И так же как при учете материальных ресурсов ищут способы уменьшить затраты, компании стараются повысить эффективность использования рабочего времени своих сотрудников. И тут организации встают перед выбором системы мониторинга рабочего времени. Для руководителей, пришедших к решению внедрить систему контроля, но еще не определившихся с конкретной программой, мы подготовили так называемый чек-лист – список параметров, которым должна соответствовать качественная система учета рабочего времени для крупной или средней компании.
1. Возможность работы с большими объемами данных
Как мы уже отметили, для крупных компаний вопрос учета рабочего времени сводится прежде всего к подбору подходящей системы. Проблемы, как правило, начинаются с банальной скорости работы и заканчиваются “повисшими” компьютерами персонала и множеством заявок сисадмину. Поэтому, первый критерий, по которому производится оценка - скорость работы системы при одновременном мониторинге от 500 ПК и более. При этом нужно проверить:
- какое максимальное количество компьютеров программа способна “отслеживать” и при этом работать без сбоев?
- как быстро система выдает запрашиваемый пользователем результат (статистику нарушений или динамику показателей по отделам)?
- замедляют ли агенты мониторинга работу ПК сотрудников?
- возможно ли использовать систему в дороге и просматривать результаты с планшета или ноутбука?
Среди существующих программ лидером является система CrocoTime, разработанная для крупного и среднего бизнеса. Система способна поддерживать до 100 000 ПК, проста в установке и использовании. По отзывам пользователей, она не замедляет работу компьютеров, автоматизирована и надежна.
2. Контроль присутствия сотрудника на рабочем месте, разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное
Контролировать время, которое сотрудник проводит за работой можно по-разному. В большинстве организаций в ходу системы турникетов, которые могут отследить время прихода и ухода сотрудника, но они не дают сведений о том, чем именно занимался работник, находясь в офисе. Поэтому в параметр 2 мы включили условие “разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное”, которое позволяет объективно оценить работу сотрудника. Существуют программы учета рабочего времени, разделяющие действия, которые выполняет работник за компьютером на продуктивные и непродуктивные для данного сотрудника (система определяет время работы с различными категориями программ и сайтов, а категории делятся на продуктивные и нет). Примером таких программ являются вышеупомянутая CrocoTime или украинская система учета Yaware. Отметим, что первое условие - контроль присутствия сотрудника на рабочем месте - обеспечивают большинство систем учета рабочего времени, в этом и состоит цель многих из них. Если речь не идет об анализе продуктивности, то вам вполне может подойти Офисметрика, например.
3. Автоматизированный анализ показателей и понятное представление статистики
Контролировать рабочее время сотрудников и хранить данные - это только половина дела. Сама по себе информация, не обобщенная и разрозненная, мало полезна для руководителя: она не позволяет оценить динамику показателей, определить основные “поглотители времени” и детектировать новые. Система учета в идеале должна обрабатывать данные таким образом, чтобы пользователь смог видеть картину в целом.
В этом вопросе на рынке российских программ контроля рабочего времени до начала 2013 года зияла “черная дыра”: ни одна из систем не предлагала ничего лучше разрозненных скриншотов страниц, времени отсутствия работника за ПК и “километров” видеозаписей рабочих будней офиса. Возможность автоматизированного анализа показателей предоставляли лишь заграничные программы, такие как DeskTime и Yaware, но и в их работе были минусы.
В 2013 году на российский рынок вышла система CrocoTime, намеренно “заточенная” под крупные компании и, как следствие, максимально автоматизированная. Система рассчитывает сводные показатели как для конкретных сотрудников, так и для структурных подразделений, выдает отчеты по новым, длительно используемым работниками программам и сайтам, что позволяет контролю всегда быть актуальным. CrocoTime оперативно реагирует на появление новых “поглотителей времени”, при этом имеет удобный мониторинг нарушений.
4. Надежность системы, сервисная поддержка
Надежность конкретной программы учета рабочего времени сложно оценить до ее использования. Здесь можно руководствоваться лишь отзывами компаний, уже использующих систему, а также не забыть об онлайн-демо, которые есть на сайте у каждого разработчика. Вывод по онлайн-демо сделать, конечно же, трудно, но если программа “виснет” или “падает” уже при первичном использовании, то доверять ей не стоит.
Что же касается сервисной поддержки, то здесь компании-разработчики проявляют себя с самой лучшей стороны (сделаем маленькую оговорку: серьезные компании-разработчики): сервисные службы готовы не только часами давать консультации по телефону, но и при необходимости выехать к клиенту для установки и первичной настройки системы (снова оговорка: выезд чаще всего осуществляется за счет клиента).
5. Возможность адаптации системы под потребности компании
Возможность интеграции системы с действующим на предприятии ПО - одно из ключевых требований крупной организации к системе учета рабочего времени. Для больших компаний внесение в систему рабочего регламента для каждого сотрудника вручную стало бы серьезной проблемой. Им жизненно необходима возможность интегрировать программу, например, с системой 1С, которую использует компания, и автоматически перенести данные о регламенте и структуре сотрудников в базу программы контроля рабочего времени. Кроме того, интеграция программы учета рабочего времени с другими системами, например, предоставление данных для расчета KPI, также очень важна.
Такие возможности предусмотрены в Yaware (в несколько ограниченном формате) и CrocoTime.
Отдельно в нашем чек-листе нужно отметить возможность корректного представления системы контроля персоналу. Традиционные программы-шпионы, как правило, вызывают резко негативную реакцию у работников, снижают мотивацию в коллективе и эффективность работы. Для многих компаний внедрение такой системы может обернуться неприятными последствиями. Но есть и другой выход.
Сегодня некоторые системы мониторинга рабочего времени перешли на качественно новый уровень: они не только “шпионят” за сотрудниками и служат системой “наказания провинившихся”. Напротив, такие программы позволяют увидеть реальную загрузку сотрудников и оптимизировать ее, оценить эффективность использования работником своего времени и усовершенствовать систему мотивации и премирования. Именно на такие системы нужно делать ставку в ближайшем будущем.
Поделиться
