Положение о заместителе генерального директора по корпоративному управлению
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Заместителя генерального директора по корпоративному управлению/Директора по корпоративному управлению ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и Компаний сегмента «Дистрибуция».
1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Устав ООО "ХХХ".
2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.2004.
3. Положение о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (ПР. НR-445.04 от 22.06.04).
4. Положение об «ООО "ХХХ"» и дочерних (зависимых) обществах (П-37 «ООО "ХХХ"» от 09.04.04.).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВНД - внутренний нормативный документ;
ВРГ - временная рабочая группа;
ГП - головное предприятие;
ГК – группа компаний «ООО "ХХХ"»;
ДЗ - дебиторская задолженность;
ДЗО - дочерние и зависимые общества «ООО "ХХХ"»;
ДФЭП - дополнительные финансово-экономические показатели;
ЕКХД – единое корпоративное хранилище данных;
Компания – головная компания сегмента «Дистрибуция»;
ОФЭП - основные финансово-экономические показатели;
ПГ - проектная группа;
СЗ - служебная записка;
ТДП - таблица делегирования полномочий
ХХХ – ООО "ХХХ";
ЦФО – центр финансовой ответственности.
EBITDA - Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization (прибыль до налогообложения, процентов и амортизации);
EVA - Economic Value Added - экономическая добавленная стоимость;
IT – составляющая – информационная составляющая;
KPI – Key Performance Indicators (ключевые показатели деятельности).
2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности
2.1 Должность Директора по корпоративному управлению создается и ликвидируется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Директор по корпоративному управлению назначается на должность и освобождается от должности решением Генерального директора ООО "ХХХ" и согласовывается с Советом Директоров «ООО "ХХХ"». Представление на должность готовится Директором по персоналу ООО "ХХХ".
3 Место должности в организационной структуре
3.1 Директор по корпоративному управлению подчиняется непосредственно Генеральному директору ООО "ХХХ".
3.2 На время своего отсутствия Директор по корпоративному управлению замещается Генеральным директором ООО "ХХХ".
3.3 В непосредственном подчинении у Директора по корпоративному управлению находятся:
- Административный отдел;
- Проектный офис;
- Служба тендерных закупок;
- Служба управленческого аудита;
- Служба корпоративной отчетности;
- Помощник Директора по корпоративному управлению.
4 Задачи
Основными задачами Директора по корпоративному управлению являются:
4.1 Повышение эффективности системы управления ХХХ путем:
4.1.1 Повышение прозрачности Информационного обмена (ХХХ - филиалы, ХХХ – внешнее окружение), поддержание и совершенствование информационной безопасности электронных коммуникаций;
4.1.2Поддержание и совершенствование Системы документооборота, делопроизводства и делегирования полномочий;
4.1.3 Реинжениринг Проектного управления ХХХ путем единого управления обеспечивающими и коммерческими проектами, рабочими группами;
4.1.4 Нормирование стандартов деятельности по Нетоварным (тендерным)
Закупкам. Организация системы подготовки и проведения тендеров по нетоварным закупкам;
4.1.5 Построение Системы управленческого аудита:
ü мониторинг результатов (продуктов) структурных подразделений;
ü анализ востребованности результатов деятельности подразделений со стороны заказчика;
ü анализ удовлетворенности заказчика;
ü построение системы взаимодействия с ДЗО ГК «ООО "ХХХ"» (ЗАО «ZZZ технологии», ЗАО «Кэнси» и т. д.).
4.1.6 Информационное обеспечение (IT-составляющая в проекте ЕКХД) корпоративной отчетности, Развитие корпоративной отчетности, ее администрирование и т. д. Обеспечение актуальности отчетности и KPI важных для Компании в данный момент. Выполнение функции подготовки, консолидации и передачи управленческой отчетности;
4.1.7 Построение и поддержание системы Коллегиальных органов управления (Комитеты);
4.1.8 Руководство Комитетом по связям с общественностью и юридическим рискам.
4.2 Бюджетное управление центром финансовой ответственности «Управление» (отделы ХХХ: Отдел безопасности, Юридический отдел, Административный отдел, Отдел стратегического планирования, Администрация). Управление представительскими расходами, расходами на благотворительность и внешнее окружение, консалтинговыми услугами, штрафами.
4.3 Управление Кадровыми и юридическими рисками сегмента «Дистрибуция»;
4.4 Поддержание Выделенных контактов с внешним окружением.
