Положение о заместителе генерального директора по корпоративному управлению

Положение о заместителе генерального директора по корпоративному управлению

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Заместителя генерального директора по корпоративному управлению/Директора по корпоративному управлению ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и Компаний сегмента «Дистрибуция».

1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Устав ООО "ХХХ".

2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.2004.

3. Положение о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (ПР. НR-445.04 от 22.06.04).

4. Положение об «ООО "ХХХ"» и дочерних (зависимых) обществах (П-37 «ООО "ХХХ"» от 09.04.04.).

1.3 Сокращения

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

ВНД - внутренний нормативный документ;

ВРГ - временная рабочая группа;

ГП - головное предприятие;

ГК – группа компаний «ООО "ХХХ"»;

ДЗ - дебиторская задолженность;

ДЗО - дочерние и зависимые общества «ООО "ХХХ"»;

ДФЭП - дополнительные финансово-экономические показатели;

ЕКХД – единое корпоративное хранилище данных;

Компания – головная компания сегмента «Дистрибуция»;

ОФЭП - основные финансово-экономические показатели;

ПГ - проектная группа;

СЗ - служебная записка;

ТДП - таблица делегирования полномочий

ХХХ – ООО "ХХХ";

ЦФО – центр финансовой ответственности.

EBITDA - Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization (прибыль до налогообложения, процентов и амортизации);

EVA - Economic Value Added - экономическая добавленная стоимость;

IT – составляющая – информационная составляющая;

KPI – Key Performance Indicators (ключевые показатели деятельности).

2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1 Должность Директора по корпоративному управлению создается и ликвидируется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2 Директор по корпоративному управлению назначается на должность и освобождается от должности решением Генерального директора ООО "ХХХ" и согласовывается с Советом Директоров «ООО "ХХХ"». Представление на должность готовится Директором по персоналу ООО "ХХХ".

3 Место должности в организационной структуре

3.1 Директор по корпоративному управлению подчиняется непосредственно Генеральному директору ООО "ХХХ".

3.2 На время своего отсутствия Директор по корпоративному управлению замещается Генеральным директором ООО "ХХХ".

3.3 В непосредственном подчинении у Директора по корпоративному управлению находятся:

- Административный отдел;

- Проектный офис;

- Служба тендерных закупок;

- Служба управленческого аудита;

- Служба корпоративной отчетности;

- Помощник Директора по корпоративному управлению.

4 Задачи

Основными задачами Директора по корпоративному управлению являются:

4.1 Повышение эффективности системы управления ХХХ путем:

4.1.1 Повышение прозрачности Информационного обмена (ХХХ - филиалы, ХХХ – внешнее окружение), поддержание и совершенствование информационной безопасности электронных коммуникаций;

4.1.2Поддержание и совершенствование Системы документооборота, делопроизводства и делегирования полномочий;

4.1.3 Реинжениринг Проектного управления ХХХ путем единого управления обеспечивающими и коммерческими проектами, рабочими группами;

4.1.4 Нормирование стандартов деятельности по Нетоварным (тендерным)

Закупкам. Организация системы подготовки и проведения тендеров по нетоварным закупкам;

4.1.5 Построение Системы управленческого аудита:

ü  мониторинг результатов (продуктов) структурных подразделений;

ü  анализ востребованности результатов деятельности подразделений со стороны заказчика;

ü  анализ удовлетворенности заказчика;

ü  построение системы взаимодействия с ДЗО ГК «ООО "ХХХ"» (ЗАО «ZZZ технологии», ЗАО «Кэнси» и т. д.).

4.1.6 Информационное обеспечение (IT-составляющая в проекте ЕКХД) корпоративной отчетности, Развитие корпоративной отчетности, ее администрирование и т. д. Обеспечение актуальности отчетности и KPI важных для Компании в данный момент. Выполнение функции подготовки, консолидации и передачи управленческой отчетности;

4.1.7 Построение и поддержание системы Коллегиальных органов управления (Комитеты);

4.1.8 Руководство Комитетом по связям с общественностью и юридическим рискам.

4.2 Бюджетное управление центром финансовой ответственности «Управление» (отделы ХХХ: Отдел безопасности, Юридический отдел, Административный отдел, Отдел стратегического планирования, Администрация). Управление представительскими расходами, расходами на благотворительность и внешнее окружение, консалтинговыми услугами, штрафами.

4.3 Управление Кадровыми и юридическими рисками сегмента «Дистрибуция»;

4.4 Поддержание Выделенных контактов с внешним окружением.

