ФАСИЛИТАЦИЯ ПРОЦЕССА ИЛИ ЧТО ТАКОЕ ФАСИЛИТАЦИОННАЯ СЕССИЯ
Итак, у нас должна пройти рабочая встреча и назвали мы ее — фасилитационная сессия. Давайте попробуем разобраться, что такое фасилитационная сессия.
Важное условие фасилитационной сессии: любое обсуждение на сессии идет ради того, чтобы было принято качественное решение (поданы интересные идеи и т. д.) С помощью фасилитационного обсуждения мы:
- вовлекаем всех участников сессии в обсуждение
- ломаем привычку мыслить шаблонно
- актуализируем знания каждого
- формируем связи между личной целью и целями организации
Управлять рабочей встречей (фасилитационной сессией) — это значит нужно понимать, как поэтапно выглядит движение группы к тому результату, которого Вы хотите достичь.
Если в основе модели рабочей встречи стоитмодель фасилитации — это значит, что процесс имеет внутренние этапы и внутреннюю структуру (по крайне мере должен иметь). Внутри моделей есть инструменты фасилитации, которые необходимо правильно использовать и применять, в зависимости от задач и контента встречи.
Что общего во всех этапах фасилитационной сессии?
Это наличие на каждом этапе обязательных компонентов: Контекст – Процесс – Результат. Важно начиная этап мы должны ясно представлять к какому результату мы должны привести группу в конце этапа. Другими словами: какие задачи, как фасилитатор, Вы должны решить. И если решили задачу, то в таком случае Вы привели людей к результату. А главное Вы должны ответить на вопрос: «Что участники унесут в руках, сердце и голове?»
ЧТО ТАКОЕ ФАСИЛИТАЦИОННАЯ СЕССИЯ. ЭТАП ОТКРЫТИЕ
Главный результат этого этапа: создать рабочую среду и включить участников встречи в работу.
Первое. Все участники фасилитационной сессии должны понять, зачем их собрали. Что будет результатом встречи на выходе?
Второе. Все участники фасилитационной сессии одинаково должны понимать вопросы которые будут обсуждаться на встрече и знать программу встречи. Они должны понять, как они будут двигаться по программе встречи. Что будет делать фасилитатор во время фасилитационной сессии.
Это необходимо, чтобы люди почувствовали себя в безопасности и у них появилась мотивация достижения результата сессии. Важно понимать какие этапы будут на фасилитационной сессии. Что будет происходить на этих этапах и какие инструменты мы можем использовать на разных этапах.
В нашем разделе, посвященном инструментам фасилитации, мы постепенно будем делать описание уже известным методам, которые мы используем. А так же мы будем описывать новые методы и инструменты, которые мы заимствуем у наших коллег со всего мира.
Как начинать сессию, зависит от культуры компании, количества участников, предыдущих навыков участников группы. Так, например, где-то надо обязательно обозначить роли: кто, например, будет вести встречу. Обязательно нужно обозначить результат фасилитационной сессии, который заранее был согласован с заказчиком до начала сессии.
МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ НЕСКОЛЬКО ВАЖНЫХ МОМЕНТОВ НА ЭТОМ ЭТАПЕ.
- Необходимо проинформировать участников о целях и задачах сессии, ожидаемом результате и предстоящем процессе. Желательно, чтобы часть информационного потока взял на себя «заказчик». Всегда необходимо с заказчиком проговорить кто и, что говорит. Правда иногда приходится все-таки вслед за заказчиком проводить корректировку. Будьте к этому готовы!
- Необходимо обозначить роль фасилитатора в этом процессе.
- Необходимо вовлечь участников в процесс сессии. Этого можно добиться с помощью объяснения того, что может измениться от принятых решений на этом мероприятии (работа станет легче, коммуникации станут комфортней и т. д.). Нужно описать важность и значимость их присутствия. Лучше, чтобы это сделал заказчик. Именно заказчик может сказать почему важно участие каждого и почему важна эта фасилитационная сессия.
НА ЭТОМ ЭТАПЕ ФАСИЛИТАЦИОННОЙ СЕССИИ НУЖНО ОТКРЫТЬ «ТРИ ДВЕРИ».
- Первая: открытие пространства. Каждый участник должен понимать, как устроено пространство, для чего это нужно, где находятся «удобства». Как будут использоваться столы, стены.
