Порядок подготовки, подписания, учета и хранения доверенностей в системе делегирования полномочий

Порядок подготовка, подписание, учет и хранение доверенностей в системе делегирования полномочий

1 Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1 Целью настоящего Порядка является определение оснований и порядка выдачи доверенностей в Обществе.

Доверенности выдаются должностным лицам Общества в целях юридического закрепления делегированных полномочий.

1.1.2 Доверенность является неотъемлемым элементом системы делегирования полномочий в Обществе.

1.1.3 Настоящим документом устанавливается порядок работы с доверенностями на представление интересов Общества перед третьими лицами. Порядок работы с доверенностями представителей контрагентов Общества определяется иными нормативными документами.

1.1.4 После утверждения настоящего Порядка отменяется действие Положения о порядке подготовки, подписания, учета и хранения доверенностей в системе делегирования полномочий в Фирме ООО "ХХХ" (П-292 от 04.07.2001 г.).

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (П. HR-481.05 от 28.10.2005 г.)

2. Порядок «Документальное оформление делегирования полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (Пр. DS-773.05 от 28.10.2005 г.)

1.3  Термины и определения

Доверенность – документ, отражающий передачу Генеральным директором Общества доверенному лицу определённых полномочий на представительство интересов Общества перед третьими лицами.

Доверенное лицо – лицо, которому Генеральный директор Общества делегирует часть своих полномочий.

Общество – «RRR «ООО "ХХХ"».

2 Документооборот доверенностей

2.1 Основные требования к доверенности

2.1.1 Обязательными реквизитами доверенностей, выдаваемых в Обществе, являются:

- дата выдачи доверенности;

- регистрационный номер доверенности;

- срок действия доверенности (до трех лет);

- полные ФИО Генерального директора Общества;

- основания полномочий Генерального директора Общества;

- данные о доверенном физическом лице (ФИО полностью, серия, №, дата выдачи паспорта, место жительства по прописке);

- перечень передаваемых полномочий;

-  указание на возможность передоверия;

-  образец подписи доверенного физического лица.

В зависимости от конкретной ситуации в доверенности могут быть указаны и иные сведения (например, данные на автомобиль и т. п.). В таких случаях к заявке на выдачу доверенности следует прилагать копии документов, содержащих соответствующие сведения.

2.1.2 Доверенность должна быть составлена на фирменном бланке Общества и подписана Генеральным директором. Подпись Генерального директора должна быть скреплена оттиском фирменной печати.

2.2 Процедура подготовки, подписания, учёта и хранения доверенностей

2.2.1 Лицо, инициирующее выдачу доверенности, обязано организовать выполнение следующих действий:

А) провести все необходимые действия по оформлению делегирования полномочий согласно Порядку (Пр. DS-773.05 от 28.10.2005 г.), в том числе оформить Распоряжение о делегировании полномочий;

Б) от имени доверенного лица заполняется форма Дов – 1 (приложение А к настоящему Порядку);

В) форма Дов - 1 визируется куратором доверенного лица (вышестоящим должностным лицом уровня не ниже начальника отдела либо управления, который подтверждает целесообразность выдачи доверенности);

Г) заполненная форма Дов – 1 с приложением необходимых документов, а также Распоряжение о делегировании полномочий передается доверенным лицом (либо инициатором) в группу регламентации Административного отдела с целью получения отметки, подтверждающей произведенное делегирование полномочий.

Д) Доверенное лицо направляет форму Дов-1 с отметкой о подтверждении делегирования полномочий, комплект необходимых документов, а также копию Распоряжения о делегировании полномочий (в случае наличия делегированных полномочий) в Юридический отдел.

2.2.2 Юридический отдел не принимает заявку к исполнению в случаях, если не заполнены все её поля и (или) не приложены копии документов, содержащих необходимые для составления доверенности сведения.