5 Функции

Директор по корпоративному управлению выполняет следующие функции:

5.1 Управление Системой рабочих коммуникаций (СРК) между структурными подразделениями компании, в том числе между компаниями (и их подразделениями), находящимися в Сегменте «Дистрибуция», а также между подразделениями (компаниями) и внешним окружением.

В СРК входят:

ü  Внутренний информационной обмен (передача блоков рабочей информации в форме отчетов, файлов с данными, запросы/ответы, служебные записки, документы, требующие согласования и/или утверждения, и др. полезная информация, использующаяся при подготовке управленческих решений и их принятии (в т. ч. распорядительные документы и нормативная документация));

ü  Рабочие совещания (планирование времени, места) корпоративного уровня, в т. ч. контроль их эффективности через контроль исполнения пунктов протоколов;

ü  Архив (библиотека знаний компании) (исключительно в электронной форме) ценной информации, вырабатываемой в процессе деятельности привлекаемой из внешней среды с целью улучшения ключевых показателей и эффективности работы сегмента «Дистрибуция». В библиотеке знаний должна быть информация, привлекаемая из внешних и внутренних источников (в т. ч. материала семинаров, тренингов). Презентации и доклады ответственных сотрудников фирмы и приглашенных лиц.

ü  Внешний информационный обмен (входящая и исходящая официальная документальная информация), в т. ч. подписка на внешние издания, Интернет, электронная почта, телефонные звонки (в т. ч. мобильная связь).

5.2 Управление (через Административный отдел) Библиотекой нормативных документов (БНД) (как целостностью) с целью обеспечения ее актуальности и достаточности на любой момент времени:

ü  определение требований к БНД;

ü  анализ удовлетворенности потребителей;

ü  контроль дееспособности ВНД по срокам, объектам и функциям;

ü  организация мероприятий по обновлению БНД.

5.3 Управление (через Административный отдел) Системой делегирования полномочий (СДП):

ü  текущий мониторинг СДП на предмет актуальности рисков, удовлетворенности потребителей и эффективности управления;

ü  определение параметров изменения СДП и проведение изменений.

5.4 Управление (через Службу корпоративной отчетности) Системой корпоративной отчетности, т. е. системой обеспечения менеджмента управленческими данными:

ü  мониторинг актуальности системы корпоративной отчетности, соответствие отчетности существующим показателям деятельности;

ü  планирование и проведение изменений системы корпоративной отчетности.

5.5 Управление (через Проектный офис) Проектной деятельностью.

5.6 Оптимизация, руководство и контроль Системы нетоварных закупок и утилизации ТМЦ:

ü  реинжениринг и руководство системой тендеров и товарных закупок в т. ч. для филиалов;

ü  право утверждения или внесение права вето по нетоварным закупкам подразделениями ХХХ в рамках существующего для них бюджета.

5.7 Управление Бюджетом представительских расходов и Благотворительностью:

ü  планирование, утверждение и корректировка статей бюджета «Представительские расходы», «Благотворительность», «Консалтинговые услуг», «Штрафы выплаченные», «Поступления по штрафам» за Генерального директора ХХХ;

ü  управление ЦФО «Управление»: (отделы: Отдел безопасности, Юридический отдел, Административный отдел, Отдел стратегического планирования, Администрация).

5.8 Управление Системой управленческого аудита:

ü  организация деятельности Службы управленческого аудита;

ü  организация деятельности системы коллегиальных органов управления/Комитеты;

ü  выявление проблем организации управления в ХХХ и взаимодействия между отделами компаниями Группы фирм «Дистрибуция» и предложения по их решению;

ü  организация мониторинга удовлетворенности руководителей ХХХ как внутренних заказчиков результатами деятельности смежных подразделений.

5.9 Управление Системой общекорпоративных мероприятий:

ü  диагностика существующего состояния и определение «системной карты» общекорпоративных мероприятий (типы, ответственные за проведение и т. п.);

ü  создание актуальных регламентирующих документов и обеспечение контроля их выполнения.

5.10 Организация и интеграция Вновь создаваемых ДЗО в сегмент «Дистрибуция», действующих в настоящее время на основе проектных групп («Медоборудование», и т. д.).

5.11 Выпуск Распорядительных документов, регламентирующих операционную

деятельность подчиненных подразделений в рамках своих полномочий;

5.12 Обеспечение выполнения Текущих планов развития компании в сфере деятельности

подчиненных подразделений;

5.13 Формирование и мониторинг исполнения Стратегических планов развития подчиненных подразделений;

5.14 Линейное Руководство подчиненными подразделениями (планирование и контроль деятельности, формирование организационно-штатной структуры, разработка мотивационных схем и т. д.).

