Положение об отделе товарного обеспечения
1. Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела товарного обеспечения ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ".
1.1.2 Отдел товарного обеспечения является структурным подразделением в составе Департамента коммерческих продаж ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по управлению товарообеспечением, оборачиваемостью и структурой товарного запаса ХХХ, СП и реализации коммерческой стратегии ХХХ в области товарного обеспечения на бюджетном сегменте.
1.1.3 В своей деятельности Отдел товарного обеспечения руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект);
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (П. DS – 517.07 от 10.01.2007г).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВНД – внутренний нормативный документ;
ВРГ – временная рабочая группа;
ГП – головное предприятие;
ДБП – Департамент бюджетных продаж;
ДКП – Департамент коммерческих продаж;
МОСГ – малый остаточный срок годности;
НТД – Нормативно-техническая документация;
ОЗ – Отдел закупок;
ОНЛС – обеспечение необходимыми лекарственными средствами;
ОТО – Отдел товарного обеспечения;
ПО – программное обеспечение;
СЗ – служебная записка;
СУС – система управления сбытом;
СП – сбытовое подразделение;
ТЗ – товарный запас;
ТТЗ – тендерный товарный запас.
2. Создание и ликвидация
2.1 Отдел товарного обеспечения создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Отдела товарного обеспечения согласовывается с 1-ым Заместителем генерального директора, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником ОТО или Начальником ДКП.
2.3 Штатное расписание Отдела товарного обеспечения согласовывается с 1-ым Заместителем генерального директора, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником ОТО или Начальником ДКП.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела товарного обеспечения, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела товарного обеспечения согласовывается с 1-ым Заместителем генерального директора, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОТО или Начальником ДКП.
3. Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела товарного обеспечения построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 В Организационно-функциональная структура Отдела товарного обеспечения приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела товарного обеспечения».
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Отдела товарного обеспечения регламентируется Положением «Об Отделе товарного обеспечения ООО "ХХХ".
3.4 Руководит Отделом товарного обеспечения Начальник Отдела товарного обеспечения, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела товарного обеспечения».
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника ОТО:
- Руководитель технолого-аналитической группы;
- Руководитель группы управления товарным обеспечением госпитальных и тендерных продаж;
- Начальник службы управления товарным обеспечением;
- Начальник службы управления товарным обеспечением по регионам.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела товарного обеспечения определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4. Цели
4.1 Главная цель Отдела товарного обеспечения - обеспечение выполнения планов по оборачиваемости, отгрузке и дефектуре ТЗ.
4.2 Подцелями Отдела товарного обеспечения являются:
4.2.1 Управление товарообеспечением ХХХ с целью оптимизации оборачиваемости и структуры товарного запаса;
4.2.2 Реализация коммерческой стратегии ХХХ в области товарного обеспечения на бюджетном сегменте.
5. Функции
Функции, выполняемые Отделом товарного обеспечения приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела товарного обеспечения».
6.Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
Положение «О системе внутреннего нормативного регулирования» (П-435 от 14.04.2004 г.).
6.1.Взаимодействие с соответствующими подразделениями ООО "ХХХ" по вопросам получения следующей информации:
6.1.1.Технолого-аналитическая группа получает:
Информацию об изменениях в типах и схемах движения документов WABC, отображающих стадии бизнес-процессов ХХХ;
Информацию об изменениях в схемах и структурах таблиц ПО "Логистика", ПО "Маркетинг. Товары", ПО " Маркетинг. Новый Ассортимент";
Цены финансовой и маркетинговой себестоимости по текущей номенклатуре;
Отчёт о валовом доходе по каждому СП и по ХХХ;
Отчёт о попозиционной тендерной дефектуре;
Плановые и фактические показатели по отгрузкам по ДБП;
Фактическая величина товарного запаса (ДФЭП-6);
Плановые показатели по товарному запасу и отгрузкам (БД-13);
Данные по заведению новых позиций (описание, условия хранения, информацию о государственной регистрации и т. д.);
Данные по включению поставщиков в соответствующие концерны;
Данные о попозиционной и стоимостной дефектуре СП и системы.
