Положение об отделе финансового учета и отчетности
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящее Положение является основным нормативным документом, устанавливающим цель, задачи, функции, отчетность, права и ответственность Отдела Финансового учета и отчетности ООО "ХХХ", регламентирующим организацию и планирование его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел Финансового учета и отчетности является структурным подразделением в составе Управления учета и отчетности Финансового департамента ООО "ХХХ".
1.1.3 В своей деятельности Отдел учета руководствуется:
- Действующим законодательством РФ;
- Уставом ООО "ХХХ";
- «Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.04 г.)»;
- «Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03 г.)»;
- Настоящим Положением;
- Учетной политикой подготовки финансовой отчетности «ООО "ХХХ"»;
- Прочими внутренними нормативными документами ООО "ХХХ", регламентирующими функциональные области и процессы с участием сотрудников Отдела финансового учета и отчетности.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.2 Нормативные ссылки
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00)
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Учетная политика «ООО "ХХХ"».
5. «Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03 г.)».
6. "Доведение утвержденной финансовой и управленческой отчетности до руководства Компании и уполномоченных лиц", Рег. N: ПР. FM-845.06, от - 16.10.06
1.3 СокращениЯ
ННН – Дополнительное Лекарственное Обеспечение (Федеральная программа);
ОФУО – Отдел финансового учета и отчетности;
УУО – Управление учета и отчетности;
КПД ССП – Ключевые показатели деятельности Системы сбалансированных показателей;
ФД – Финансовый департамент.
2.1 ОФУО создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Начальником Департамента персонала.
2.2 Организационная структура ОФУО согласовывается Начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОФУО.
2.3 Штатное расписание ОФУО согласовывается Начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОФУО.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав ОФУО, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности, наличия требующих решения задач. Изменения структуры и штатной численности ОФУО согласовываются с начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОФУО.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура ОФУО построена по линейному принципу.
3.2 Организационная структура ОФУО должна обеспечивать эффективное выполнение вмененных функций (п. 5), для этого в Отделе учета выделены следующие подразделения:
- Группа подготовки финансовой отчетности и учета товарных операций;
- Группа финансового учета нетоварных операций.
3.3 Начальник ОФУО подчиняется:
- Финансовому директору в вопросах: методологии подготовки отчетных данных, изменений учетной политики, формата отчетных форм, в вопросах объема и формата предоставления данных в управляющую компанию, аудиторам и др.;
- Начальнику УУО в вопросах: текущей работы отдела, выполнения работ по ежемесячному регламенту закрытия периода, автоматизации и оптимизации учетных процессов, повышения качества финансовой отчетности и др.
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела учета находятся:
- Руководитель Группы подготовки финансовой отчетности и учета товарных операций;
- Р уководитель Группы финансового учета нетоварных операций.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ОФУО определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4.1 Основной целью ОФУО является своевременное обеспечение внутренних и внешних пользователей полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении - финансовой отчетностью, в соответствии с принятыми в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" стандартами.
4.2 Основная цель ОФУО достигается выполнением следующих задач:
- формирование и развитие методологических основ финансового учета;
- своевременная подготовка финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей;
- поддержание высокого качества отчетных данных;
- выполнение контрольных процедур направленных на повышение качества отчетных данных;
- автоматизация и модернизация учетных систем для повышения оперативности и достоверности представляемой пользователям информации;
- разработка и поддержка учетной системы и отчетности ХХХ в соответствии с требованиями, обеспечивающими планирование и расчет КПД ССП верхнего уровня (Сегмента «Дистрибуция»);
- получение положительного аудиторского заключения от внешних аудиторов;
- получение положительного аудиторского заключения внутренних аудиторов по ежемесячной финансовой отчетности;
- устранение замечаний, полученных от внешних и внутренних аудиторов;
- выполнение работ по синхронизации учета фактических данных с плановыми для формирования корректного план – факта анализа.
4.3 Все прочие цели, которые ставятся перед ОФУО, являются вспомогательными, выполняются по согласованию с Финансовым директором и должны обеспечивать выполнение основной цели.
В рамках достижения основной цели, приведенной в разделе 4, ОФУО выполняет следующие функции:
5.1 Учетные функции:
- анализ и классификация данных, содержащихся в учетных системах, для корректного отображения в финансовой отчетности;
- обработка для целей финансовой отчетности и учет результатов инвентаризации активов и обязательств;
- учет операций, отличных от стандартов Российского бухгалтерского учета;
- подготовка аналитических ведомостей по статьям финансовой отчетности;
- подготовка расчетных данных для отражения в финансовой отчетности (резервы, начисления условных обязательств);
- введение новых счетов для выполнения требований по раскрытию отдельных операций в отчетности.
5.2 Аналитические функции:
- анализ отклонений фактических значений от плановых;
- анализ изменений данных отчетности между учетными периодами;
- подготовка аналитических отчетов;
- выявление тенденций развития финансово-хозяйственной деятельности организации;
- анализ отражения нестандартных операций в учете и их влияния на данные финансовой отчетности.