5.15 Формирование, управление и оптимизация KPI подчиненных подразделений.

6 Взаимодействия

6.1 Взаимодействие с руководством и структурными подразделениями ООО "ХХХ"

Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции:

6.1.1 Подотчетен Генеральному директору ООО "ХХХ".

6.1.2 В своей деятельности Директор по корпоративному управлению при взаимодействии с функциональными подразделениями руководствуется внутренними нормативными документами, приказами и распоряжениями, утвержденными Генеральным директором Компании.

6.1.3 Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:

6.1.3.1 С Генеральным директором ООО "ХХХ", другими функциональными

директорами и руководителями подразделений компании;

6.1.3.2 С руководителями Комитетов, ВРГ, Проектов - в рамках общекорпоративных принципов управления Компании.

6.2 Взаимодействие с Компаниями сегмента «Дистрибуция»

Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции, осуществляет взаимодействие с Генеральными директорами компаний Сегмента «Дистрибуция» (зарубежные ДЗО, ООО «ООО "ХХХ"-50», ООО «Промофарм», и т. д.) и осуществляет управление ими в соответствии с делегированными полномочиями.

6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»

Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции:

6.3.1 Осуществляет взаимодействия с «ООО "ХХХ"», в соответствии с утвержденными нормативными документами, Приказами и Распоряжениями Президента «ООО "ХХХ"».

6.3.2 Предоставляет плановые и отчетные документы для «ООО "ХХХ"» на основании регламентов и процедур, утвержденных в установленном порядке и согласованных с Генеральным директором Компании.

6.4 Взаимодействие с внешними компаниями

Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции, осуществляет взаимодействие с внешним окружением, контакты с государственными органами, принимает личное участие в ключевых переговорных процессах.

7 Показатели оценки деятельности

Деятельность Директора по корпоративному управлению оценивается на основе следующих показателей:

7.1  EVA сегмента «Дистрибуция» (на 50%);

7.2  Выполнение закрепленных стратегических целей (на 50%).

8 Общекорпоративные нормы

Деятельность Директора по корпоративному управлению регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

8.1 Устав ООО "ХХХ".

8.2 Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (от 24.02.04).

8.3 Настоящее Положение.

8.4 Стандарт предприятия. «Деловой этикет. Корпоративный стандарт одежды», (СП-21, от 02.06.03);

8.5 Положение о Стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);

8.6 Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (П-481 от 28.10.05);

8.7 Положение о работе с документированной информацией, содержащей коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-195 от 14.04.04);

8.8 Положение о финансовой структуре Группы Фирм Дистрибуция (П-403 от 02.10.03);

8.9 Положение о подготовке корпоративной финансовой отчетности Группы компаний «ООО "ХХХ"» (П-424 от 15.03.04);

8.10 Порядок формирования и корректировки Главного бюджета ГФ Дистрибуция (ПР-498 от 15.07.02).

9 Полномочия

Директор по корпоративному управлению наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:

9.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных нормативными документами ООО "ХХХ", Таблицей делегирования полномочий.

9.2. Директор по корпоративному управлению обладает правом издавать и утверждать распоряжения по подчиненным ему подразделениям;

9.3. Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.

9.4. Директору по корпоративному управлению могут быть делегированы полномочия Генерального директора ООО "ХХХ".

10 Права

Директор по корпоративному управлению имеет право:

10.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.

10.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Головного Предприятия, представлять ее в других учреждениях и организациях.

10.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений.

10.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Директора по корпоративному управлению.

10.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Директора по корпоративному управлению.

10.6 Издавать за своей подписью распоряжения по Компании по вопросам своей сферы деятельности.

10.7 Утверждать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.

10.8 Руководить работой заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Директора по корпоративному управлению.

10.9 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня начальников департаментов, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также, невыполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.

10.10 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Генеральному директору ООО "ХХХ" кандидатов на должности начальников департаментов, управлений, отделов, групп (на правах отдела).

10.11 Осуществлять утверждение расходования денежных средств Компании в рамках бюджета подразделений ООО "ХХХ" по закрепленным статьям.

10.12 Получать информацию, касающуюся финансово-экономических показателей деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;

10.13 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами;

10.14 Делегировать по предварительному согласованию с Генеральным директором ООО "ХХХ" часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Директору по корпоративному управлению полномочий.

10.15 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.

11 Ответственность

Директор по корпоративному управлению несет персональную ответственность перед Генеральным директором ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ"», Советом Директоров «ООО "ХХХ"» за выполнение своих функциональных обязанностей и достижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.

заместитель генерального директора по производству

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1