6.1.2.Группа Управления товарным обеспечением госпитальных и тендерных продаж Получает:
Список на ассортиментную проработку предстоящих тендеров на возможность включения препаратов в заявку;
Список тендеров ОНЛС;
Заявки по форме ИТ-3 с перечнем выигранных тендерных позиций по товарообеспечению;
Заявки по форме ИТ-3 с отказом от поставки тендерных позиций или замены по синонимам;
Информацию о проблемных позициях от поставщиков и закупе их на вторичном рынке;
Отчет по отказам ОЗ;
Информацию о сроках годности препаратов;
СЗ о поставке препаратов с МОСГ;
Информацию о корректировке тендерных позиций при сборке заказа;
Информацию об актуальности дефектурных позиций;
Отчет о тендерном товарном запасе, оборачиваемости;
Отчет о тендерной дефектуре;
Нормативы недопустимого ТТЗ;
Плановые и фактические показатели по отгрузкам регионов бюджетного сегмента;
Информация о возвратах сверхзапаса тендерного товара из филиалов в ГП;
График поставок по филиалам.
6.1.3.Служба управления товарным обеспечением Получает:
Предложения по установлению цен в рамках соглашения с производителем (на период акции, конкурса и т. п.);
Информацию о проведении промоционных акций с производителями;
Предложения на изменение параметров действующих прайс-листов;
Информацию о ценах поставки, кредит-нотах и скидках поставшиков;
Информацию о ценах конкурентов;
Информацию о проблемах с поставками препаратов;
Информацию о занимаемой доле рынка и ее динамике;
Данные управленческой оперативной отчетности по выполнению планов по отгрузке, реализации и относительной наценке;
Информацию о доле затрат в реализации;
Информацию о сверхнормативных товарных запасах;
Информацию о препаратах с истекающими сроками годности;
СЗ на изменение базовых условий (формы ИБУ-2 и ИБУ-3);
СЗ на завоз товара с нарушением минимального допустимого остаточного срока годности;
Информацию о конкурентах;
Информацию о занимаемой доле рынка и ее динамике;
Информацию о конкурентоспособности Продукта Компании;
Проекты сбытовых акций/ дополнений, изменений на согласование;
Отчеты о работе СП и филиалов по прайс-листам;
Запланированные финансово-экономические показатели сбытовых подразделений;
Информацию о сбытовых акциях, проводимых конкурентами;
Информацию о способах и результатах дифференциации продукта ООО "ХХХ" на региональных рынках на основании принципов категорирования клиентской базы, учета ведущей мотивации клиентов и конкурентного окружения;
Отчет о реализации гарантии сбыта товара, завезенного с нарушением минимального допустимого остаточного срока годности.
6.1.4.Служба Управления товарным обеспечением по регионам получает:
Прогнозы продаж СП ГП и филиалов;
Корректировки прогнозов продаж и филиалов;
Заявки на поставку в филиалы;
СЗ на целевые поставки в филиалы под клиентов;
СЗ на целевые рассылки препаратов по филиалам;
Распоряжения о проведении маркетинговых акциях в филиалах;
График поставок по филиалам;
Нормативы времени исполнения филиальских заказов (обработка в ГП, доставка, обработка в филиалах);
Нормативы недоступного ТЗ в филиалах;
Нормативы дефектуры для СП ГП и филиалов;
СЗ с изменением нормативов T (заказ-заказ), LT (заказ-поставка) по позиции/ поставщику;
Потребность Риглы (Москва, Московская область, Тула, Рязань);
Отчеты по товародвижению филиалов (дефектура, товарный запас и т. д.);
Отчет по точности прогнозирования СП ГП и филиалов;
Форму ВФ-2 на возврат сверхзапаса из филиалов в ГП;
СЗ с запросами филиалов;
Потребность в перераспределении товара по ресурсам СП в ГП.
6.2.Взаимодействие с соответствующими подразделениями ООО "ХХХ" по вопросам предоставления следующей информации:
6.2.1.Технолого-аналитическая группа Предоставляет:
Реестр отчетности отдела товарного обеспечения;
Отчёт "Файл-I" (информация по препаратам);
Отчет о ТЗ и дефектуре по филиалам;
Отчёт "ГЛ10" (отгрузки и рейтинг по поставщикам);
Отчёт "OLD82" (ТЗ, дефектура, выполнение планов системы);
Отчёт "ТЗ по концернам";
Отчёт "Риск дефектуры";
Отчет о мониторинге маркетинговой стратегии;
Отчет о некорректных ожиданиях;
Отчёт "ТЗ по стратегическим поставщикам";
Отчёт "Дефектура АО по аналитикам";
Мониторинг по филиалам (ТЗ, дефектура, выполнение планов, отгрузка);
Отчет «План поставок» (объёмы поставок на предстоящий период);
Мониторинг отказов по тендерам;
Отчёт по размещённым заказам;
Отчёт отказов по поставщикам;
Отчет по рынкам;
Отчет по продажам;
Отчет по товарным группам;
Отчёты по рынкам различного формата;
Отчёт о результатах категорирования;
Презентация по доходности попрепаратно и по поставщикам;
Разработанный интерфейс ПО;
Разработанный механизм автоматизации отчётности.