5.3 Подготовка отчетности и предоставление отчетных данных пользователям
- подготовка пакета ежемесячной финансовой отчетности по стандартам финансовой отчетности принятым в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" по компании в формате утвержденных форм ежемесячной финансовой отчетности;
- подготовка квартальных отчетов для предоставления в Управляющую компанию – «ООО "ХХХ"» в формате Комплекта А;
- подготовка и предоставление финансовой отчетности внешним аудиторам;
Внутренним пользователям отчетность предоставляется в соответствии с Порядком "Доведение утвержденной финансовой и управленческой отчетности до руководства Компании и уполномоченных лиц", ПР. FM-845.06, от 16.10.06.
5.4 Контрольные функции:
- контроль за полным отражением активов и обязательств в финансовой отчетности;
- контроль соблюдения принятых стандартов финансовой отчетности, Учетной политики и других методологических документов по ведению финансового учета;
- контроль правильности отражения операций на выделенных счетах и аналитиках;
- ведение плана счетов финансового учета, синхронизация с планом счетов бухгалтерского учета;
- подготовка внутренних методологических документов по учету отдельных операций.
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
1. Взаимодействие с Управлением экономики и планирования – по вопросам методологии бюджетирования, синхронизации учета фактических и плановых данных;
2. Взаимодействие со Службой внутреннего аудита – по вопросам контроля финансовой отчетности;
3. Взаимодействие с Налоговой службой – по вопросам налогового учета;
4. Взаимодействие с Отделом обработки учетной информации по вопросам отражения хозяйственных операций в учетных системах;
5. Взаимодействие с Отделом бухгалтерского учета по выработке единого мнения на вопросы учета отдельных видов операций;
6. Взаимодействие с финансовыми службами и Главными бухгалтерами компаний, входящих в группу компаний «ООО "ХХХ"» по вопросам подготовки финансовой отчетности (методология и сроки);
7. Взаимодействие с Главными бухгалтерами по вопросам учета операций для целей финансового учета, по вопросам сверки с внешними контрагентами, др.;
8. Взаимодействие со Службой финансов по ННН по вопросам отражения хозяйственных операций по программе ННН;
9. Взаимодействие с иными структурными подразделениями Финансового департамента осуществляется непосредственно в рамках согласованных процедур и закрепленных за подразделениями функций.
6.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
1. Взаимодействие с Управлением корпоративной отчетности «ООО "ХХХ"» - в рамках формирования единообразной учетной политики в соответствии принятыми в группе ООО "ХХХ" стандартами финансовой отчетности, формата и регламентации предоставления финансовой отчетности;
2. Взаимодействие с Управлением аудита – в части методологии учета, планирования и проведения внутреннего и внешнего аудита.
6.3 Взаимодействие с внешними компаниями
1. Взаимодействие с представителями и сотрудниками аудиторских фирм – при проведении аудита, получении финансовых, налоговых и бухгалтерских консультаций;
2. Взаимодействие с консалтинговыми организациями – при получении консультационных услуг;
3. Взаимодействие с внешними организациями по прочим вопросам осуществляется по прямому указанию Финансового директора.
7 Планирование деятельности Подразделения
Планирование деятельности ОФУО осуществляется в рамках общего плана по Финансовому департаменту на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
Отчетность ОФУО ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОФУО предоставляет Финансовому директору и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности ОФУО и достижении стратегических целей.
По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОФУО Начальник ОФУО предоставляет отчет Финансовому директору.
Отчетные и аналитические материалы ОФУО могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Финансовым директором или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
Показателями деятельности ОФУО, на основе которых оцениваются результаты её деятельности, принимаются:
1. Своевременность подготовки и предоставления ежемесячной финансовой отчетности;
2. Своевременность предоставления квартальной и годовой финансовой отчетности;
3. Достоверность и объективность финансовой отчетности в пределах установленных допусков;
4. Полнота и своевременность формирования актуальной методологической базы финансовой отчетности;
5. Повышение качества учета и отчетных данных на отдельных участках;
6. Прохождение внутреннего аудита финансовой отчетности без получения существенных замечаний По недостоверности отчетных данных и несоответствия учета принятой учетной политике;
7. Прохождение внешнего аудита финансовой отчетности без получения существенных замечаний по недостоверности отчетных данных и несоответствия учета принятой учетной политике.
10 Права
ОФУО наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ОФУО осуществляет Начальник отдела финансового учета отчетности:
- вносит на рассмотрение Начальник УУО и Финансового директора предложения по совершенствованию деятельности Отдела;
- участвует в подготовке перспективных планов развития Отдела;
- знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности ОФУО, а также с оценкой эффективности работы отдела;
- получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся показателей деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для подготовки финансовой отчетности и полноценной работы отдела;
- инициирует заключение договоров с консультационными компаниями по вопросам консультаций в выборе методик учета, выбора и покупки программного обеспечения для целей учета;
- направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции ОФУО;
- инициирует разработку или изменение методик учета в случае их отсутствия или неактуальности;
- дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование;
- запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для подготовки финансовой отчетности и решения задач ОФУО;
- вносит на рассмотрение Финансового директора предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, недобросовестно выполняющим свои функциональные обязанности, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании;
- визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам, относящимся к сфере компетенции ОФУО;
- запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11.1 Начальник ОФУО несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за выполнение поставленных задач, Оперативного плана и Плана стратегического развития в части, касающейся сферы компетенции ОФУО, в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ОФУО несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ОФУО.
Поделиться