- Вторая: открытие самой сессии. Мы объясняем формат. Чем он хорош. Какими преимущества, какие особенности, какие правила. Согласовываем правила.
- Третья: открытие темы. Вопрос сессии, цели сессии, контекста, смысловые ограничения.
Таким образом, мы получаем мотивированных, в активной позиции участников. Люди в конце этапа понимают каких результатов в совместной работе они должны достичь. Знают какие вопросы они будут обсуждать (программу, повестку) и как они будут работать (что они должны будут делать). В этом они должны найти для себя смысл работать над этими вопросами. Обязательно нужно проговорить тайминг встречи (начало, окончание и перерывы)! Выход с этапа открытия является входом в этап построения общего понимания.
Основной результат этапа: Участники поняли цель и программу встречи, нашли свои смыслы в них, и они готовы начинать.
Во время планирования этого этапа нам нужно держать в фокусе задачу, которую хочет решить заказчик. Здесь нужно понять, насколько заказчик готов погружаться в процесс. Готов он погружаться в обратную связь групп или просто готов ответить на вопросы. Важно (!) понять, что хочет заказчик и как он видит этот этап.
Соответственно исходя из задачи мы отбираем самые подходящие инструменты, которые можно использовать, которые приведут нас к намеченному результату.
ВАРИАНТЫ СТРУКТУРЫ ПОСТРОЕНИЯ НАЧАЛА ФАСИЛИТАЦИОННОЙ СЕССИИ
Чаще всего встречаются два сценария начала фасилитационной сессии. Следует отметить, что начало сессий Lego Serious Play отличается от описанных ниже вариантов.
Первый вариант – это донесение или, другими словами, передача информации от заказчика (эксперта) всем присутствующим участникам. Этот вариант создания общего понимания называют «Информационное копирование». В рамках такого варианта построения общего понимания мы используем инструменты, как «Три уровня вопросов» или MeWeAs.
Как выглядит примерная структура этого варианта начала фасилитационной сессии.
- Изначально мы задаем фокусирующие вопросы. Эти вопросы нужны для того, чтобы когда участники слушают информацию выбирали в ней важную информацию для себя. Если люди знают, что делать с информацией ценность информации повышается
- Идет информирование участников по теме фасилитационной сессии. Например выступает либо заказчик либо эксперт
- Для вовлечения каждого мы просим участников индивидуально отвечать фокусирующие вопросы. Этим действием мы добиваемся вовлечения каждого участника в процесс фасилитационной сессии
- Затем мы формируем группы. Это нам нужно, чтобы каждый был в активной позиции. Работа в группе позволяет сформировать общее понимания темы фасилитационной сессии. Группа совместно может подготовить обратную связи и вопросы к спикеру
- Группы дают обратную связь и задают вопросы
- Спикер структурирует и отвечает на вопросы
- Спикер или ведущий резюмирует
Второй вариант построения общего понимания — это совместное построение общей картины самими участниками фасилитационной сессии. Они определяют текущее и целевое состояния вопроса обсуждения. Определяют наиболее приоритетные вопросы для обсуждения. На этом этапе фасилитатору важно собрать как можно больше мнений и вместе с группой построить общую картину. Поэтому этот вариант развития сессии можно назвать «От частного к общему». При этом варианте мы используем очень удобный инструмент фасилитации Поиск смысла.
Как только мы построим общее понимание можно переходить к поиску совместного решения.
ЧТО ТАКОЕ ФАСИЛИТАЦИОННАЯ СЕССИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ЭТАПОМ ОТКРЫТИЯ
Процессом на этапе открытия фасилитационной сессии нужно управлять. Для этого существует, например такой инструмент как Три уровня вопросов. Заказчику важно рассказать, как это инструмент работает и договорится как его будем использовать во время сессии.
При подготовке этой части программы могут быть использованы как консервативные подходы, так и совсем необычные.
В конце этого этапа (его иногда называют этапом «построение общего понимания») участники одинаково понимают вопросы и контекст фасилитационной сессии. И так. В этой статье мы разобрали что такое фасилитационная сессия и первый ее этап. В следующей статье мы разберем такие этапы фасилитационной сессии, как: поиск решений, план действий.
Статья создана на основе статьи с сайта https://highadvance.org/chto-takoe-fasilitacionnaja-sessija/