5 Функции
Директор по корпоративному управлению выполняет следующие функции:
5.1 Управление Системой рабочих коммуникаций (СРК) между структурными подразделениями компании, в том числе между компаниями (и их подразделениями), находящимися в Сегменте «Дистрибуция», а также между подразделениями (компаниями) и внешним окружением.
В СРК входят:
ü Внутренний информационной обмен (передача блоков рабочей информации в форме отчетов, файлов с данными, запросы/ответы, служебные записки, документы, требующие согласования и/или утверждения, и др. полезная информация, использующаяся при подготовке управленческих решений и их принятии (в т. ч. распорядительные документы и нормативная документация));
ü Рабочие совещания (планирование времени, места) корпоративного уровня, в т. ч. контроль их эффективности через контроль исполнения пунктов протоколов;
ü Архив (библиотека знаний компании) (исключительно в электронной форме) ценной информации, вырабатываемой в процессе деятельности привлекаемой из внешней среды с целью улучшения ключевых показателей и эффективности работы сегмента «Дистрибуция». В библиотеке знаний должна быть информация, привлекаемая из внешних и внутренних источников (в т. ч. материала семинаров, тренингов). Презентации и доклады ответственных сотрудников фирмы и приглашенных лиц.
ü Внешний информационный обмен (входящая и исходящая официальная документальная информация), в т. ч. подписка на внешние издания, Интернет, электронная почта, телефонные звонки (в т. ч. мобильная связь).
5.2 Управление (через Административный отдел) Библиотекой нормативных документов (БНД) (как целостностью) с целью обеспечения ее актуальности и достаточности на любой момент времени:
ü определение требований к БНД;
ü анализ удовлетворенности потребителей;
ü контроль дееспособности ВНД по срокам, объектам и функциям;
ü организация мероприятий по обновлению БНД.
5.3 Управление (через Административный отдел) Системой делегирования полномочий (СДП):
ü текущий мониторинг СДП на предмет актуальности рисков, удовлетворенности потребителей и эффективности управления;
ü определение параметров изменения СДП и проведение изменений.
5.4 Управление (через Службу корпоративной отчетности) Системой корпоративной отчетности, т. е. системой обеспечения менеджмента управленческими данными:
ü мониторинг актуальности системы корпоративной отчетности, соответствие отчетности существующим показателям деятельности;
ü планирование и проведение изменений системы корпоративной отчетности.
5.5 Управление (через Проектный офис) Проектной деятельностью.
5.6 Оптимизация, руководство и контроль Системы нетоварных закупок и утилизации ТМЦ:
ü реинжениринг и руководство системой тендеров и товарных закупок в т. ч. для филиалов;
ü право утверждения или внесение права вето по нетоварным закупкам подразделениями ХХХ в рамках существующего для них бюджета.
5.7 Управление Бюджетом представительских расходов и Благотворительностью:
ü планирование, утверждение и корректировка статей бюджета «Представительские расходы», «Благотворительность», «Консалтинговые услуг», «Штрафы выплаченные», «Поступления по штрафам» за Генерального директора ХХХ;
ü управление ЦФО «Управление»: (отделы: Отдел безопасности, Юридический отдел, Административный отдел, Отдел стратегического планирования, Администрация).
5.8 Управление Системой управленческого аудита:
ü организация деятельности Службы управленческого аудита;
ü организация деятельности системы коллегиальных органов управления/Комитеты;
ü выявление проблем организации управления в ХХХ и взаимодействия между отделами компаниями Группы фирм «Дистрибуция» и предложения по их решению;
ü организация мониторинга удовлетворенности руководителей ХХХ как внутренних заказчиков результатами деятельности смежных подразделений.
5.9 Управление Системой общекорпоративных мероприятий:
ü диагностика существующего состояния и определение «системной карты» общекорпоративных мероприятий (типы, ответственные за проведение и т. п.);
ü создание актуальных регламентирующих документов и обеспечение контроля их выполнения.
5.10 Организация и интеграция Вновь создаваемых ДЗО в сегмент «Дистрибуция», действующих в настоящее время на основе проектных групп («Медоборудование», и т. д.).
5.11 Выпуск Распорядительных документов, регламентирующих операционную
деятельность подчиненных подразделений в рамках своих полномочий;
5.12 Обеспечение выполнения Текущих планов развития компании в сфере деятельности
подчиненных подразделений;
5.13 Формирование и мониторинг исполнения Стратегических планов развития подчиненных подразделений;
5.14 Линейное Руководство подчиненными подразделениями (планирование и контроль деятельности, формирование организационно-штатной структуры, разработка мотивационных схем и т. д.).
