Подбор персонала: автоматизация хранения базы данных

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5

Подбор персонала: автоматизация хранения базы данных

Из опыта ук "Бизнес-логистик"

Каждый специалист по подбору персонала, работающий в компании, а не в кадровом или рекрутинговом агентстве, рано или поздно сталкивается с проблемой хранения информации о кандидатах на вакансии компании. Автор статьи рассказывает о проблеме хранения такой информации в своей компании и об оригинальном, удобном и эффективном способе решения этой проблемы, который позволяет им экономить временные и финансовые ресурсы в наше экономически сложное время.

Справка о компании. ООО "Управляющая компания "Бизнес-Логистик" входит в группу, объединяющую несколько организаций в сфере транспортной логистики.

Направление бизнеса разнообразное: международные контейнерные грузоперевозки; оперирование собственным парком контейнеров, вагонов, платформ; железнодорожный контейнерный терминал; транспортно-экспедиторская деятельность. В управляющей компании сосредоточены специалисты в профессиональной деятельности, которая обеспечивает выполнение основной коммерческой и производственной деятельности группы компаний. Это отраслевые специалисты, специалисты в сфере информационных технологий, в юридической сфере и сфере управления персоналом. Именно в управляющей компании определяется кадровая политика, происходит планирование численности персонала и организуется работа всех функциональных подсистем системы управления персоналом в группе компаний.

Проблема, с которой мы столкнулись

Одной из важнейших функций системы управления персонала является подбор персонала. Известно, какое огромное количество информации ежедневно проходит через менеджера по подбору персонала. Резюме, заявки, собеседования, интервью, тестирование - это далеко не полный список данных, регулярно получаемых и передаваемых службами подбора персонала.

Широкий поиск подходящих кандидатов осуществляется в Интернете через рекрутинговые сайты. На сегодняшний момент таких сайтов довольно много. Но чаще всего в нашей компании мы пользуемся несколькими сайтами, выборка по которым наиболее соответствует требованиям, которые предъявляются к кандидатам, - SuperJob. ru, HeadHanter. ru, Job. ru, Работа. ru.

За последний год условия поиска для работодателей претерпели большие изменения. Так, на сайте SuperJob. ru стоимость открытия любого одного контакта (Ф. И.О., телефон, e-mail) выросла со 100 до 200 руб. Минимум, который нужно положить на свой счет, вырос с 5000 руб. до 6000 руб. На сайте HeadHanter. ru нам тоже отказали в возможности бесплатно просматривать резюме кандидатов. Открыть контакты можно только в том случае, если вы положите на счет сумму около 10 000 руб. на 1 неделю. Немного дешевле открыть контакты по одной специальности - 2500 руб. Но при этом качественная выборка отсутствует и ты получаешь несколько тысяч кандидатов, совершенно не подходящих под требования к вакансии. Другие рекрутинговые сайты также начали исключать бесплатные услуги и повышать цены на платные сервисы.

Более того, начинает складываться ощущение, что большинство сайтов так разрабатывает свои сервисы, чтобы мы платили несколько раз за одно и то же.

Так, на SuperJob. ru хранение открытого контакта в резюме только один месяц. То есть через два месяца необходимо опять заплатить 200 руб. за открытие того же контакта. С этой целью работодатели начинают идти на хитрости и в поле "Комментарии" пишут имя кандидата, чтобы не открывать его по несколько раз. Соискатели же, не вникая в наши трудности, периодически усложняют нам задачу. В одном резюме пишут только имя, в другом - имя и отчество, а в третьем - Ф. И.О. Провести идентификацию таких резюме крайне сложно, особенно по прошествии времени.

Ведение базы кандидатов на вакансии долгое время в нашей компании делали в программе Excel. За 5 лет работы в холдинге накопилась довольно большая база соискателей: отраслевых специалистов и руководителей - 2500 кандидатов, бухгалтеров и финансистов - 900 кандидатов, специалистов в IT - 250 кандидатов, секретарей - 600 кандидатов, прочих специальностей - несколько сотен. В целом хранились данные более чем на 8000 соискателей.

Несмотря на то что в целом работа с документами при отборе кандидатов велась упорядоченно и системно, нас мучили вопросы: каким образом оптимизировать процесс хранения документов? как эффективно и быстро находить данные о кандидате, с которым когда-то уже был какой-либо контакт? И самое главное: каким образом минимизировать расходы на подбор персонала? Для небольших компаний, работающих в узкой сфере бизнеса, затраты на поиск персонала составляют существенную часть всех расходов.

В нашей электронной базе хранились самые существенные данные о кандидатах. Выглядела таблица следующим образом:

В таблицу вносилась информация обо всех кандидатах, которые попадали в поле зрения в процессе поиска персонала. Резюме кандидатов, которые прошли собеседование, хранились в бумажном виде в 10 папках. Когда количество информации о кандидатах начало переваливать за 5 тыс., стало довольно сложно осуществлять поиск в этой базе. При этом в ней хранились резюме не всех кандидатов, а только тех, с кем было проведено собеседование. А зачастую найти резюме соискателя было необходимо быстро и критерии поиска не всегда были одинаковы.

