Положение об отделе внутреннего аудита
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела внутреннего аудита ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних Компаний.
Отдел внутреннего аудита является структурным подразделением в составе Управления внутреннего контроля ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции внутреннего аудита.
1.1.2 В своей деятельности Отдел внутреннего аудита руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Методическими рекомендациями руководителей отделов о нормах административного управления подразделениями ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- Правилами внутреннего трудового распорядка для сотрудников ЗАО Фирмы
«ООО "ХХХ"» от 24.02.04;
- Регламентом внутреннего аудита ООО "ХХХ" от 18.02.2004. Рег.
№ПР. SL – 640;
- Международными профессиональными стандартами внутреннего аудита, принятыми Международным институтом внутренних аудиторов (IIA);
- Положением о планировании деятельности отделов (подразделений)
«ООО "ХХХ"» П-283 от 05.06.01 г.;
- Положением о Стратегическом планировании ООО "ХХХ"П-230 от 30.05.00;
- Настоящим Положением;
- Другими нормативными документы ООО "ХХХ" и
«ООО "ХХХ"», относящимся к сфере внутреннего аудита.
1.1.3 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.4 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.2000 г);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг;
6. Регламент внутреннего аудита ООО "ХХХ" от 18.02.2004 г. Рег. №ПР. SL – 640;
7. Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита, принятые
Международным институтом внутренних аудиторов (IIA).
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ВНД – внутренние нормативные документы;
УВК – управление внутреннего контроля;
НУВК – Начальник Управления внутреннего контроля;
КАО – контрольно-аналитический отдел УВК;
ДЗО – дочерние зависимые общества;
ЗГДВК – Заместитель генерального директора по внутреннему контролю;
ИВА (IIA) – Международный институт внутренних аудиторов;
Компания – ООО "ХХХ";
ОВА – отдел внутреннего аудита;
РСБУ – российские стандарты бухгалтерского учета;
РСНУ – российские стандарты налогового учета;
СВК – система внутреннего контроля;
ТЭО – технико-экономическое обоснование;
US GAAP – общепринятые принципы бухгалтерского учета в США.
1. Аудиторы – сотрудники ОВА, иных подразделений Компании, привлеченные специалисты, уполномоченные участвовать в аудиторской проверке.
2. Внутренний аудит – деятельность по представлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование хозяйственной деятельности Компании. Внутренний аудит призван содействовать достижению поставленных целей организации, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления.
3. Система внутреннего контроля Компании - это система, установленная и поддерживаемая Советом директоров Компании, ее руководством и другими сотрудниками, призванная обеспечить разумные гарантии того, что:
- цели Компании (цели бизнес-процессов) будут достигнуты;
- компания функционирует эффективно, и процессы построены экономично;
- обеспечена сохранность активов Компании;
- учетные записи об операциях Компании и её отчетность являются достоверными;
- требования внешнего законодательства и внутренние нормативы соблюдаются.
4. Риск - это угроза наступления события, способного (в случае его реализации)
оказать влияние на ход бизнес-процесса и его результат. Риск оценивается в
количественных и качественных характеристиках по двум факторам: вероятность
реализации и тяжесть возможных последствий.
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел внутреннего аудита создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура отдела внутреннего аудита согласовывается Начальником Управления внутреннего контроля, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Отдела внутреннего аудита, НУВК. Штатное расписание Отдела внутреннего аудита согласовывается с НУВК, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ".
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела внутреннего аудита построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Отдела внутреннего аудита приведена в Приложении А.
3.3 Руководит Отделом внутреннего аудита Начальник Отдела внутреннего аудита, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела внутреннего аудита».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела внутреннего аудита находятся:
старший аудитор, аудиторы.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри отдела внутреннего аудита определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4 Цели
4.1 Главная цель Отдела внутреннего аудита - представление руководителям фирмы и акционерам независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование хозяйственной деятельности Компании.
4.2 Подцелями Отдела внутреннего аудита являются:
4.2.1 Обеспечение постоянного независимого контроля эффективности управления наиболее рискованными и существенными аспектами ключевых функций и бизнес-процессов компаний сегмента «Дистрибуция».
4.2.2 Оценка эффективности системы управления рисками сегмента дистрибуции и выработка рекомендаций по ее совершенствованию.
4.2.3 Содействие в обеспечении соблюдения сотрудниками требований и правил, установленных законодательством РФ и ВНД.
4.2.5 Содействие в обеспечении сохранности активов ООО "ХХХ".
4.2.6 Содействие в выполнении планов и достижении поставленных целей, как ООО "ХХХ" в целом, так и отдельных подразделений, путем анализа эффективности бизнес-процессов Компании и выработки рекомендаций.
4.2.7 Содействие в обеспечении эффективного и экономичного использования ресурсов ООО "ХХХ".
4.2.8 Оценка существующей системы внутреннего контроля ООО "ХХХ", выработка рекомендаций по ее совершенствованию.
5 Функции
Функции, выполняемые Отделом внутреннего аудита приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела внутреннего аудита».
6 Взаимодействия
6.1. Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 В ходе осуществления деятельности ОВА взаимодействует с другими подразделениями ООО "ХХХ".
6.1.2 Обмен информацией осуществляется по мере необходимости в устной форме, в виде электронных сообщений, в виде служебных записок, запросов, совещаний, а также в любой другой эффективной форме в соответствии с требованиями и условиями внутренних нормативных документов.
6.2. Взаимодействие с внешними Компаниями
6.1.1 Взаимодействие отдела внутреннего аудита с внешними Компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.2.1.1 Положение ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг»
6.2.2 При выполнении задач и функций, указанных в разделе 5 (Приложение А) настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы.
2. Вопросы методологического характера.
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных Компаний группы).
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.).
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании.
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые.
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены отделом внутреннего аудита, Начальник Отдела внутреннего аудита имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Отдела внутреннего аудита входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела внутреннего аудита осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела внутреннего аудита на год согласовываются Начальником Управления внутреннего контроля, Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела внутреннего аудита ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Отдел внутреннего аудита представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела внутреннего аудита и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела внутреннего аудита Начальник Отдела внутреннего аудита предоставляет отчет Начальнику Управления внутреннего контроля ООО "ХХХ".
8.4 ОВА подготавливает ежеквартальные отчеты перед Советом директоров ООО "ХХХ" о состоянии системы внутреннего контроля Компании.
8.5 Отчетные и аналитические материалы Отдела внутреннего аудита могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Управления внутреннего контроля ООО "ХХХ" или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела внутреннего аудита, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Продуктивность (количество завершенных контрольных мероприятий по сравнению с утвержденным планом).
9.1.2 Процент выполненных рекомендаций подразделениями Компании (выполненные рекомендации плюс невыполненные рекомендации, о которых проинформировано вышестоящее руководство).
9.1.3 Количество повторно выявленных нарушений (количество повторяющихся недостатков, без учета фактов, по которым ранее представленные рекомендации не выполнены).
9.1.4 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела внутреннего аудита в рамках стратегического планирования на год и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
10.1 Отдел внутреннего аудита наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела внутреннего аудита осуществляет Начальник Отдела внутреннего аудита.
10.2 Функции, права и полномочия Начальника Отдела внутреннего аудита приведены в Положении о Начальнике Отдела внутреннего аудита.
11 Ответственность
11.1 Отдел внутреннего аудита в лице Начальника Отдела внутреннего аудита несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части внутреннего аудита в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.