5.15 Формирование, управление и оптимизация KPI подчиненных подразделений.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие с руководством и структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции:
6.1.1 Подотчетен Генеральному директору ООО "ХХХ".
6.1.2 В своей деятельности Директор по корпоративному управлению при взаимодействии с функциональными подразделениями руководствуется внутренними нормативными документами, приказами и распоряжениями, утвержденными Генеральным директором Компании.
6.1.3 Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:
6.1.3.1 С Генеральным директором ООО "ХХХ", другими функциональными
директорами и руководителями подразделений компании;
6.1.3.2 С руководителями Комитетов, ВРГ, Проектов - в рамках общекорпоративных принципов управления Компании.
6.2 Взаимодействие с Компаниями сегмента «Дистрибуция»
Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции, осуществляет взаимодействие с Генеральными директорами компаний Сегмента «Дистрибуция» (зарубежные ДЗО, ООО «ООО "ХХХ"-50», ООО «Промофарм», и т. д.) и осуществляет управление ими в соответствии с делегированными полномочиями.
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции:
6.3.1 Осуществляет взаимодействия с «ООО "ХХХ"», в соответствии с утвержденными нормативными документами, Приказами и Распоряжениями Президента «ООО "ХХХ"».
6.3.2 Предоставляет плановые и отчетные документы для «ООО "ХХХ"» на основании регламентов и процедур, утвержденных в установленном порядке и согласованных с Генеральным директором Компании.
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями
Директор по корпоративному управлению, выполняя свои функции, осуществляет взаимодействие с внешним окружением, контакты с государственными органами, принимает личное участие в ключевых переговорных процессах.
7 Показатели оценки деятельности
Деятельность Директора по корпоративному управлению оценивается на основе следующих показателей:
7.1 EVA сегмента «Дистрибуция» (на 50%);
7.2 Выполнение закрепленных стратегических целей (на 50%).
8 Общекорпоративные нормы
Деятельность Директора по корпоративному управлению регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
8.1 Устав ООО "ХХХ".
8.2 Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (от 24.02.04).
8.3 Настоящее Положение.
8.4 Стандарт предприятия. «Деловой этикет. Корпоративный стандарт одежды», (СП-21, от 02.06.03);
8.5 Положение о Стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);
8.6 Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (П-481 от 28.10.05);
8.7 Положение о работе с документированной информацией, содержащей коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-195 от 14.04.04);
8.8 Положение о финансовой структуре Группы Фирм Дистрибуция (П-403 от 02.10.03);
8.9 Положение о подготовке корпоративной финансовой отчетности Группы компаний «ООО "ХХХ"» (П-424 от 15.03.04);
8.10 Порядок формирования и корректировки Главного бюджета ГФ Дистрибуция (ПР-498 от 15.07.02).
9 Полномочия
Директор по корпоративному управлению наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:
9.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных нормативными документами ООО "ХХХ", Таблицей делегирования полномочий.
9.2. Директор по корпоративному управлению обладает правом издавать и утверждать распоряжения по подчиненным ему подразделениям;
9.3. Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.
9.4. Директору по корпоративному управлению могут быть делегированы полномочия Генерального директора ООО "ХХХ".
10 Права
Директор по корпоративному управлению имеет право:
10.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.
10.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Головного Предприятия, представлять ее в других учреждениях и организациях.
10.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений.
10.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Директора по корпоративному управлению.
10.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Директора по корпоративному управлению.
10.6 Издавать за своей подписью распоряжения по Компании по вопросам своей сферы деятельности.
10.7 Утверждать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.
10.8 Руководить работой заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Директора по корпоративному управлению.
10.9 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня начальников департаментов, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также, невыполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.
10.10 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Генеральному директору ООО "ХХХ" кандидатов на должности начальников департаментов, управлений, отделов, групп (на правах отдела).
10.11 Осуществлять утверждение расходования денежных средств Компании в рамках бюджета подразделений ООО "ХХХ" по закрепленным статьям.
10.12 Получать информацию, касающуюся финансово-экономических показателей деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;
10.13 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами;
10.14 Делегировать по предварительному согласованию с Генеральным директором ООО "ХХХ" часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Директору по корпоративному управлению полномочий.
10.15 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.
11 Ответственность
Директор по корпоративному управлению несет персональную ответственность перед Генеральным директором ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ"», Советом Директоров «ООО "ХХХ"» за выполнение своих функциональных обязанностей и достижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.
Поделиться