2.2.3 Юридический отдел обязан подготовить текст доверенности в течение двух рабочих дней с момента поступления заявки. Подготовленная доверенность передаётся инициатору для проставления на ней образца подписи доверенного лица.

Если в заявке сделана отметка о срочности выдачи доверенности, то сроки её подготовки определяются по договорённости с начальником Юридического отдела.

2.2.4 Доверенность с образцом подписи доверенного лица возвращается в Юридический отдел, который передаёт её, а также (если применимо) Распоряжение о делегировании полномочий на подпись Генеральному директору.

2.2.5 Ответственность за полноту и достоверность сведений, содержащихся в заявке (форме Дов-1) и предоставленных с ней документах, несут инициатор и куратор.

2.2.6 Подписанием заявки (формы Дов-1) доверенное лицо подтверждает принятие на себя ответственности за совершаемые действия при осуществлении переданных ему полномочий и отвечает перед обществом за убытки, причиненные его виновными действиями (бездействием).

2.2.7 Генеральный директор подписывает доверенность и (в случае необходимости) утверждает Распоряжение о делегировании полномочий, после чего возвращает их в Юридический отдел. Юридический отдел передаёт доверенность и (если применимо) Распоряжение о делегировании полномочий доверенному лицу.

2.2.8 Доверенное лицо в установленном порядке проставляет на доверенности печать Общества, а затем регистрирует доверенность в группе документооборота АдмО.

2.2.9 В случае если проставление в доверенности образца подписи доверенного лица затруднительно (доверенное лицо находится в другом городе), Генеральный директор подписывает доверенность без образца подписи доверенного лица. В этом случае ответственность за получение образца подписи доверенного лица ложится на куратора.

2.3  Отмена доверенности

Генеральный директор Общества вправе в любое время отменить доверенность. Уведомление об отмене доверенности подготавливается Юридическим отделом Общества на основании решения Генерального директора.

2.4  Возврат оригиналов доверенностей

2.4.1 Оригиналы выданных доверенностей подлежат незамедлительному возврату в группу документооборота АдмО Общества вследствие:

-  истечения срока доверенности;

-  механического повреждения доверенности, повлёкшего невозможность её использования;

-  отмены доверенности Генеральным директором;

-  отказа доверенного лица от исполнения поручения;

-  увольнения доверенного лица.

2.4.2 Отметка о возврате оригиналов доверенностей делается Руководителем группы документооборота АдмО в журнале учета доверенностей.

2.4.3 Ответственность за возвращение оригиналов доверенностей в группу документооборота АдмО лежит на доверенных лицах и инициаторах.

2.5 Хранение доверенностей

2.5.1 При осуществлении регистрации в группе документооборота АдмО Общества остаётся оригинал заявки по форме Дов - 1 и копия выданной доверенности. Указанные документы хранятся в группе документооборота АдмО течение пяти лет.

2.5.2 Ответственность за хранение копий и оригиналов (после их возврата) выданных доверенностей возлагается на сотрудников группы документооборота АдмО.

2.5.3 Оригинал доверенности, возвращённый по причинам, указанным в п. 2.4.1, прикладывается к документам, указанным в п. 2.5.1, и хранится вместе с ними до истечения пятилетнего срока.

2.5.4 Оригинал доверенности в течение срока её действия находится у доверенного лица, которое отвечает за его сохранность.

3  Вступление настоящего Порядка в силу

3.1 Настоящий Порядок вступает в силу с даты его утверждения Генеральным директором Общества.

3.2 Руководители отделов и подразделений Общества обязаны довести настоящий Порядок до сведения ответственных сотрудников.

3.3 Доверенности, выданные до даты вступления настоящего Порядка в силу, продолжают действовать в обычном режиме.

3.4 Доверенности, выдаваемые после даты утверждения настоящего Порядка, обязаны пройти процедуру согласования и регистрации в порядке, установленном в настоящем документе.

3.5 Архивация доверенностей, в том числе выданных ранее, должна производиться в соответствии с правилами, изложенными в настоящем Порядке.