Тогда мы задумалась над тем, какие предложения имеются на рынке программного обеспечения для автоматизации хранения базы кандидатов.

Предложений на рынке много. Многие из них очень интересные. Но, во-первых, стоимость таких программ колебалась от 7500 до 50 000 руб., а во-вторых, требовалось решить достаточно узкую задачу - автоматизированное хранение базы данных кандидатов. Те программы, которые предлагались, имели громадные возможности, которые могут быть использованы в крупных компаниях и кадровых агентствах, где открывается множество вакансий и поиском персонала занимается много людей. У нас же ежемесячно возникает от 1 до 10 вакансий. Покупать для этого программу не имело смысла. Да и лишних денег нет.

Посоветовавшись с нашими IT-специалистами, мы решили попробовать создать такую программу собственными силами. Плюсов такого решения довольно много. Прежде всего, экономия средств. Другой плюс в том, что сделать эту программу можно будет с такими полями и такой выборкой, которая будет учитывать все наши требования.

Этапы решения проблемы

Этап первый. Прежде всего, нужно было выбрать программное обеспечение, на основе которого будет делаться программа. Идея системного администратора состояла в том, что простейший вариант можно создать на основе Microsoft Outlook, где уже есть поле "Контакты". Этот программный продукт есть практически у всех, кто отправляет почту через Outlook.

Этап второй. Для подготовки технического задания программистам следует определить, какую информацию необходимо хранить в базе данных. Поэтому для определения полей, которые будут заполняться вручную, следует решить, по каким параметрам будут нужны выборки и отчеты.

Прежде всего, это внутренняя информация, которая в резюме соискателей отсутствует. Поскольку компаний в холдинге несколько, то нам необходима поле "Компания", которая открыла вакансию.

В других случаях это может быть название "Подразделения", которое открыло вакансию.

Также мы ввели поле "Специальность", которая подразумевает, по какой специальности осуществляется поиск соискателей.

Поле "Вакансия" должно заполняться в соответствии с заявкой на подбор персонала.

Что касается поля "Имя", то мы бы рекомендовали ввести два поля: "Фамилия" и "Имя". Те, кто занимается поиском на сайте HeadHanter. ru, наверное, обратили внимание, что бесплатно открывается резюме без всяких контактов, но указаны имя и отчество кандидатов. Имея поле с именем кандидата, можно задать поиск по имени, и, возможно, резюме этого кандидата уже хранится в вашей базе.

Мы завели поле "Место работы и должность". В него вручную вводилась информация из резюме. Сфера деятельности нашей компании довольно узкая, количество более-менее известных компаний-конкурентов ограничено. Скажем, их около 100. Для нас крайне важно знать, где ранее работал кандидат. Выборка по этому полю дает широкие возможности для анализа. Из каких компаний к нам приходят наилучшие кандидаты, а из каких компаний брать персонал не стоит. В каких компаниях намечается тенденция оттока персонала, и почему и т. д.

Для некоторых из наших компаний необходимы сотрудники со знанием английского языка. Поэтому мы выделили поле "Английский язык".

Поле "Образование" позволяет сделать выборку и анализ информации о том, из каких вузов идет основной поток кандидатов.

Поле "Источник" поставляет сведения о том, откуда мы получили информацию о соискателе. Появляется возможность проанализировать базу и понять, откуда в основном идет основной приток кандидатов, какой из источников наиболее эффективен.

Полей "Дата контактов" у нас три. Опыт показал, что с одним и тем же кандидатом приходится встречаться на протяжении лет по несколько раз. Именно эту информацию необходимо хранить как историю контактов с соискателями.

Такие поля, как "Собеседование", "Участники собеседования", "Результаты собеседования и комментарии" заполняются вручную и не формализованы. Эти поля хранят неоценимую информацию о том, кто проводил собеседование, какие тесты и вопросы задавались, к какому выводу пришли по результатам собеседования. Заполнение этих полей позволит компании при смене специалистов по подбору персонала сохранить всю имеющуюся информацию о кандидатах на вакансии.

Количество полей не ограничено. Вы можете создать их сами при помощи своих IT-специалистов, назвать их так, как считаете нужным.

Изначально предполагалось, что программа будет позволять хранить резюме в электронном виде. Для хранения в "Карточке кандидата" электронной копии резюме предусмотрено правое поле. Резюме следует перевести в текстовый файл, скопировать и внести в поле.

Этап третий. Для оптимизации процесса заполнения полей следует продумать, где можно использовать библиотеки данных.

В полях "Компания" или "Подразделение" можно перечислить все подразделения, которые открывают вакансии.

В поле "Специальность" создайте библиотеку с перечнем специальностей, на которые открыты вакансии. У нас перечень небольшой: менеджеры, руководители, бухгалтеры, IT-специалисты, секретари.