6.2.2.Группа Управления товарным обеспечением госпитальных и тендерных продаж предоставляет:
Заказ ОЗ на поставку товара;
Уточненную потребность ДБП;
Отчет о проблемных/отказных препаратах;
Отчет по тендерам ОНЛС;
Потребность для ОРД по утвержденному шаблону;
Техническое задание на создание ИАС "Бюджетные продажи" СУС.
6.2.3.Служба Управления товарным обеспечением Предоставляет:
Попрепаратные планы продаж;
Заведенные в прайс-лист новые позиции;
СЗ о выводе товара в остатки;
Распоряжения об изменение и уменьшение нормативов для объемных позиций;
Корректный график заказов, обеспечивающий оптимальную нагрузку для складского хозяйства;
Попрепаратные планы продаж по стратегическим поставщикам (на интервал до года);
Предложения по изменению наценки;
Корректную привязку новых позиций по производителям и по кодам;
СЗ на первую поставку товара в ГП;
Мониторинг соблюдения в заказах имеющихся ограничений по поставке товара.
6.2.4.Служба Управления товарным обеспечением по регионам предоставляет:
Информацию о товародвижении в формате файла excel;
Мониторинг исполнения бюджета по товарному запасу и поставкам в ХХХ (ПИБ);
Попрепаратные прогнозы СП;
Утвержденные нормативы ТЗ филиалов;
Утвержденные нормативы "заказ-заказ", "заказ-поставка";
Разработанную систему администрирования прогнозов СП;
Решение и отчет по корректировке распределения товара между СП;
Разработанный план мероприятий по улучшению качества прогноза продаж;
Разработанный план мероприятий по улучшению качества товарообеспечения;
Разработанный план мероприятий по улучшению качества распределения товара по ресурсам в ГП;
Разработанную ВНД по прогнозированию продаж;
РПО на разработку/доработку системы формирования филиальских заявок;
Разработанный отчет по точности прогнозирования продаж;
Рассчитанную заявку поставщику на поставку товара по кросс-докингу;
Рассчитанную заявку на поставку товара в филиал по целевым рассылкам;
Сформированные заявки на поставку в филиалы в WABC;
Распределенный вручную товар по ресурсам ГП;
Скорректированные предложения к возврату с филиала в ГП товара по причине "сверхзапас".
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Взаимодействие Отдела товарного обеспечения с внешними компаниями осуществляется в соответствии с п.6.2.1.1
6.2.1.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4 и 5 настоящего положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Отделом товарного обеспечения, начальник Отдела товарного обеспечения имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию начальника Отдела товарного обеспечения входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7. Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела товарного обеспечения осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела товарного обеспечения на год устанавливаются Начальником ОТО, согласовываются Начальником Департамента коммерческих продаж и 1-ым Заместителем генерального директора, и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8. Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ОТО ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Отдела товарного обеспечения представляет Начальнику Департамента коммерческих продаж, 1-му Заместителю генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела товарного обеспечения и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОТО Начальник Отдела товарного обеспечения предоставляет отчет Начальнику ДКП.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела товарного обеспечения могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Отдела товарного обеспечения, Начальником ДКП, с 1-ым Заместителем генерального директора или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9. Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела товарного обеспечения, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Отдела товарного обеспечения»
9.1.1 Выполнение плана по оборачиваемости ТЗ;
9.1.2 Выполнение плана по отгрузке;
9.1.2. Выполнение норматива по дефектуре.
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела товарного обеспечения в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10. Права и полномочия
Отдел товарного обеспечения наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ОТО осуществляет Начальник Отдела товарного обеспечения:
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений;
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета;
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Отдела товарного обеспечения, а также оценкой эффективности работы ОТО;
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся Отдела товарного обеспечения, о деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы ОТО.
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров;
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела товарного обеспечения;
10.7 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование;
10.8 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки нормативные, информационные и распорядительные документы, подготовленные с нарушением существующих требований;
10.9 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела товарного обеспечения;
10.10 Контролирует актуальность действующих ВНД, относящихся к сфере компетенции Отдела товарного обеспечения в подразделениях Компании;
10.11 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании;
10.12 Визирует документы, связанные с деятельностью Компании в рамках сферы компетенции Отдела товарного обеспечения;
10.13 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11. Ответственность
11.1 Начальник Отдела товарного обеспечения несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сферы компетенции Отдела товарного обеспечения в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством Российской Федерации.
11.2 Начальник ОТО несет ответственность за риски товарного обеспечения, возникающие в сфере компетенции Отдела товарного обеспечения.
Поделиться
