В новом Перечне изменились сроки хранения многих документов кадрового и бухгалтерского учета.
Некоторым кадровым документам увеличили срок хранения. Среди них, например:
- Графики отпусков можно будет уничтожить не через 1, а только через 3 года.
- Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет вместо трех.
Некоторым кадровым документам уменьшили срок хранения. Среди них:
- документы о дисциплинарных взысканиях – храните три года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – храните год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – храните пять лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – храните 45 лет, а не постоянно.
Срок хранения некоторых кадровых документов привели в соответствие с законом. Среди них:
- трудовые договоры;
- документы о приеме, переводе, увольнении;
- личные карточки работников.
Если делопроизводство по ним закончено до 1 января 2003 года, то такие документы хранят 75 лет, если после – 50 лет.
Для некоторых кадровых документов ввели отдельный срок хранения:
- уведомления, предупреждения работников - три года;
- заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда – 45 лет.
Таблица: изменения по срокам хранения некоторых документов
| Вид документа | Срок хранения до 18.02.2020 | Срок хранения после 18.02.2020 |
|
Счета-фактуры |
4 года | 5 лет |
|
Графики отпусков |
1 год | 3 года |
|
Документы о дисциплинарных взысканиях |
5 лет | 3 года |
|
Заявки о потребности в иностранцах |
5 лет | 1 год |
|
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда |
Постоянно | 5 лет |
|
Реестры сведений о доходах физических лиц |
75 лет | 5 лет |
|
Переписка с налоговиками, касающаяся расхождений в расчетах по налогам |
5 лет | 6 лет |
Источник: приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236