Поле "Вакансия" лучше тоже формализовать в соответствии со штатным расписанием. Если перечень должностей большой, то можно сделать некоторые объединяющие вакансии группы.

Для хранения информации о знании английского языка также можно внести общеиспользуемые критерии: базовый, разговорный, технический, свободный, не знает.

Для поля "Образование" мы ввели библиотеку профильных вузов, где готовят нужных нам специалистов. Также оставили свободным поле для ручного заполнения, если кандидат закончил непрофильный вуз.

Поле "Источник" имеет достаточно ограниченную библиотеку, которую можно перечислить: названия рекрутинговых сайтов, кадровых агентств, газет; от знакомых и пр.

"Дату контакта" желательно запрограммировать на автоматическое заполнение.

Факт проведения собеседования можно фиксировать галочкой.

Этап четвертый. Далее следует решить, каким будет интерфейс базы кандидатов. Мы решили, что общая папка "Кандидаты" будет выглядеть как таблица с очень удобной функцией, позволяющей сделать мгновенную выборку по любому из полей нажатием одной кнопки: по алфавиту в поле "Полное имя"; по знанию иностранного языка; по источнику информации о кандидате; по дате контакта и пр. (рис. 1 - не приводится).

Рис. 1 - Интерфейс базы кандидатов

Рисунок не приводится.

Для того чтобы в этой таблице появились нужные вам поля, нужно поработать с меню "Вид", где есть поле "Настраиваемое". В настройке представления можно выбрать поля, которые будут отражаться в вашей таблице.

Из общей папки имеется возможность входить в любую карточку соискателя, которого можно найти по первой букве фамилии. Как выглядит заполненная карточка, показано на рис. 2 (не приводится).

Рис. 2 - Заполненная карточка соискателя

Рисунок не приводится.

Вид, в котором можно просматривать все контакты, различный. Выбор конкретного интерфейса осуществляет пользователь базы данных самостоятельно. Например, это могут быть формат "Визитная карточка" (рис. 3 - не приводится), "Адресная карточка" (рис. 4 - не приводится) или "Подробная адресная карточка" (рис. 5 - не приводится).

Рис. 3 - Визитные карточки соискателей

Рисунок не приводится.

Рис. 4 - Адресные карточки соискателей

Рисунок не приводится.

Рис. 5 - Подробные адресные карточки соискателей

Рисунок не приводится.

Рекомендуем также использовать поле "Категория", которое поможет визуально разделить всех кандидатов на цветные категории. У нас: "Зеленый" - кандидат в работе, "Красный" - кандидат не годится, "Желтый" - кандидат в резерве.

Внешний вид просмотра базы следует выбрать в меню "Вид": текущее представление.

Преимущества нового решения

Созданный нами программный продукт служит для автоматизации хранения базы данных кандидатов на вакансии. Он позволяет:

- вести и хранить базы данных соискателей и их резюме;

- вести базы данных заказчиков (подразделений, открывающих вакансию);

- автоматически подбирать соискателей из базы данных по заявке клиента;

- вести историю отношений соискателями;

- выводить резюме и карточки соискателя в удобных форматах;

- хранить информацию о собеседованиях соискателей;

- быстро по любому из критериев вести поиск в базе соискателей;

- вносить изменения в базу кандидатов в текущем представлении;

- экономить расходы компании на подбор персонала;

- самостоятельно вводить необходимые поля и создавать новые отчеты.

К основным преимуществам программы можно отнести:

- высокое быстродействие и неограниченный размер базы данных;

- простота в настройке программы, возможность самому создавать поля;

- удобный интерфейс.

Вы потратите несколько часов своего времени и времени специалиста по IT, но получите очень удобный собственный программный продукт в виде автоматизированной базы данных, предназначенной для регистрации и хранения сведений о кандидатах на работу в вашу компанию. Вы можете поместить в нее детализированную анкету с полной информацией о кандидате или просто зарегистрировать резюме, полученное по электронной почте, факсу или со сканера, а также приложить фотографию кандидата и все необходимые документы (например, копию диплома, рекомендательные письма и т. п.), написать свои комментарии или дополнительные сведения. По всем полям анкеты выполняется поиск. Для анализа информации и эффективного представления руководству результатов вашей работы можно предусмотреть разнообразные отчеты.

Если ли же у вас нет специалистов в этой области, воспользуйтесь специализированной литературой или обращайтесь к нам. Надеемся, наш опыт поможет вам оптимизировать процесс хранения базы данных соискателей и минимизировать процесс подбора персонала.

Библиография

1. Уоллес Вонг. Microsoft Office 2007 для "чайников". Серия "Для "чайников". М.: Диалектика; Вильямс, 2007.

А. Софиенко

К. э. н.,

Директор по управлению персоналом

УК "Бизнес-Логистик"

Подписано в печать

11.04.2010