема и выдачи литературы на бумажных и электронных носителях.
3 Формирование, учет и хранение фонда библиотеки Компании
3.1 Фонд библиотеки Компании пополняется путем приобретения новых экземпляров учебной, научной, справочной литературы и других видов изданий на средства, выделяемые ежемесячно из бюджета Департамента персонала: статья «Прочие выплаты сотрудникам: административные расходы (подписка, покупка литературы)».
3.2 Приобретение учебной, научной, справочной литературы и других изданий для фонда библиотеки осуществляется на основании Заявки по форме КБ-1 (Приложение А), которая заполняется сотрудником Компании, занимающим должность не ниже начальника отдела и утверждается функциональным директором.
3.3 В случае отсутствия Заявок, Список закупаемой литературы формируется ответственным за библиотеку сотрудником Корпоративного университета с учетом основных направлений и специфики деятельности подразделений Компании. Список приобретаемой литературы согласовывается с руководителем КУ.
3.4 Литература может закупаться подразделениями самостоятельно. Выделение денежных средств на самостоятельное приобретение литературы для фонда библиотеки производится на основании Служебной записки По форме КБ-2 (Приложение Б), согласованной руководителем подразделения, в котором работает сотрудник и утвержденной функциональным директором, и предоставленной в КУ не позднее 10 числа текущего месяца.
Товарный и кассовый чеки на приобретенную литературу, а так же неизрасходованные денежные средства в обязательном порядке предоставляются ответственному сотруднику КУ не позднее 25 числа текущего месяца.
3.5 В целях учета литературы, входящей в фонд библиотеки, каждому экземпляру издания присваивается индивидуальный регистрационный номер, который проставляется на титульном листе издания. Издания, приобретенные специально для подразделений, также подлежат учету и нумеруются в соответствии с общими правилами. Издания, купленные сотрудниками Компании взамен утерянных, получают аналогичный инвентарный номер.
3.6 В целях учета и поиска литературы, входящей в фонд библиотеки ответственный за библиотеку сотрудник КУ ведет электронный Каталог, в котором фиксируются: индивидуальный регистрационный номер, тематический раздел, фамилия и инициалы авторов, название, издательство, стоимость, количество экземпляров каждого издания.
3.7 Литература из фонда библиотеки выдается сотрудникам Компании на основании Служебной записки По форме КБ-3 (Приложение В), которая до момента возврата всех экземпляров книг хранится в папке «Выданная литература». После возвращения читателем книг в фонд библиотеки Служебная записка На получение литературы Перемещается в папку «Сданная литература», где хранится в течение одного года.
3.8 Учет и контроль выданной и сданной литературы ведется с помощью электронной Базы данных Приема и выдачи, в которой фиксируются фамилия, имя, отчество сотрудника, взявшего книгу, индивидуальный регистрационный номер, автор и название издания, дата выдачи и возврата книги в библиотеку.
3.9 Каждое издание фонда библиотеки хранится в соответствующем тематическом разделе.
3.10 Перечень всех изданий, входящих в фонд библиотеки, и краткое содержание каждого размещается в INTRANET на странице «Библиотека».
3.11 С целью учета литературы, входящей в фонд библиотеки, ежегодно до 20 января производится инвентаризация, по результатам которой осуществляется обновление данных электронного Каталога Библиотеки И списание устаревшей по содержанию, пришедшей в ветхость и негодной к использованию литературы.
3.12 Списание литературы производится согласно Процедуре «Списание и утилизация ТМЦ» № ПЦ. PA-172.05 от 14.12.05. Основанием для списания служит решение комиссии, в состав которой в обязательном порядке входит Руководитель КУ, ответственный за библиотеку сотрудник КУ, специалист по обучению. В состав комиссии при списании устаревшей по содержанию узкоспециализированной литературы в обязательном порядке должен быть включен руководитель структурного подразделения, к чьей компетенции относится тематика предложенных к списанию книг.
3.13 Списанная литература подлежит исключению из фонда библиотеки. Основанием для исключения служит Акт о списании Форма КБ-4 (Приложение Д), заверенный членами комиссии и утвержденный Директором по персоналу.
3.14 Приобретение, выдачу, прием, хранение и учет литературы производит ответственный за библиотеку сотрудник Корпоративного университета.
3.15 Ответственность за учет и хранение литературы несет руководитель Корпоративного университета.
3.16 Ответственность за учет и хранение литературы, закупленной специально для подразделений, лежит на руководителях этих подразделений.
4 Правила пользования библиотекой
4.1 Сотрудник Компании получает возможность пользоваться библиотекой только после ознакомления с «ПРАВИЛАМИ ПОЛЬЗОВАНИЯ БИБЛИОТЕКОЙ»
4.2 Каждый сотрудник, желающий получить литературу из библиотеки, самостоятельно заполняет Служебную записку По форме КБ – 3 (Приложение В), в которой указывает свою фамилию, имя, отчество и внутренний телефон, а также автора, название издания, срок возврата и расписывается в получении каждого экземпляра.
4.3 Сотруднику Компании единовременно выдается не более трех книжных изданий на срок до одного месяца.
4.4 Каждый сотрудник Компании может оставить заявку На книгу по Форме КБ-3 (Приложение В) из фонда библиотеки, находящуюся на руках, На основании которой ответственный за библиотеку сотрудник Корпоративного университета, информирует его о возвращении книги.
4.5 По окончании срока, указанного в Служебной записке По форме КБ-3 (Приложение В), читатель обязан сдать литературу в фонд библиотеки. В случае отсутствия заявок на данную книгу от других сотрудников, читатель имеет право однократного продления периода пользования литературой.
4.6 В случае, если читатель не вернул литературу в указанный срок и не продлил период пользования, ответственный за библиотеку сотрудник КУ напоминает (посредством Microsoft Outloоk) о необходимости возврата литературы. Если в течение 7 (семи) календарных дней после напоминания читатель без уважительной причины не сдал книгу в библиотеку, он может быть привлечен к дисциплинарной и материальной ответственности.
4.7 В случае утери издания читатель обязан купить для библиотеки Компании такой же или близкий по тематике и равноценный по стоимости экземпляр или возместить двукратную стоимость данного издания.