Положение об отделе безопасности
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела Безопасности ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел безопасности является самостоятельным структурным подразделением ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по предупреждению, выявлению и пресечению посягательств на безопасность бизнеса Компании.
1.1.3 В своей деятельности отдел безопасности руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.)
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
Фирма/Компания - ООО "ХХХ".
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел безопасности создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"» и Советом Директоров «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура отдела безопасности согласовывается Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела безопасности.
2.3 Штатное расписание отдела безопасности согласовывается с Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела безопасности.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав отдела безопасности, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности отдела безопасности согласовываются с Заместителем Генерального директора по персоналу/ Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся начальником отдела безопасности.
3 Организационная структура
3.1 В состав отдела безопасности входят следующие подразделения (Приложение Б):
- Администрация;
- Группа по режиму;
- Группа экономической безопасности;
- Группа специальной техники;
- Группа специального технологического контроля;
- Группа информационной безопасности;
- Группа по обеспечению безопасности филиалов.
3.2 Руководит отделом безопасности Начальник Отдела безопасности, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела безопасности».
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела безопасности находится Заместитель начальника отдела по административной работе.
3.4 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела безопасности определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель Отдела безопасности – обеспечение устойчивой деятельности Фирмы в условиях существования внешних и внутренних угроз бизнесу ООО "ХХХ" посредством выявления, предупреждения и пресечения возникающих угроз в кратчайшие сроки с наименьшими потерями для Компании.
4.2 Основными задачами Отдела безопасности являются:
4.2.1 Защита Фирмы и ее руководителей от посягательств коррумпированных чиновников, конкурентов и криминальных структур.
4.2.2 Защита прав Фирмы во взаимоотношениях с административными, налоговыми и правоохранительными органами, партнерами и клиентами.
4.2.3 Обеспечение физической охраны Фирмы.
4.2.4 Обеспечение личной безопасности руководителей Фирмы.
4.2.5 Выявление факторов подрывной деятельности со стороны отдельных сотрудников Фирмы.
4.2.6 Предупреждение агентурного и технического проникновения на Фирму со стороны недружелюбного внешнего окружения.
4.2.7 Изучение форм и методов подрывной деятельности недобросовестных конкурентов.
5 Функции
Отдел безопасности имеет следующую структуру функций:
5.1 Обеспечение защиты информации и сведений, составляющих коммерческую тайну Фирмы;
5.2 Сбор, обработка и доведение информации руководству о внешнем окружении (информационно-аналитическая деятельность, маркетинговая разведка);
5.3 Обнаружение имущества должников и скрывшихся дебиторов;
5.4 Возврат долгов методами, не противоречащими законодательству;
5.5 Обеспечение инженерно-технической защиты Фирмы (в т. ч. и противопожарной).
6 Взаимодействие
Отдел безопасности осуществляет информационное взаимодействие со всеми подразделениями и должностными лицами Компании. Обмен информацией осуществляется по мере необходимости в устной форме, в виде электронных сообщений, в виде служебных записок, запросов, периодических совещаний, а также в любой другой эффективной форме.
7 Планирование деятельности
7.1 Планирование деятельности отдела безопасности осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели отдела безопасности на год устанавливаются Начальником Отдела безопасности, согласовываются с 1-ым Заместителем Генерального директора и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе
8.1 Отчетность Отдела безопасности ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Отдела безопасности представляет 1-ому Заместителю Генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела безопасности и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела безопасности Начальник Отдела предоставляет отчет Генеральному директору ООО "ХХХ".
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела безопасности могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела безопасности, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Количество и качество проведенных служебных расследований по фактам нанесения ущерба Фирме;
9.1.2 Количество возвращенной безнадежной дебиторской задолженности;
9.1.3 Количество выявленных случаев несанкционированной передачи информации;
9.1.4 Сумма ущерба от хищений.
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела безопасности в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права
Отдел безопасности наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела безопасности осуществляет Начальник Отдела безопасности:
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений;
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета;
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Отдела безопасности, а также оценкой эффективности работы отдела безопасности;
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся Отдела безопасности деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела безопасности;
10.5 Осуществляет расходование денежных средств Компании в рамках бюджета Отдела безопасности ООО "ХХХ" по закрепленным статьям;
10.6 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров;
10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела безопасности;
10.8 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование;
10.9 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела безопасности;
10.10 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании;
10.11 Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам безопасного бизнеса;
10.12 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
Начальник Отдела безопасности несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за не достижение поставленных целей и не выполнение Плана стратегического развития в части безопасности бизнеса Компании в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.